PDF zusammenführen in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 4. August 2022, 08:21 Uhr

Diese Anleitung behandelt den d.velop documents collector. Über die Schaltfläche PDF zusammenführen kann eine Sammelmappe aus den Dokumenten einer Suche oder eines bzw. mehrerer Vorgänge erstellt werden.

Aufbau des pdf-Exports

Der pdf-Export beginnt mit einem Deckblatt mit Seitenzahl. Das Inhaltsverzeichnis listet alle Vorgänge, Teilvorgänge und Dokumente. Die Zugehörigkeit der einzelnen Dokumente und Teilvorgänge zu einem Vorgang wird durch den Einzug im Inhaltsverzeichnis hervorgehoben. Durch einen Klick auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis kann zu der betreffenden Stelle im pdf-Export gesprungen werden. Vorgänge und Teilvorgänge werden jeweils durch ein Trennblatt gekennzeichnet.

Schematischer Aufbau des PDF-Exports

Deckblatt
Inhaltsverzeichnis
Vorgang (Trennblatt)
- Teilvorgang (Trennblatt)
  - Dokumente im Teilvorgang
- Dokumente im Vorgang
weitere Dokumente

PDF zusammenführen starten

Der pdf-Export kann innerhalb eines Vorgangs oder aus einer Dokumentensuche heraus durch einen Klick auf die Schaltfläche PDF zusammenführen gestartet werden.

Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche PDF zusammenführen durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Vorauswahl von Vorgängen und Dokumenten

Nachdem der pdf-Export gestartet wurde kann auf Ebene der angezeigten Vorgänge, Teilvorgänge und Dokumente eine Vorauswahl getroffen werden. Dokumente innerhalb von Vorgängen und Teilvorgängen der angezeigten Vorauswahl können hier noch nicht ausgewählt werden. Diese Auswahl kann im nächsten Schritt noch verfeinert werden.

Im DMS zeigt eine Suche acht Vorgänge. Zwei sind ausgewählt. Die anderen nicht. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor.

Die Funktion Gruppieren kann genutzt werden, um die Vorauswahl zu strukturieren. Sie hat keinen Einfluss auf die spätere Reihenfolge im pdf-Export. Diese wird erst im nächsten Schritt festgelegt.

Die Dokumente eines Vorgangs wurden nach ihrer Kategorie gruppiert. Die Kategorien Dokument und Drittmittel-Dokument wurden ausgeklappt.

Die Vorauswahl wird über einen Klick auf die Schaltfläche PDF zusammenführen bestätigt. An dieser Stelle wird noch kein pdf-Export erzeugt.

Auswahl von Vorgängen und Dokumenten

In dieser Ansicht werden alle Vorgänge, Teilvorgänge und Dokumente aus der Vorauswahl angezeigt. Zu Beginn sind alle Einträge vorausgewählt. Einzelne Dokumente oder ganze Vorgänge und Teilvorgänge können wieder aus dem pdf-Export entfernt werden und der pdf-Export so feiner gestaltet werden. Um die Teilvorgänge bzw. Dokumente innerhalb eines Vorgangs anzeigen zu lassen, klicken Sie zuerst auf den kleinen Pfeil vor dem Vorgang bzw. dem Teilvorgang. Der Inhalt wird jetzt ausgeklappt dargestellt. Durch einen Klick → auf den Haken vor einem Dokument kann dieses jetzt aus dem pdf-Export ausgeschlossen werden. Auf dei gleiche Weise können auch ganze Vorgänge oder Teilvorgänge aus dem pdf-Export ausgeschlossen werden.

Gezeigt wird eine Liste von Teilvorgängen. Der unterste Vorgang ist ausgeklappt. Die Liste der Dokumente in diesem Teilvorgang ist durch eine vergrößerten Einzug gekennzeichnet. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor und die Schaltfläche zum Ausklappen des Teilvorgangs hervor.

