Projektorganisation

Die Projektorganisation ist, wie das Projekt selbst, zeitlich begrenzt. Ihre konkrete Ausgestaltung ist abhängig vom Gegenstand des Projekts, seiner Größe und Komplexität. Nicht selten sind auch Externe am Projekt beteiligt und als Mitglieder des Projektteams Teil der Projektorganisation. Diese Merkmale unterscheiden die Projektorganisation von der Linienorganisation, die auf Dauer angelegt und für die Dezernate und zentralen Serviceeinrichtungen der Universität Bielefeld einheitlich strukturiert ist.

Nachfolgend werden die Projektrollen und die Einbindung der Projekte in die Linienorganisation dargestellt.

Projektrollen

Eine zielgerichtete und effiziente Arbeit im Projekt setzt voraus, dass geklärt ist, wie die Projektorganisation aussehen wird, welche Rollen es geben wird und mit welchen Aufgaben und Befugnissen diese Rollen ausgestattet sind.

Klare und eindeutige Verantwortlichkeiten sind in Projekten noch wichtiger als in der Linie, weil hier unvorhersehbare Entwicklungen und Herausforderungen (noch) häufiger vorkommen als im Tagesgeschäft der Linienorganisation.

Alle unmittelbar am Projekt beteiligten Personen haben im Idealfall eindeutig definierte Rollen. Hierzu gehören mindestens der*die Auftraggeber*in , die Steuerung (eine Person oder ein Gremium), die Projektleitung und die Teammitglieder. In größeren Projekten kann es weitere Rollen geben wie z.B. Teilprojektleitungen und Arbeitspaketverantwortliche.

Die formalen Projektrollen sind in einem Projekthandbuch hinsichtlich ihrer Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Kompetenzen zu beschreiben. Eine Vorlage für dieses Dokument ist im Dokumentenmanagementsystem hinterlegt (s.a. https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/projektmanagement/vorlagen/). Die Vorlage enthält beispielhaften Beschreibung der Projektrollen, ihrer Aufgaben und Befugnisse.

Für Projekte innerhalb einer Organisationseinheit können Auftraggeber*in und Steuerung zusammenfallen. Bei kleinen Projekten gibt es möglicherweise kein Projektteam, sondern nur die Projektleitung (vgl. Abbildung 1). Die Unterscheidung zwischen Auftraggeber*in und Steuerung auf der einen Seite und Projektleitung auf der anderen Seite kann nicht aufgehoben werden. Diese Ebenen müssen durch verschiedene Personen wahrgenommen werden, da die Projektleitung nicht sich selbst beauftragen, an sich selbst berichten und am Ende sich selbst entlasten kann.

Größere Projekte können in Teilprojekte gegliedert werden. In diesem Fall findet die eigentliche Projektarbeit in den Teilprojektteams statt. Die Aufgaben des Projektmanagements werden durch die Projektleitung und die Teilprojektleitungen wahrgenommen, ggf. unterstützt durch ein eigens dafür eingerichtetes Projektbüro. Ob in solchen großen Projekten ein teilprojektübergreifendes Projektteam benötigt wird, hängt vom Abstimmungsbedarf zwischen den Teilprojekten ab.

hier Abbildung 1 einfügen

Abbildung 1: Ebenen und Rollen der Projektorganisation in Abhängigkeit von der Projektgröße

Wenn Projekte nicht gut laufen, steht zuallererst die Projektleitung im Fokus. Das ist naheliegend, da die Projektleitung für den Projekterfolg ist verantwortlich.

Der zweite Blick richtet sich auf das Projektteam: Ist ausreichend Expertise im Team vorhanden? Reichen die Ressourcen?

Manche Projekte kranken an unzureichender oder falsch verstandener Steuerung, d.h. der Projektauftrag ist unklar formuliert, die Projektziele werden im Projektverlauf angepasst, neue Ziele kommen hinzu, es werden Arbeitsaufträge an die Projektleitung formuliert usw.