Projekt beantragen in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

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{{Seite im Aufbau}}[[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]
{{Anleitung}}<!--[[Kategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]-->[[Kategorie:Projektakte]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
 
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== Prozessbeschreibung ==
 
Über das DMS wird der komplette Lifecycle der Projektakten abgebildet. Das geht von der Einreichung eines Projektvorschlags, Bereitstellung von Vorlagen, Workflow zur Genehmigung der Durchführung des Projektes bis zur Ablage und Verwaltung der Projektunterlagen.
Über das DMS wird der komplette Lifecycle der Projektakten abgebildet. Das geht von der Einreichung eines Projektvorschlags, Bereitstellung von Vorlagen, Workflow zur Genehmigung der Durchführung des Projektes bis zur Ablage und Verwaltung der Projektunterlagen.


:BPNM-Prozess [https://prozessportal.uni-bielefeld.de/bicportal/portal/domain/domain.action#target=model&type=model&id=7c997ae6-6832-4b0a-aac3-891cf4c0f7a5&tabName=model-graphic-normal-panel Projekt beantragen und genehmigen]
:BPNM-Prozess [https://uni-bielefeld.nrw-hochschulen.bicplatform.de/portal/diagrams/detail/root/(diagram-view//sidebar:main_panel/0)?tenantId=70f7b8a1-3950-4bd3-8a18-0a00261c264e&repositoryId=31be841f-dcf3-4e09-969e-0006260dbfc2&stageId=published&categoryId=root&diagramId=a5223240-1591-4d5c-8f3e-0a7d7c96d3f2 Projekt beantragen und genehmigen]
:BPNM-Prozess [https://prozessportal.uni-bielefeld.de/bicportal/portal/domain/domain.action#target=model&type=model&id=a6517969-5317-424a-9699-06d72a1fdfce&tabName=model-graphic-normal-panel Projekt Durchführen und abschließen]
:BPNM-Prozess [https://uni-bielefeld.nrw-hochschulen.bicplatform.de/portal/diagrams/detail/root/(diagram-view//sidebar:main_panel/0)?tenantId=70f7b8a1-3950-4bd3-8a18-0a00261c264e&repositoryId=31be841f-dcf3-4e09-969e-0006260dbfc2&stageId=published&categoryId=root&diagramId=282c600d-8fbc-4b88-9d1f-90b135931e5a Projekt Durchführen und abschließen]__FORCETOC__


== Aktenplanbereich in der eAkte ==
== Aktenplanbereich in der eAkte ==
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== Projektvorschlag einreichen ==


Über ein Formular (Formcycle) kann ein Projektvorschlag eingereicht werden. Dafür wird im DMS über die Kachel '''Prozesse''' die Schaltfläche '''Projektantrag stellen''' ausgewählt.


== Projektvorschlag einreichen ==
{{AnleitungScreenshotGroß|Pfad zum Projektantrag ab Juni 2024.png|Pfad zum Projektantrag im DMS}}
 
{{AnleitungScreenshot|Prozess starten.png|Es wird eine geteilte Bildschirmansicht angezeigt. Auf der linken Hälfte sind die Widgets mit den Prozessen abgebildet, das Widget Neuen Vorgang starten ist mit der Ziffer 1 versehen. Auf der rechten Seite ist der aufgeklappte Weg dargestellt. Vorgang auswählen, Projektakte, Projektsteckbrief, markiert als 2, dann Projektantrag, markiert mit 3, schließlich Erstellen, mit 4 markiert.  
Über den Login mit der Web-Authentifizierung der Uni Bielefeld gelangt man zum Formular. Hier sind die entsprechenden Eingaben zu machen. Pflichtfelder sind gekennzeichnet.
|Über ein Xentialformular kann ein Projektvorschlag eingereicht werden. Dafür kann im DMS über die Kachel Prozesse >> Prozesse starten >> Neuen Vorgang starten >> Vorgang >> Projektakte >> Projektsteckbrief >> Projektantrag >> '''Erstellen''' die Vorlage "Projektsteckbrief" geöffnet werden.  
 
Mit '''Formular abschicken''' wird das Formular geschlossen und die Meldung angezeigt, dass die Daten erfolgreich an das System gesendet wurden. Sie erhalten auch eine Bestätigungsmail über den erfolgreichen Datenübertrag. Parallel hierzu wird Ihr Projektantrag an das Zentrale Projektbüro übermittelt, das mithilfe der Metadaten Ihres Antrags die Projektakte im DMS erzeugt.
 
