Diese Anleitung ist in erster Linie für Personen bestimmt, welche in DMS/eAkte die Rolle der Sachbearbeitung Hausrundschreiben tragen.
Sobald ein neues Hausrundschreiben erstellt wird, versendet das System eine automatisierte Postkorb-Nachricht an alle Mitarbeitenden, die im DMS die Rolle Sachbearbeitung Hausrundschreiben tragen. Diese Nachricht findet sich unter der Kachel Aufgaben und Nachrichten auf der Startseite des DMS.
Die Sachbearbeitung Hausrundschreiben hat schreibende und lesende Rechte auf alle Hausrundschreiben, um die Verfasser*innen der Hausrundschreiben bei der Erstellung des Hausrundschreibens unterstützen zu können.
Wurde ein Hausrundschreiben fertiggestellt und genehmigt, informiert der*die Verfasser*in die Sachbearbeitung Hausrundschreiben entweder per Postkorb-Nachricht oder per E-Mail über die Fertigstellung. Es folgt die Verföffentlichung des Hausrundschreibens durch die Sachbearbeitung Hausrundschreiben, welche in dieser Anleitung erklärt wird.
Hausrundschreiben veröffentlichen
Um das Hausrundschreiben zu veröffentlichen, rufen Sie dieses in DMS/eAkte auf. Sie finden das Hausrundschreiben z.B. als Link in der Postkorb-Nachricht oder über die Suche. Nachdem Sie das Hausrundschreiben noch einmal überprüft haben (eine Vorschau finden Sie im Reiter Anzeige), klicken Sie auf den Reiter Eigenschaften in der oberen Menüleiste.
Klicken Sie nun auf das Stift-Symbol oben rechts, um die Eigenschaften zu bearbeiten. Füllen Sie das Veröffentlichungsdatum aus und setzen Sie den Status veröffentlicht auf Ja. Anschließend klicken Sie unten rechts auf Speichern.
Damit ist das Hausrundschreiben für alle Mitarbeiter*innen veröffentlicht und kann über die Suche gefunden werden. Außerdem wurde es der Übersicht der Hausrundschreiben hinzugefügt.
Browser-Link erzeugen
Um den Browser-Link zu erzeugen, kann dieser Weg gewählt werden: Klicken Sie auf den Reiter Versionen in der oberen Menüleiste und dort auf das oberste Dokument (dies ist die aktuelle Version).
Es öffnet sich die Vorschau des angeklickten Dokuments. Kopieren Sie nun den Link in der Browserzeile. Personen, die diesen Link verwenden, können sich das Dokument in DMS/eAkte anschauen oder herunterladen, jedoch nicht bearbeiten.
Der Link endet auf /v/Zahl_Zahl und enthält keine #-Zeichen oder ähnliches.
Der Browser-Link zum jeweiligen Hausrundschreiben kann nun z.B. in einem E-Mail-Verteiler geteilt werden, um über das neue Hausrundschreiben zu informieren.
Veraltete Hausrundschreiben archivieren
Um ein veraltetes Hausrundschreiben, z.B. eine Preisliste, zu archivieren, rufen Sie das Hausrundschreiben in DMS/eAkte auf. Navigieren Sie dort zu dem Reiter Eigenschaften, wie im vorherigen Kapitel beschreiben. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Eigenschaften zu bearbeiten und eine zdA-Verfügung zu setzen. Im Feld zdA-verfügt wählen Sie Ja und klicken unten auf Speichern.
Eine zdA-Verfügung kann nur durch einen Administrator rückgängig gemacht werden!
