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Workflows über das Workflow-Dashboard verwalten
Sie können Ihre Workflows über das Widget Workflow-Dashboard (P) erreichen.
Sollte sich dieses Widget nicht auf der Startseite befinden, können Sie es über die Schaltfläche Widget hinzufügen hinzufügen. Suchen Sie dazu den Eintrag Workflow-Dashboard und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie finden dann das Widget auf Ihrer Startseite in DMS/eAkte.
Sie erreichen es auch von jeder anderen Seite in DMS/eAkte über die Schaltfläche Andere Anwendungen in der oberen rechten Ecke.
Ihnen wird nun eine Übersicht aller Workflows, an denen Sie beteiligt sind, angezeigt.
Die Übersicht bietet Ihnen zunächst vier Reiter an:
Initiierte Workflows
Hier sehen Sie alle Workflows, die Sie initiiert haben. Dieser Reiter wird immer als Erstes angezeigt.
Aktuelle Workflows
Es werden alle Workflows gezeigt, an denen Sie persönlich oder über Ihren Gruppenpostkorb beteiligt sind.
Beteiligte Workflows
Hierbei handelt es sich um alle Workflows, die Sie gestartet haben und bei denen Ihnen eine Aufgabe zugeteilt wurde. Hier finden Sie auch Workflows, bei denen Sie Ihre Aufgabe abgeschlossen haben, und die Ihnen deswegen unter den anderen Reitern nicht mehr angezeigt werden.
Federführend
Sie finden hier alle Workflows, in denen Sie federführend sind – auch wenn Sie den Workflow gar nicht gestartet haben. In diesem Falle wurde Ihnen die Federführung entweder aufgrund Ihrer Aufgabe oder aufgrund Ihrer Rolle in einem Prozess zugewiesen.
Anzeige der Workflows anpassen
Sie können die Anzeige der Workflows Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Hierzu stehen Ihnen vier Schaltflächen zur Verfügung:
Spaltenkonfiguration
Wenn Ihnen in der Tabelle zu wenige oder zu viele Spalten angezeigt werden, können Sie dies mit der Spaltenkonfiguration ändern. Mit Betätigen der Schaltfläche Spaltenkonfiguration öffnet sich eine neue Maske, in der alle verfügbaren Spalten aufgeführt sind. Die bereits gewählten Spalten sind deutlich markiert. Mittels der Schieberegler können Sie die Spalten an- oder abwählen. Mit OK wird die Darstellung entsprechend Ihrer Auswahl angepasst.
Filter
Hiermit können Sie die Regeln definieren, nach denen innerhalb der Spalten sortiert wird. Dazu sind auch Wortbestandteile ausreichend. Betätigen Sie dazu
Filter. Hiernach öffnet sich ein weiteres Fenster. Wenn Sie
+ Spalte hinzufügen betätigen, wird Ihnen eine Liste mit allen verfügbaren Spalten angezeigt. Es werden Ihnen auch Spalten angeboten, die in Ihrer gegenwärtigen Tabelle nicht aktiv angezeigt sind. Sollten Sie eine hiervon auswählen, wird sie automatisch durch
OK eingefügt. Nun ist noch ein Suchfilter auszuwählen, beispielsweise
Enthält oder
Enthält nicht.
Danach tragen Sie den Wert ein, nach dem filtern wollen.
Aktualisieren
Sollte sich die Anzeige nicht von selbst aktualisieren, können Sie diese Schaltfläche betätigen.
Abgeschlossene Workflows anzeigen
In der Übersicht werden normalerweise nur aktive Workflows angezeigt. Wenn Sie diesen Schieberegler betätigen, werden Ihnen zusätzlich bereits abgeschlossenen Workflows angezeigt. Diese enthalten in der Spalte Empfänger:in den Hinweis „(Beendet)“.
Zum Sortieren innerhalb der Spalten können Sie außerdem den Mauszeiger auf einen Spaltennamen platzieren. Es erscheint ein nach oben weisender Pfeil. Wenn Sie diesen betätigen, wird der Spalteninhalt aufsteigend sortiert. Betätigen Sie den Pfeil noch einmal, dreht sich die Pfeilrichtung und der Spalteninhalt wird absteigend sortiert.
Workflow-Status
Wenn Sie sich einen Überblick über den aktuellen Status Ihres Workflows verschaffen wollen, wählen Sie das Symbol unterhalb von „Schritte“.
Ihnen wird der Laufweg des ausgewählten Workflows angezeigt nebst Informationen über die Bearbeitung. Sind Felder in dieser Übersicht leer, sind die jeweiligen Aufgaben im Workflow noch nicht abgeschlossen.
Dokumente im Workflow
Möchten Sie sich das zu diesem Workflow gehörende Dokument ansehen, aktivieren Sie in der Spalte „Aktionen“ das 3-Punkt-Symbol.
Mit Betätigen dieser Schaltfläche, wird Ihnen Dokument öffnen vorgeschlagen. Damit öffnet sich dann das Dokument.
