Projekt beantragen in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

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{{Seite im Aufbau}}{{Anleitung}}[[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]
{{Anleitung}}<!--[[Kategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]-->[[Kategorie:Projektakte]][[category:Aufgaben und Abläufe]]
 
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== Prozessbeschreibung ==
 
Über das DMS wird der komplette Lifecycle der Projektakten abgebildet. Das geht von der Einreichung eines Projektvorschlags, Bereitstellung von Vorlagen, Workflow zur Genehmigung der Durchführung des Projektes bis zur Ablage und Verwaltung der Projektunterlagen.
Über das DMS wird der komplette Lifecycle der Projektakten abgebildet. Das geht von der Einreichung eines Projektvorschlags, Bereitstellung von Vorlagen, Workflow zur Genehmigung der Durchführung des Projektes bis zur Ablage und Verwaltung der Projektunterlagen.


:BPNM-Prozess [https://prozessportal.uni-bielefeld.de/bicportal/portal/domain/domain.action#target=model&type=model&id=7c997ae6-6832-4b0a-aac3-891cf4c0f7a5&tabName=model-graphic-normal-panel Projekt beantragen und genehmigen]
:BPNM-Prozess [https://uni-bielefeld.nrw-hochschulen.bicplatform.de/portal/diagrams/detail/root/(diagram-view//sidebar:main_panel/0)?tenantId=70f7b8a1-3950-4bd3-8a18-0a00261c264e&repositoryId=31be841f-dcf3-4e09-969e-0006260dbfc2&stageId=published&categoryId=root&diagramId=a5223240-1591-4d5c-8f3e-0a7d7c96d3f2 Projekt beantragen und genehmigen]
:BPNM-Prozess [https://prozessportal.uni-bielefeld.de/bicportal/portal/domain/domain.action#target=model&type=model&id=a6517969-5317-424a-9699-06d72a1fdfce&tabName=model-graphic-normal-panel Projekt Durchführen und abschließen]
:BPNM-Prozess [https://uni-bielefeld.nrw-hochschulen.bicplatform.de/portal/diagrams/detail/root/(diagram-view//sidebar:main_panel/0)?tenantId=70f7b8a1-3950-4bd3-8a18-0a00261c264e&repositoryId=31be841f-dcf3-4e09-969e-0006260dbfc2&stageId=published&categoryId=root&diagramId=282c600d-8fbc-4b88-9d1f-90b135931e5a Projekt Durchführen und abschließen]__FORCETOC__


== Aktenplanbereich in der eAkte ==
== Aktenplanbereich in der eAkte ==
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== Projektvorschlag einreichen ==
== Projektvorschlag einreichen ==


Über ein Formular (Xential) kann ein Projektvorschlag eingereicht werden. Dafür wird im DMS über die Kachel '''Prozesse''' die Schaltfläche '''Neuen Vorgang starten''' ausgewählt. Als Vorlage wird unter Projektportfolio managen die Vorlage '''Projektsteckbrief''' ausgewählt. Als Kategorie zur Ablage wird '''Projektantrag''' ausgewählt. Über die Schaltfläche '''Erstellen''' wird die Vorlage aufgerufen.
Über ein Formular (Formcycle) kann ein Projektvorschlag eingereicht werden. Dafür wird im DMS über die Kachel '''Prozesse''' die Schaltfläche '''Projektantrag stellen''' ausgewählt.


{{AnleitungScreenshot|Prozess starten.png|Es wird eine geteilte Bildschirmansicht angezeigt. Auf der linken Hälfte sind die Widgets mit den Prozessen abgebildet, das Widget Neuen Vorgang starten ist mit der Ziffer 1 versehen. Auf der rechten Seite ist der aufgeklappte Weg dargestellt. Vorgang auswählen, Projektakte, Projektsteckbrief, markiert als 2, dann Projektantrag, markiert mit 3, schließlich Erstellen, mit 4 markiert.
{{AnleitungScreenshotGroß|Pfad zum Projektantrag ab Juni 2024.png|Pfad zum Projektantrag im DMS}}
}}


Mit '''Erstellen''' öffnet sich die Xential-Weboberfläche. Hier sind die entsprechenden Eingaben zu machen. Pflichtfelder sind rot gekennzeichnet.
Über den Login mit der Web-Authentifizierung der Uni Bielefeld gelangt man zum Formular. Hier sind die entsprechenden Eingaben zu machen. Pflichtfelder sind gekennzeichnet.