== Wurde das Projekt erfolgreich angelegt? ==
 
Das Zentrale Projektbüro informiert Sie darüber, wenn Ihre Projektakte angelegt wurde; dies passiert i.d.R. innerhalb von zwei Tagen.
 
Finden tun Sie ihre Projektakte dann über die Suche. Öffnen Sie über das Widget '''Suche''' die Suchmaske. Wählen Sie als Kategorie '''Projektvorgang''' aus sowie im Feld '''Erstellt am''' das heutige Datum (bzw. der Erstellung des Projektantrags). Sie können außerdem im Feld '''Suchbegriff''' einen Teil des Projektnamens eingeben.
 
{{AnleitungScreenshotGroß|Suche Teilvorgang2.png|Es wird die Suchmaske angezeigt. Eingegebene Suchbegriffe sind Kategorie Projektvorgang, der Titel des Projektes sowie das Feld Erstellt am.
}}
}}


{{AnleitungScreenshot|Xential Projektsteckbrief.png|Es wird die Verbindung mit dem Xential-Server hergestellt und ein neuer Tab mit der Xential-Weboberfläche geöffnet. Der Bildschirm ist zweigeteilt. Links die Formular-Vorschau, basierend auf einer word Vorlage. Rechts die Eingabemaske. In der Eingabemaske befinden sich verschiedene Textfelder. Teilweise muss per Anhaken eine Auswahl getroffen werden. Pflichtfelder werden rot dargestellt.
Sie finden die korrekt angelegten Vorgänge Steuerungs-, Vorgangs-, und Wissensdokumente. Das Symbol des Vorgangs Steuerungsdokumente ist gelb dargestellt, was bedeutet, dass dieser Vorgang einen Inhalt hat. Die anderen beiden Symbole sind grau dargestellt, sie sind aktuell leer.
|Mit '''Erstellen''' öffnet sich die Xential-Weboberfläche. Hier sind die entsprechenden Eingaben zu machen. Pflichtfelder sind rot gekennzeichnet. Mit '''Erstellen''' wird der Tab geschlossen und ein Projektantrag in eAkte/DMS abgelegt.
}}
{{Hinweis
|Es gibt in Xential Eingabefelder, die nicht als Pflichtfelder gekennzeichnet sind. Gleichwohl werden in DMS/eAkte Eingaben in diesen Feldern erwartet. Dies hat technische Gründe. Es handelt sich dabei um die Datenfelder "beteiligte Einrichtungen", ggf. "weitere Einrichtungen" sowie "Projektleitung".
}}
{{AnleitungAbsatz
|Durch das Absenden des Xentialformulars wird in DMS/eAkte an oben genannter Stelle im Aktenplan eine Projektakte erzeugt, die drei Vorgänge beinhaltet: Steuerungs-, Vorgangs- und Wissensdokumente. Der Projektantrag wird als Projektsteckbrief im Vorgang "Steuerungsdokumente" abgelegt. Die Metadaten werden dem Projektantrag entnommen.
}}
{{Hinweis
|Der Xential-Tab schließt sich einfach und es erfolgt keinerlei Hinweis, ob die Projektvorgänge angelegt und der Projektantrag darin erfolgreich abgelegt wurden.
}}
{{AnleitungScreenshot|Suche Teilvorgang.png|Es wird das Bild eines Bildschirmes gezeigt. Dieser ist geteilt. Links wird die Suche nach Kategorie Projekt Teilvorgang gezeigt. Rechts wird das Suchergebnis dargestellt. Dort befinden sich die untereinander drei Symbole für Teilvorgänge. Das oberste betitelt als Steuerungsdokumente, gelb gefärbt, was bedeutet, dass sich darin Dokumente befinden. Die anderen beiden sind benannt als Vorgangs und Wissensdokumente. Sie sind grau gefärbt. Dies steht für ohne Inhalt.
|Die Suche nach der Kategorie "Projekt Teilvorgang" zeigt die korrekt angelegten Teilvorgänge Steuerungs-, Vorgangs-, und Wissensdokumente. Das Symbol des Teilvorgangs Steuerungsdokumente ist gelb dargestellt, die anderen beiden sind grau.
}}


Im Vorgang Steuerungsdokumente ist der Projektsteckbrief abgelegt. Der Dokumenttitel besteht aus dem Namen des Projektes erweitert um  "| Steckbrief". Die Metadaten sind vorhanden. Sie wurden dem Projektantrag entnommen.


