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Version vom 4. August 2022, 10:16 Uhr
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Aufgaben ohne Dokumentenbezug erstellen
Um zur Aufgabenübersicht zu gelangen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel Aufgaben.
Klicken Sie in der Aufgabenübersicht am rechten Rand im Menü auf das Plus-Zeichen, um eine neue Aufgabe erstellen zu können.
Sie sehen nun die Maske, wo Sie Ihre spezielle Aufgabe erstellen können. Standardmäßig werden Ihnen die beiden Pflichtfelder Betreff und Empfänger angeboten. Füllen Sie den Betreff mit dem Titel der Aufgabe aus (z.B. Frank anrufen). Füllen Sie anschließend das Feld Empfänger aus. Sobald Sie anfangen zu tippen, werden Ihnen Personen zur Auswahl angeboten. Sie können eine oder mehrere Personen für die Aufgabe auswählen (natürlich auch sich selbst).
Sie können nun die Aufgabe durch einen Klick auf Aufgabe erstellen abschicken oder weitere Informationen eingeben. Wenn Sie weitere Informationen zu der Aufgabe eingeben wollen, klicken Sie auf den Button unter dem Empfänger-Feld.
Nach dem Klick auf den Button klappen sich erweiterte Eigenschaften aus. Hier können Sie im Feld Beschreibung die Aufgabe genauer erklären. Sie können ein oder mehrere Schlagworte zu der Aufgabe in das Feld Kontext schreiben (z.B. Anruf) und Sie können der Aufgabe eine Priorität (Niedrig, Standard, Hoch) mitgeben. Weiterhin können Sie der Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zuweisen und eine Zeitangabe, wann die Empfänger*innen der Aufgabe per Mail an die Erledigung erinnert werden sollen.
Um die Aufgabe abzuschicken, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Aufgabe erstellen.
Der oder die Empfänger*innen bekommen automatisiert eine Mail zugesendet, dass Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde.
Sie können die erstellte Aufgabe jederzeit durch einen Klick auf die Kachel Aufgaben ansehen.
Aufgaben mit Dokumentenbezug erstellen
Um eine Aufgabe zu einem konkreten Dokument oder sogar einem ganzen Vorgang zu erstellen, müssen Sie erst einmal zu dem konkreten Element navigieren (über die Suche, den persönlichen Bereich oder den Aktenplan).
Klicken Sie auf das Dokument, damit Sie sich in der Ansicht des gewünschten Dokumentes befinden. Anschließend klicken Sie im Menü auf der rechten Seite auf die Schaltfläche Aufgabe zum Dokument erstellen, der wie ein Klemmbrett aussieht. Die Bezeichnung der Menü-Symbole wird Ihnen angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Schaltflächen fahren.
Sie sehen nun die Maske, in der Sie Ihre spezielle Aufgabe erstellen können. Standardmäßig werden Ihnen die beiden Pflichtfelder Betreff und Empfänger angeboten. Durch den Bezug zu einem Dokument oder Vorgang ist das Feld Betreff schon mit dem Titel des Elements vorbelegt. Sie können diesen bei Bedarf anpassen.
Aufgabe erledigen oder weiterleiten
Um eine Ihnen zugewiesene Aufgabe als erledigt zu markieren oder weiterzuleiten, müssen Sie zuerst die Aufgabe aufrufen. Um zur Aufgabenübersicht zu gelangen, klicken Sie auf der Startseite auf die Aufgaben-Kachel. Die Zahl neben dem Icon auf der Kachel zeigt Ihnen die Zahl Ihrer offenen Aufgaben an.
Aufgabenübersicht