{{AnleitungScreenshot|Xential Projektsteckbrief.png|Es wird die Verbindung mit dem Xential-Server hergestellt und ein neuer Tab mit der Xential-Weboberfläche geöffnet. Der Bildschirm ist zweigeteilt. Links die Formular-Vorschau, basierend auf einer word Vorlage. Rechts die Eingabemaske. In der Eingabemaske befinden sich verschiedene Textfelder. Teilweise muss per Anhaken eine Auswahl getroffen werden. Pflichtfelder werden rot dargestellt.
Mit '''Formular abschicken''' wird das Formular geschlossen und die Meldung angezeigt, dass die Daten erfolgreich an das System gesendet wurden. Sie erhalten auch eine Bestätigungsmail über den erfolgreichen Datenübertrag. Parallel hierzu wird Ihr Projektantrag an das Zentrale Projektbüro übermittelt, das mithilfe der Metadaten Ihres Antrags die Projektakte im DMS erzeugt.
}}
{{Hinweis
|Das Formular einige Eingabefelder, die nicht als Pflichtfelder gekennzeichnet sind, obwohl Eingaben in diesen Feldern erwartet werden. Dies hat technische Gründe. Es handelt sich dabei um die Datenfelder
* '''beteiligte Einrichtungen''',
* ggf. '''weitere Einrichtungen''' sowie
* '''Projektleitung'''.
}}
Mit '''Erstellen''' wird der Xential-Tab geschlossen und Ihr Projektantrag in DMS/eAkte abgelegt. An oben genannter Stelle wird automatisch im Aktenplan eine Projektakte erzeugt, die drei Vorgänge beinhaltet: Steuerungs-, Vorgangs- und Wissensdokumente. Der Projektantrag wird als Projektsteckbrief im Vorgang "Steuerungsdokumente" abgelegt. Die Metadaten werden dem Projektantrag entnommen.
{{Hinweis
|Der Xential-Tab schließt sich einfach und es erfolgt keinerlei Hinweis, ob die Projektvorgänge angelegt und der Projektantrag darin erfolgreich abgelegt wurden.  
}}


== Wurde das Projekt erfolgreich angelegt? ==
== Wurde das Projekt erfolgreich angelegt? ==


Ob die Projektakte angelegt wurde, können Sie anhand der Suche herausfinden.
Das Zentrale Projektbüro informiert Sie darüber, wenn Ihre Projektakte angelegt wurde; dies passiert i.d.R. innerhalb von zwei Tagen.


{{AnleitungScreenshot|Suche Teilvorgang2.png|Es wird die Suchmaske angezeigt. Eingegebene Suchbegriffe sind Kategorie Projekt Teilvorgang, der Titel des Projektes sowie das Feld Erstellt am.
Finden tun Sie ihre Projektakte dann über die Suche. Öffnen Sie über das Widget '''Suche''' die Suchmaske. Wählen Sie als Kategorie '''Projektvorgang''' aus sowie im Feld '''Erstellt am''' das heutige Datum (bzw. der Erstellung des Projektantrags). Sie können außerdem im Feld '''Suchbegriff''' einen Teil des Projektnamens eingeben.
|Öffnen Sie über das Widget '''Suche''' die Suchmaskte. Wählen Sie als Kategorie "Projekt Teilvorgang" aus sowie im Feld '''Erstellt am''' das - heutige - Datum. Sie können außerdem im Feld '''Suchbegriff''' einen Teil des Projektnamens eingeben.
 
{{AnleitungScreenshotGroß|Suche Teilvorgang2.png|Es wird die Suchmaske angezeigt. Eingegebene Suchbegriffe sind Kategorie Projektvorgang, der Titel des Projektes sowie das Feld Erstellt am.
}}
}}


Sie finden die korrekt angelegten Teilvorgänge Steuerungs-, Vorgangs-, und Wissensdokumente. Das Symbol des Teilvorgangs Steuerungsdokumente ist gelb dargestellt, was bedeutet, dass dieser Vorgang einen Inhalt hat. Die anderen beiden Symbole sind grau dargestellt, sie sind aktuell leer.
Sie finden die korrekt angelegten Vorgänge Steuerungs-, Vorgangs-, und Wissensdokumente. Das Symbol des Vorgangs Steuerungsdokumente ist gelb dargestellt, was bedeutet, dass dieser Vorgang einen Inhalt hat. Die anderen beiden Symbole sind grau dargestellt, sie sind aktuell leer.


