Steuerungsphase

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Die Phase der Steuerung entspricht der eigentlichen Projektdurchführung. In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf der Erarbeitung der Projektergebnisse. Das Projektmanagement konzentriert sich auf die Überwachung des Projektfortschritts und der Risiken, auf die Kommunikation des Projekts in die Hochschule und die interessierte Öffentlichkeit und auf das Berichtswesen.
Grundlage für die Steuerung sind die Ergebnisse der vorhergehenden Planungsphase, insbesondere die detaillierte Termin- und Ressourcenplanung.

Die Projektleitung steuert ihr Projekt zielorientiert und im Idealfall bis zur vollständigen Ergebniserfüllung. Grundlage hierfür sind die im Projektsteckbrief dokumentierten und genehmigten Leistung- bzw. Qualitätsziele, Terminziele (Meilensteintermine) und Kostenziele (Projektbudget). Diese Ziele wurden in der Planungsphase auf der Grundlage der Arbeitspaketbeschreibungen konkretisiert. Aus der Zusammenschau aller Arbeitspaketbeschreibungen ergeben sich detaillierte Termin- und Ressourcenpläne mit Sollwerten, die die Projektleitung in der Steuerungsphase mit dem tatsächlichen Projektgeschehen, den Ist-Werten, abgleicht. Bei relevanten Abweichungen müssen ggf. Maßnahmen zur Nachsteuerung ergriffen werden. Bei Terminverzug und Kostensteigerungen muss die Projektleitung die Auswirkungen analysieren und Maßnahmen vorbereiten, um die Projektziele trotzdem erreichen zu können. Bei gravierenden Abweichungen müssen die Projektziele möglicherweise angepasst werden – entweder muss der Zeitplan gestreckt, der Leistungsumfang reduziert oder das Budget erhöht werden. Die Maßnahmenvorschläge werden in der Regel von der Projektleitung gemeinsam mit dem Projektteam erarbeitet und der Steuerungsebene zur Entscheidung vorgelegt.

Termin- und Ressourcenplanung in den Projektmanagementphasen:

Initialisierungsphase

→ Erste Überlegungen zu Projektdauer und Ressourcenbedarf

Definitionsphase

→ Projektphasen und Meilensteine festlegen, Aufwands- und Kostenkalkulation durchführen

Planungsphase

→ Termin- und Ressourcenplan erstellen

Steuerungsphase

→ Termine und Ressourcen steuern

Abschlussphase

→ Ressourcen in den Regelbetrieb zurückführen, Projektstruktur auflösen, Nachkalkulation erstellen