Einen TOP vorbereiten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung

Diese Seite befindet sich im Aufbau. Die Seite wurde zuletzt bearbeitet am 18.04.2024.

Die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) im Sitzungsmanagement mit Prozessunterstützung werden von einer oder mehreren Personen verantwortet (Verantwortliche). Die Verantwortlichen eines TOPs bearbeiten dessen Dokumente direkt im DMS.

Verantwortliche eines TOPs werden von den Gremienbetreuer*innen bei Anlage des TOPs benannt. Eine Anleitung zur Bereitstellung von TOPs finden Sie in der unter Sitzungen verwalten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung

Das Formular eines TOPs

Der Prozess einer Sitzung und ihrer jeweiligen TOPs werden über die Dokumentart Vorgang abgebildet.

Aktennavigation

Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten finden Sie unter Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.

Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs

Die zentrale Information eines TOPs ist das Metadatenfeld Vorgangsstatus. Über dieses Feld wird gesteuert und angezeigt, in wie weit die Vorbereitung für die Sitzung vorangeschritten ist. Ein TOP durchläuft dabei fünf Status.

TOP wird vorbereitet

In diesem Status sollen die Unterlagen für den TOP hochgeladen werden. Die Verantwortlichen können Dokumente hochladen und diese über den Typ Vorgangsunterlage entweder als Vorlage oder als Anlage zum TOP kennzeichnen.

Mitzeichnung einholen

im Zeichnungsweg

TOP gezeichnet

Für Sitzung eingeplant

Übersicht der Berechtigungen

Vorgangsstatus		TOP wird vorbereitet	Mitzeichnung einholen	im Zeichnungsweg	TOP gezeichnet	Für Sitzung eingeplant
Rolle	Gremienbetreuer*innen	schreibend
	TOP Verantwortliche	schreibend
	Mitzeichnende		schreibend		lesend
	im Zeichnungsweg			schreibend
	Gremienmitglieder					lesend
	Mitglieder OE					lesend
	Gäste					lesend