{{AnleitungScreenshot|Projektsteckbrief.png|Es wird das Bild eines Bildschirmes gezeigt. Dieser ist geteilt. Links wird der Inhalt des Teilvorganges Steuerungsdokumente gezeigt. Rechts werden die Metadaten dargestellt.
Im Vorgang Steuerungsdokumente ist der Projektsteckbrief abgelegt. Der Dokumenttitel besteht aus dem Namen des Projektes erweitert um  "| Steckbrief". Die Metadaten sind vorhanden. Sie wurden dem Projektantrag entnommen.
|Im Teilvorgang Steuerungsdokumente ist der Projektsteckbrief abgelegt. Der Dokumenttitel besteht aus dem Namen des Projektes erweitert um  " Projektsteckbrief". Die Metadaten sind vorhanden. Sie wurden dem Projektantrag entnommen.
 
{{AnleitungScreenshotGroß|Projektsteckbrief.png|Es wird das Bild eines Bildschirmes gezeigt. Dieser ist geteilt. Links wird der Inhalt des Vorganges Steuerungsdokumente gezeigt. Rechts werden die Metadaten dargestellt.  
}}
}}


Wenn Sie Ihr Projekt so wie hier beschrieben auffinden, hat alles geklappt. Das Projektbüro erhält eine Nachricht, dass ein neues Projekt gestartet wurde und übernimmt die weitern Schritte.
Bei Fragen Wenden Sie sich bitte an das Projektbüro ([mailto:multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de]).
 
Werden Sie auf diese Weise nicht fündig, verständigen Sie bitte das Projektbüro (multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de).
{{Ende}}

Aktuelle Version vom 28. Juni 2024, 18:38 Uhr

Menü

Über das DMS wird der komplette Lifecycle der Projektakten abgebildet. Das geht von der Einreichung eines Projektvorschlags, Bereitstellung von Vorlagen, Workflow zur Genehmigung der Durchführung des Projektes bis zur Ablage und Verwaltung der Projektunterlagen.

BPNM-Prozess Projekt beantragen und genehmigen
BPNM-Prozess Projekt Durchführen und abschließen

Aktenplanbereich in der eAkte

03
Organisieren
03.01
Projektportfolio managen
03.01.02
Projekt genehmigen, durchführen und abschließen

Projektvorschlag einreichen

Über ein Formular (Formcycle) kann ein Projektvorschlag eingereicht werden. Dafür wird im DMS über die Kachel Prozesse die Schaltfläche Projektantrag stellen ausgewählt.

Pfad zum Projektantrag im DMS

Über den Login mit der Web-Authentifizierung der Uni Bielefeld gelangt man zum Formular. Hier sind die entsprechenden Eingaben zu machen. Pflichtfelder sind gekennzeichnet.

Mit Formular abschicken wird das Formular geschlossen und die Meldung angezeigt, dass die Daten erfolgreich an das System gesendet wurden. Sie erhalten auch eine Bestätigungsmail über den erfolgreichen Datenübertrag. Parallel hierzu wird Ihr Projektantrag an das Zentrale Projektbüro übermittelt, das mithilfe der Metadaten Ihres Antrags die Projektakte im DMS erzeugt.

Wurde das Projekt erfolgreich angelegt?

Das Zentrale Projektbüro informiert Sie darüber, wenn Ihre Projektakte angelegt wurde; dies passiert i.d.R. innerhalb von zwei Tagen.

Finden tun Sie ihre Projektakte dann über die Suche. Öffnen Sie über das Widget Suche die Suchmaske. Wählen Sie als Kategorie Projektvorgang aus sowie im Feld Erstellt am das heutige Datum (bzw. der Erstellung des Projektantrags). Sie können außerdem im Feld Suchbegriff einen Teil des Projektnamens eingeben.

Es wird die Suchmaske angezeigt. Eingegebene Suchbegriffe sind Kategorie Projektvorgang, der Titel des Projektes sowie das Feld Erstellt am.

Sie finden die korrekt angelegten Vorgänge Steuerungs-, Vorgangs-, und Wissensdokumente. Das Symbol des Vorgangs Steuerungsdokumente ist gelb dargestellt, was bedeutet, dass dieser Vorgang einen Inhalt hat. Die anderen beiden Symbole sind grau dargestellt, sie sind aktuell leer.

Im Vorgang Steuerungsdokumente ist der Projektsteckbrief abgelegt. Der Dokumenttitel besteht aus dem Namen des Projektes erweitert um "| Steckbrief". Die Metadaten sind vorhanden. Sie wurden dem Projektantrag entnommen.

Es wird das Bild eines Bildschirmes gezeigt. Dieser ist geteilt. Links wird der Inhalt des Vorganges Steuerungsdokumente gezeigt. Rechts werden die Metadaten dargestellt.

Bei Fragen Wenden Sie sich bitte an das Projektbüro (multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de).

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