Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen
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{{AnleitungScreenshot|Ablegen von Dokumenten Drag and drop 2.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag-and-drop "entnommen". In der Ansicht des Teilvorgangs ist im oberen Bereich eine schraffierte Fläche mit der Beschriftung "Manuell speichern" zu sehen, über die die Datei gehalten wird.|Wenn Sie sich bereits in einem Teilvorgang befinden (in diesem Beispiel: Steuerungsdokumente), so ziehen Sie die benötigte Datei per Drag-and-drop in den oberen Bereich über den Titel des Teilvorgangs. Nun erscheint eine schraffierte Fläche, über der '''Manuell speichern''' steht. Lassen Sie die Datei in diesem Bereich los, um sie abzulegen.}} | {{AnleitungScreenshot|Ablegen von Dokumenten Drag and drop 2.png|Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag-and-drop "entnommen". In der Ansicht des Teilvorgangs ist im oberen Bereich eine schraffierte Fläche mit der Beschriftung "Manuell speichern" zu sehen, über die die Datei gehalten wird.|Wenn Sie sich bereits in einem Teilvorgang befinden (in diesem Beispiel: Steuerungsdokumente), so ziehen Sie die benötigte Datei per Drag-and-drop in den oberen Bereich über den Titel des Teilvorgangs. Nun erscheint eine schraffierte Fläche, über der '''Manuell speichern''' steht. Lassen Sie die Datei in diesem Bereich los, um sie abzulegen.}} | ||
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{{AnleitungAbsatz|Nach dem Ablegen der Datei werden Sie vom System zur Eingabemaske für die Metadaten weitergeleitet. Wählen Sie zunächst die Kategorie (häufig auch als Dokumentenart bezeichnet) aus, unter der die Datei in DMS/eAkte geführt werden soll. Es werden Ihnen weitere Felder zum Befüllen angezeigt, wovon manche bereits vorausgefüllt | {{AnleitungAbsatz|Nach dem Ablegen der Datei werden Sie vom System zur Eingabemaske für die Metadaten weitergeleitet. Wählen Sie zunächst die Kategorie (häufig auch als Dokumentenart bezeichnet) aus, unter der die Datei in DMS/eAkte geführt werden soll. Es werden Ihnen weitere Felder zum Befüllen angezeigt, wovon manche bereits vom System vorausgefüllt wurden. Wenn Sie das Feld '''Betreff''' (Titel) leer lassen, wird der Titel automatisch von der Datei übernommen. Soll der Titel anders lauten als der hinterlegte Dateiname, können Sie hier einen neuen Titel in das Feld '''Betreff''' eingeben.}} | ||
{{Hinweis|Mit einem roten Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen vor der Ablage zwingend ausgefüllt werden.}} | {{Hinweis|Mit einem roten Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen vor der Ablage zwingend ausgefüllt werden.}} | ||
{{AnleitungAbsatz|Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche '''Speichern'''. Sie erhalten die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde und können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.}} | {{AnleitungAbsatz|Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche '''Speichern'''. Sie erhalten die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde und können durch einen Klick auf '''Element anzeigen''' direkt zu dem abgelegten Dokument springen.}} | ||
{{Verweis|Eine kurze Videoanleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie | {{Verweis|Eine kurze Videoanleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie im [https://uni-bielefeld.cloud.panopto.eu/Panopto/Pages/Viewer.aspx?id=db8036ae-394d-41da-bf5a-acc300e12065 Panopto].}} | ||
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== Ablegen von mehreren Dateien == | == Ablegen von mehreren Dateien == | ||
{{AnleitungAbsatz|Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig in denselben Vorgang oder Teilvorgang ablegen möchten, folgen Sie den Schritten in [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte#Ablegen von einzelnen Dateien|Ablegen von einzelnen Dateien]]. Markieren Sie dabei statt nur einer alle benötigten Dateien und ziehen Sie diese gleichzeitig mit gedrückter linker Maustaste auf den (Teil-)Vorgang.}} | |||
{{AnleitungScreenshot|Ablage von mehreren Dateien.png|Die Ablagemaske für mehrere Dateien ist zu sehen: Links wird der Titel der einzelnen Datei angezeigt, rechts davon ist ein Pin Symbol neben der Eingabemaske "Kategorie" zu sehen. Unten links ist die Schaltfläche "Eigenschaften überprüfen". Unten rechts steht zwischen den Schaltflächen "zurück" und "weiter" die Dateizahl, in dem Fall erste von vier. Ganz rechts unte befindet sich die Schaltfläche "alle Speichern".|Da Sie mehrere Dateien in den jeweiligen Teilvorgang hochladen möchten, können Sie über die Schalftfläche '''Pinnnadel''' die eingegebenen Metadaten für alle Dateien anwenden lassen. Wenn Sie die '''Pinnnadel''' angeklickt haben, erscheint diese grün. Somit wird z.B. dieselbe Kategorie für alle gleichzeitig abgelegten Dateien übernommen und muss nicht für jede Datei einzeln eingegeben werden.}} | |||
{{Hinweis|Felder, die bereits vom System vorausgefüllt wurden (z.B. Vorgangszeichen, Vorgangstitel etc.) müssen nicht angepinnt werden.}} | |||
{{AnleitungAbsatz|Sie können im unteren rechten Bereich über '''Weiter''' und '''Zurück''' durch die einzelnen Metadaten der Dateien navigieren. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Alle Speichern'''.}} | |||
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== Dateien über den Aktenplan ablegen == | == Dateien über den Aktenplan ablegen == | ||
Version vom 8. August 2022, 11:47 Uhr
Ablegen von einzelnen Dateien
Mit einem roten Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen vor der Ablage zwingend ausgefüllt werden.
Eine kurze Videoanleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie im Panopto.
Ablegen von mehreren Dateien
Felder, die bereits vom System vorausgefüllt wurden (z.B. Vorgangszeichen, Vorgangstitel etc.) müssen nicht angepinnt werden.
Dateien über den Aktenplan ablegen
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