Aktenplan in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 8. August 2022, 11:40 Uhr

Ansicht: Aktenplan

Der Aktenplan sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu Vorgängen, Teilvorgängen und den zugehörigen Dokumenten. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der Prozesslandkarte der Uni Bielefeld. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung Wissensdokumente, im thematischen Zusammenhang erreichbar.

Navigieren im Aktenplan

Schritt 1:

Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel Aktenplan:

Es wird ein Ausschnitt aus der Startseite des DMS gezeigt. Die Kachel Aktenplan. Links ist ein oranges Aktensymbol neben dem Titel Aktenplan. Etwas kleiner darunter der Untertitel d.gov Sachakte mit Aktenplan. Mit einem kleinen Sternchen kann die Kachel als Favoritin markiert werden. Ein kleines i in der Rechten unteren Ecke kann die Beschreibung der Kachel anzeigen.

Anschließend öffnet sich der Aktenplan:

Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.

Im Aktenplan werden Prozessebenen in Form von Ordnern dargestellt. Vorgänge und Teilvorgänge werden als Aktenordner dargestellt.

Schritt 2:

Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Prozessebene oder Vorgang um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen.

Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 00 Wissensdokumente ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 00.01 Anleitungen DMS/eAkte (eingeklappt), der Prozess 00.02 Informationen für die Verwaltung (ausgeklappt) mit den Vorgängen 00.02-000001 Hausrundschreiben und 00.02-000002 Dienstvereinbarungen und der Prozess 00.03 Datenschutz (ebenfalls ausgeklappt) mit dem Vorgang 00.03-000001 Datenschutzhinweise gezeigt. Es folgen zugeklappt die Geschäftsprozesse 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren und 05 Informieren.

Schritt 3:

Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in den Vorgang oder Teilvorgang zu gelangen.

Der Prozess 00.01 Anleitungen DMS/eAkte ist eingeklappt, der Prozess 00.02 Informationen für die Verwaltung ist ausgeklappt. der Pfeil nach Rechts zum Öffnen des Prozesses ist rot markiert. Darunter werden die Vorgänge 00.02-000001 Hausrundschreiben und 00.02-000002 Dienstvereinbarungen und der Prozess 00.03 Datenschutz gelistet.

Wenn in Ihrer Ansicht neben einem Vorgang oder Teilvorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung für diesen Vorgang bzw. Teilvorgang besitzen.

Alternativ können Sie auch rechts in der Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf In Ergebnisliste anzeigen... .

Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. In Ergebnisliste anzeigen ist ausgewählt.

Nun sehen Sie den Vorgang/Teilvorgang:

Der Vorgang Hausrundschreiben wird im DMS angezeigt.

Eigenschaften eines Vorgangs/Teilvorgangs anzeigen

Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs oder Teilvorgangs über die Funktion im Aktenplan anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächste müssen Sie auf Eigenschaften klicken.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. In Eigenschaften anzeigen ist ausgewählt.

In den Eigenschaften kann man solche Informationen wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss und wird.

Die Eigenschaften des Aktenplaneintrags Informationen für die Verwaltung wird angezeigt. Es enthält die Felder Titel, Aktenplanzeichen, Aussonderungsart, Aufbewahrungsfrist, Transferfrist und einige unbenannte optionale.

Aktenplan Schriftgröße anpassen

Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt Schriftart, Größe und Farbe die Schriftgröße einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. → Zum Schluss müssen Sie Ihre Einstellung mit OK bestätigen. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.

Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellung sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.

Aktenplan Favoriten

Prozessebene als Favorit speichern

Aktenplan Favoriten öffnen

Aktenplan Favoriten entfernen

Aktenplan mit Favoriten starten

Teilvorgang anlegen/löschen/zdA-Verfügen

Teilvorgang anlegen

Teilvorgang löschen

Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen

@@ Zeile 30: / Zeile 30: @@
 === Eigenschaften eines Vorgangs/Teilvorgangs anzeigen ===
-{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Der Vorgang Hausrundschreiben wird im DMS angezeigt.
+{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. In Eigenschaften anzeigen ist ausgewählt.
 |Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs oder Teilvorgangs über die Funktion im Aktenplan anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächste müssen Sie auf '''Eigenschaften''' klicken.}}
-{{AnleitungAbsatz|In den Eigenschaften kann man solche Informationen wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss und wird.}}
+{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Eigenschaften.png|Die Eigenschaften des Aktenplaneintrags Informationen für die Verwaltung wird angezeigt. Es enthält die Felder Titel, Aktenplanzeichen, Aussonderungsart, Aufbewahrungsfrist, Transferfrist und einige unbenannte optionale.
+|In den Eigenschaften kann man solche Informationen wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss und wird.}}
 === Aktenplan Schriftgröße anpassen ===
+{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Einstellungen.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellung sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.
+|Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt '''Schriftart, Größe und Farbe''' die '''Schriftgröße''' einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. {{PfeilR}} Zum Schluss müssen Sie Ihre Einstellung mit '''OK''' bestätigen. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.}}
 == Aktenplan Favoriten ==