Um bestimmte Dokumente innerhalb der Vorauswahl zu suchen kann ein Stichwort in die Suchzeile eingegeben und mit Enter bestätigt werden. Die Liste wird auf die zutreffenden Dokumente reduziert, um eine An- bzw. Abwahl dieser Dokumente zu vereinfachen. Die Einstellungen von jetzt nicht mehr gezeigten Dokumenten bleibt erhalten. Die Auswahl wird durch die Suche selbst nicht verändert.

Im Suchfenster wurde das Stichwort Bericht eingegeben. Das Suchergebnis zeigt verschiedene Statusberichte. Das Suchwort wird durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Nachdem der Dokumente ausgewählt und ggf. sortiert wurden, kann über die Schaltfläche Exportieren der tatsächliche pdf-Export angestoßen werden. Im Hintergrund wird der pdf-Export zusammengestellt. Anschließend erhalten Sie aus dem System eine E-Mail mit einem Link zum pdf-Export.

Das Bild zeigt den gestarteten pdf-Export. Am unteren Rand ist in der Mitte die Schaltfläche Exportieren mit einer roten Umrandung hervorgehoben.

Optional: Sortierung innerhalb des Exports

Die Reihenfolge der Vorgänge, Teilvorgänge und einzelner Dokumente kann durch Anklicken und Halten an die gewünschte Position verschoben werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann beliebig geändert werden. Die Reihenfolge der Teilvorgänge kann nur innerhalb ihres Vorgangs angepasst werden. Dokumente können ebenfalls beliebig innerhalb des Vorgangs verschoben werden. Sie können dabei auch in einen anderen Teilvorgang desselben Vorgangs oder den Vorgang selbst verschoben werden. Ein Verschieben in einen anderen Vorgang ist nicht möglich.

Das Bild zeigt, wie mit einer Drag and Drop-Funktion ein Vorgang verschoben wird. Der Teilvorgang ist grau markiert und schwebt über der Position, der er abgelegt werden soll.

Optional: Notizen und Dokumenteigenschaften

Wenn ein Dokument ausgewählt wird, werden dessen Eigenschaften im rechten Fenster angezeigt.

Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten oberen Bildschirmhälfte werden die Eigenschaften des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Die Funktion einem Dokument beigefügte Notizen in den pdf-Export zu übernehmen ist nicht aktiviert. Die Notizen werden hier aufgeführt, aber nicht mit in den pdf-Export übernommen, wenn das Häkchen an einer Notiz gesetzt ist.

Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten unteren Bildschirmhälfte werden die Notizen des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen öffnet sich eine Übersicht der Notizen in einem separaten Fenster.

An der rechten Bildschirmhälfte befindet sich die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen. Sie wird eine rote Umrandung hervorgehoben.

Optional: An- und Abwahl einzelner Seiten eines Dokuments

Über den Pfeil nach rechts können kann eine Vorschau des jeweiligen Dokuments aufgerufen werden.

Neben jedem Dokument im PDF-Export befindet sich eine Schaltfläche in Form eines Pfeils nach rechts. Die Pfeile sind im Bild durch einen roten Kasten hervorgehoben.

Einzelne Seiten werden über das Häkchen an- bzw. abgewählt.

Die Vorschau zeigt ein zweiseitiges Dokument. Die Häkchen zur Auswahl an jeder einzelnen Seite sind durch einen roten Kasten hervorgehoben.

pdf-Export herunterladen

Nachdem der pdf-Export in Auftrag gegeben wurde, erhalten Sie nach kurzer Zeit eine Mail mit einem Link zur Downloadseite Ihres pdf-Exports. Dort kann mit einem Klick auf → Herunterladen der pdf-Export lokal gespeichert werden.

Das Bild zeigt eine Systemmail mit dem Text: Das von Ihnen zusammengeführte PDF ist zum Download bereit. Sie können dieses über den folgenden Link herunterladen. Freundliche Grüße. Ihre d.velop AG. Das Wort Link ist mit einer roten Umrandung versehen.

