Suche in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

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==3. Weitere Sucheinschränkungen==
==Weitere Sucheinschränkungen==
Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld '''Kategorie auswählen''', '''Eigenschaften filtern''', den Feldern unterhalb des Begriffs '''Allgemein''' und '''Erweitert''' vornehmen.
Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld '''Kategorie auswählen''', '''Eigenschaften filtern''', den Feldern unterhalb des Begriffs '''Allgemein''' und '''Erweitert''' vornehmen.
 
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===Kategorie auswählen===
===Kategorie auswählen===
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Kategorie.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Kategorie.png|Auswahlfeld der Sucheinschränkung Kategorie auswählen.
|Unter dem Auswahlmenü '''Kategorie auswählen''' haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suchen vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Aufgabe, Projektdokument usw. nutzen:
|Unter dem Auswahlmenü '''Kategorie auswählen''' haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Aufgabe, Projektdokument usw. nutzen.
}}
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===Eigenschaften===
===Eigenschaften===
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Eigenschaften.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Eigenschaften.png|Filtern nach Sucheinschränkung in der Suche.
|Über das Feld '''Eigenschaften''' haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.
|Über das Feld '''Eigenschaften''' haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.
}}
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===Erweitert===
===Erweitert===
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Erweitert.PNG|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Erweitert.PNG|Übersicht der erweiterten Sucheinschränkungsfelder im Dokumentenmanagementsystem.
|Die Sucheinschränkung '''Erweitert''' ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach '''Register''', '''Vorgangszeichen''', '''Vorgangszeichen''', etc. Die Sucheinschränkung '''Erweitert''', öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.
|Die Sucheinschränkung '''Erweitert''' ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach '''Register''', '''Vorgangszeichen''', '''Vorgangszeichen''', etc. Die Sucheinschränkung '''Erweitert''', öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.
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===Allgemein===
===Allgemein===
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung allgemein.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung allgemein.png|Ausgefüllte Suche mit Sucheinschränkungen anhand eines Beispiels im Dokumentenmanagementsystems.  
|Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Vorgangszeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt vorgenommen.  
|Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Vorgangszeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt.  
 
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In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes als Kategorie '''Verkündungsblatt''' aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche auftauchen. Als nächstes geben wir als Suchbegriff '''Fächer''' und den Platzhalter '''*''', da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächer suchen, aber wir nicht wissen, wie der vollständige Name lautet. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.
In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie '''Verkündungsblatt''' aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff '''Fächer''' und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.
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Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.
Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.
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==4. Sortierung der Ergebnisliste==
==4. Sortierung der Ergebnisliste==

Version vom 5. August 2022, 14:38 Uhr

Diese Anleitung behandelt die Suche von Vorgängen, Teilvorgängen und Dokumenten in DMS/eAkte.

Ansicht: Suche

Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf die Kachel Suche, um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:

Übersicht der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystem.

Unter dem Eingabefeld Suchbegriff eingeben befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt. Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.

Mit einem Klick auf den Button Suchen wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis- beziehungsweise Trefferliste angezeigt.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Vorgängen oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.

"Ein schwarzes i in einem schwarzen Kreis."

Tipp: Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten.


Platzhalter

Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen.

Weitere Sucheinschränkungen

Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld Kategorie auswählen, Eigenschaften filtern, den Feldern unterhalb des Begriffs Allgemein und Erweitert vornehmen.

Kategorie auswählen

Unter dem Auswahlmenü Kategorie auswählen haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Aufgabe, Projektdokument usw. nutzen.

Auswahlfeld der Sucheinschränkung Kategorie auswählen.

Eigenschaften

Über das Feld Eigenschaften haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.

Filtern nach Sucheinschränkung in der Suche.


Erweitert

Die Sucheinschränkung Erweitert ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach Register, Vorgangszeichen, Vorgangszeichen, etc. Die Sucheinschränkung Erweitert, öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.

Übersicht der erweiterten Sucheinschränkungsfelder im Dokumentenmanagementsystem.


Allgemein

Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Vorgangszeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt.
In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie Verkündungsblatt aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff Fächer und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.

Ausgefüllte Suche mit Sucheinschränkungen anhand eines Beispiels im Dokumentenmanagementsystems.

Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.

4. Sortierung der Ergebnisliste

Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zur Sortierung der Ergebnisliste bzw. Trefferliste finden Sie in der Anleitung:Tabellenansicht und Listenansicht in DMS eAkte.

5. Ergebnis im Aktenplan lokalisieren

Wenn Sie ein Dokument über die Suche gefunden haben und wissen möchten, wo sich dieses Dokument im Aktenplan befindet, können Sie dies über die Funktion Im Aktenplan lokalisieren ermitteln. Klicken Sie hierfür neben dem Dokument auf die drei Punkte und anschließend auf Im Aktenplan lokalisieren…

Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche PDF zusammenführen durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Nun wird der entsprechende Teilvorgang angezeigt, in dem sich das jeweilige Dokument befindet.

Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche PDF zusammenführen durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zum Aktenplan finden Sie in der Anleitung Aktenplan.

6. Such-Eingaben zurücksetzen

Über die drei Punkte im rechten Bereich, haben die Möglichkeit, die Sucheinschränkungen/Filter zurückzusetzen. Wenn Sie auf diesen Button geklickt haben, werden alle eingegebenen Sucheinschränkungen/Filter entfernt.

TEXT

7. Suche in dem Persönlichen Bereich speichern

Sie haben die Möglichkeit, Suchen, die Sie häufig verwenden, in den Favoriten zu speichern. Dies ist über den Stern oberhalb des Suchfeldes möglich:

Text

Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ihre Suchvorlage zu betiteln und in einem Ordner abzulegen. Falls noch kein Ordner vorhanden ist, können Sie einen über den Button Neu erstellen erstellen. Die gespeicherten Suchen können Sie über die Startseite unter dem persönlichen Bereich abrufen.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung Persönlicher Bereich.

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