{{AnleitungScreenshot|Projektsteckbrief.png|Es wird das Bild eines Bildschirmes gezeigt. Dieser ist geteilt. Links wird der Inhalt des Teilvorganges Steuerungsdokumente gezeigt. Rechts werden die Metadaten dargestellt.
{{AnleitungScreenshotGroß|Projektsteckbrief.png|Es wird das Bild eines Bildschirmes gezeigt. Dieser ist geteilt. Links wird der Inhalt des Vorganges Steuerungsdokumente gezeigt. Rechts werden die Metadaten dargestellt.  
|Im Teilvorgang Steuerungsdokumente ist der Projektsteckbrief abgelegt. Der Dokumenttitel besteht aus dem Namen des Projektes erweitert um  " Projektsteckbrief". Die Metadaten sind vorhanden. Sie wurden dem Projektantrag entnommen.
}}
}}
Bei Fragen Wenden Sie sich bitte an das Projektbüro ([mailto:multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de]).

Aktuelle Version vom 28. Juni 2024, 18:38 Uhr

Menü

Über das DMS wird der komplette Lifecycle der Projektakten abgebildet. Das geht von der Einreichung eines Projektvorschlags, Bereitstellung von Vorlagen, Workflow zur Genehmigung der Durchführung des Projektes bis zur Ablage und Verwaltung der Projektunterlagen.

BPNM-Prozess Projekt beantragen und genehmigen
BPNM-Prozess Projekt Durchführen und abschließen

Aktenplanbereich in der eAkte

03
Organisieren
03.01
Projektportfolio managen
03.01.02
Projekt genehmigen, durchführen und abschließen

Projektvorschlag einreichen

Über ein Formular (Formcycle) kann ein Projektvorschlag eingereicht werden. Dafür wird im DMS über die Kachel Prozesse die Schaltfläche Projektantrag stellen ausgewählt.

Pfad zum Projektantrag im DMS

Über den Login mit der Web-Authentifizierung der Uni Bielefeld gelangt man zum Formular. Hier sind die entsprechenden Eingaben zu machen. Pflichtfelder sind gekennzeichnet.

Mit Formular abschicken wird das Formular geschlossen und die Meldung angezeigt, dass die Daten erfolgreich an das System gesendet wurden. Sie erhalten auch eine Bestätigungsmail über den erfolgreichen Datenübertrag. Parallel hierzu wird Ihr Projektantrag an das Zentrale Projektbüro übermittelt, das mithilfe der Metadaten Ihres Antrags die Projektakte im DMS erzeugt.

Wurde das Projekt erfolgreich angelegt?

Das Zentrale Projektbüro informiert Sie darüber, wenn Ihre Projektakte angelegt wurde; dies passiert i.d.R. innerhalb von zwei Tagen.

Finden tun Sie ihre Projektakte dann über die Suche. Öffnen Sie über das Widget Suche die Suchmaske. Wählen Sie als Kategorie Projektvorgang aus sowie im Feld Erstellt am das heutige Datum (bzw. der Erstellung des Projektantrags). Sie können außerdem im Feld Suchbegriff einen Teil des Projektnamens eingeben.

Es wird die Suchmaske angezeigt. Eingegebene Suchbegriffe sind Kategorie Projektvorgang, der Titel des Projektes sowie das Feld Erstellt am.

Sie finden die korrekt angelegten Vorgänge Steuerungs-, Vorgangs-, und Wissensdokumente. Das Symbol des Vorgangs Steuerungsdokumente ist gelb dargestellt, was bedeutet, dass dieser Vorgang einen Inhalt hat. Die anderen beiden Symbole sind grau dargestellt, sie sind aktuell leer.

Im Vorgang Steuerungsdokumente ist der Projektsteckbrief abgelegt. Der Dokumenttitel besteht aus dem Namen des Projektes erweitert um "| Steckbrief". Die Metadaten sind vorhanden. Sie wurden dem Projektantrag entnommen.

Es wird das Bild eines Bildschirmes gezeigt. Dieser ist geteilt. Links wird der Inhalt des Vorganges Steuerungsdokumente gezeigt. Rechts werden die Metadaten dargestellt.

Bei Fragen Wenden Sie sich bitte an das Projektbüro (multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de).

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