Mit einem Klick auf Herunterladen wird der pdf-Export gespeichert. Der Link steht für 24 Stunden zur Verfügung. Danach kann der pdf-Export nicht erneut heruntergeladen werden.

Das Bild zeigt eine Person, die einen Papierflieger wirft. Darunter befindet sich der Texthinweis: Ihre Dateien stehen zum Herunterladen bereit. Am unteren Rand befindet sich die Schaltfläche Herunterladen. Sie ist durch einen roten Rahmen hervorgehoben.

Menü

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 == PDF zusammenführen starten ==
-{{AnleitungScreenshot|PdfCollector PDF-Export starten.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
+{{AnleitungScreenshot|PdfCollector PDF-Export starten.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche PDF zusammenführen durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
-|Der '''pdf-Export''' kann innerhalb eines Vorgangs oder aus einer Dokumentensuche heraus durch einen Klick auf die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' gestartet werden.
+|Der '''pdf-Export''' kann innerhalb eines Vorgangs oder aus einer Dokumentensuche heraus durch einen Klick auf die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' gestartet werden.
 }}
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 }}
 {{AnleitungScreenshot|PdfCollector Vorauswahl bestätigen.png|Die Kopfzeile des PDF-Exports zeigt, dass zwei Elemente ausgewählt wurden. Die Schaltfläche rechts zum Start des Exports ist durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
-|Die Vorauswahl wird über einen Klick auf die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' bestätigt. An dieser Stelle wird noch kein '''pdf-Export''' erzeugt.
+|Die Vorauswahl wird über einen Klick auf die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' bestätigt. An dieser Stelle wird noch kein '''pdf-Export''' erzeugt.
 }}
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 {{AnleitungScreenshot|PdfCollector Feinauswahl.png|Gezeigt wird eine Liste von Teilvorgängen. Der unterste Vorgang ist ausgeklappt. Die Liste der Dokumente in diesem Teilvorgang ist durch eine vergrößerten Einzug gekennzeichnet. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor und die Schaltfläche zum Ausklappen des Teilvorgangs hervor.
-|In dieser Ansicht werden alle Vorgänge, Teilvorgänge und Dokumente aus der Vorauswahl angezeigt. Zu Beginn sind alle Einträge vorausgewählt. Einzelne Dokumente oder ganze Vorgänge und Teilvorgänge können wieder aus dem '''pdf-Export''' entfernt werden und der '''pdf-Export''' so feiner gestaltet werden. Um die Teilvorgänge bzw. Dokumente innerhalb eines Vorgangs anzeigen zu lassen, klicken Sie zuerst auf den '''''kleinen Pfeil''''' vor dem Vorgang bzw. dem Teilvorgang. Der Inhalt wird jetzt ausgeklappt dargestellt. Durch einen Klick {{PfeilR}} auf '''''den Haken vor einem Dokument''''' kann dieses jetzt aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden. Auf dei gleiche Weise können auch ganze Vorgänge oder Teilvorgänge aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden.
+|In dieser Ansicht werden alle Vorgänge, Teilvorgänge und Dokumente aus der Vorauswahl angezeigt. Zu Beginn sind alle Einträge vorausgewählt. Einzelne Dokumente oder ganze Vorgänge und Teilvorgänge können wieder aus dem '''pdf-Export''' entfernt werden und der '''pdf-Export''' so feiner gestaltet werden. Um die Teilvorgänge bzw. Dokumente innerhalb eines Vorgangs anzeigen zu lassen, klicken Sie zuerst auf den '''kleinen Pfeil''' vor dem Vorgang bzw. dem Teilvorgang. Der Inhalt wird jetzt ausgeklappt dargestellt. Durch einen Klick {{PfeilR}} auf '''den Haken vor einem Dokument''' kann dieses jetzt aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden. Auf dei gleiche Weise können auch ganze Vorgänge oder Teilvorgänge aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden.
 }}
 {{AnleitungScreenshot|PdfCollector Suche.png|Im Suchfenster wurde das Stichwort Bericht eingegeben. Das Suchergebnis zeigt verschiedene Statusberichte. Das Suchwort wird durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
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 }}
 {{AnleitungScreenshot|PdfCollector Auswahl bestätigen und Exportieren.png|Das Bild zeigt den gestarteten pdf-Export. Am unteren Rand ist in der Mitte die Schaltfläche Exportieren mit einer roten Umrandung hervorgehoben.
-|Nachdem der Dokumente ausgewählt und ggf. sortiert wurden, kann über die Schaltfläche '''''Exportieren''''' der tatsächliche '''pdf-Export''' angestoßen werden. Im Hintergrund wird der '''pdf-Export''' zusammengestellt. Anschließend erhalten Sie aus dem System eine E-Mail mit einem Link zum '''pdf-Export'''.
+|Nachdem der Dokumente ausgewählt und ggf. sortiert wurden, kann über die Schaltfläche '''Exportieren''' der tatsächliche '''pdf-Export''' angestoßen werden. Im Hintergrund wird der '''pdf-Export''' zusammengestellt. Anschließend erhalten Sie aus dem System eine E-Mail mit einem Link zum '''pdf-Export'''.
 }}
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 }}
 {{AnleitungScreenshot|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Notizen anzeigen.png|An der rechten Bildschirmhälfte befindet sich die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen. Sie wird eine rote Umrandung hervorgehoben.
-|Durch einen Klick auf die Schaltfläche '''''Alle Notizen anzeigen''''' öffnet sich eine Übersicht der Notizen in einem separaten Fenster.
+|Durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Alle Notizen anzeigen''' öffnet sich eine Übersicht der Notizen in einem separaten Fenster.
 }}
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 {{AnleitungScreenshot|PdfCollector Mail Link zum PDF-Export.png|Das Bild zeigt eine Systemmail mit dem Text: Das von Ihnen zusammengeführte PDF ist zum Download bereit. Sie können dieses über den folgenden Link herunterladen. Freundliche Grüße. Ihre d.velop AG. Das Wort Link ist mit einer roten Umrandung versehen.
-|Nachdem der '''pdf-Export''' in Auftrag gegeben wurde, erhalten Sie nach kurzer Zeit eine Mail mit einem '''''Link''''' zur Downloadseite Ihres '''pdf-Exports'''. Dort kann mit einem Klick auf &rarr; '''''Herunterladen''''' der '''pdf-Export''' lokal gespeichert werden.
+|Nachdem der '''pdf-Export''' in Auftrag gegeben wurde, erhalten Sie nach kurzer Zeit eine Mail mit einem '''Link''' zur Downloadseite Ihres '''pdf-Exports'''. Dort kann mit einem Klick auf &rarr; '''Herunterladen''' der '''pdf-Export''' lokal gespeichert werden.
 }}
 {{AnleitungScreenshot|PdfCollector PDF-Export herunterladen.png|Das Bild zeigt eine Person, die einen Papierflieger wirft. Darunter befindet sich der Texthinweis: Ihre Dateien stehen zum Herunterladen bereit. Am unteren Rand befindet sich die Schaltfläche Herunterladen. Sie ist durch einen roten Rahmen hervorgehoben.
-|Mit einem Klick auf '''''Herunterladen''''' wird der '''pdf-Export''' gespeichert. Der Link steht für 24 Stunden zur Verfügung. Danach kann der '''pdf-Export''' nicht erneut heruntergeladen werden.
+|Mit einem Klick auf '''Herunterladen''' wird der '''pdf-Export''' gespeichert. Der Link steht für 24 Stunden zur Verfügung. Danach kann der '''pdf-Export''' nicht erneut heruntergeladen werden.
 }}
 {{Anleitung|2|PDF zusammenführen}}