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In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in DMS/eAkte mit Hilfe einer Vorlage ein Hausrundschreiben erstellen und genehmigen lassen können. Zusätzlich erfahren Sie, wie ein Anhang zum Hausrundschreiben hochgeladen werden kann.
Eine kurze Videoanleitung zum Erstellen von Hausrundschreiben in DMS/eAkte finden Sie auf der Videoplattform Panopto.
Hausrundschreiben mit Vorlage erstellen
Hausrundschreiben-Dokument erstellen
Um ein Hausrundschreiben zu erstellen, müssen Sie auf der Startseite des DMS/eAkte auf die Kachel Office-Vorlagen klicken.
Wählen Sie unter Verfügbare Vorlagen Hausrundschreiben aus und klicken Sie rechts davon auf das Plus-Symbol.
Es erscheint eine Meldung, dass das Dokument aus der Vorlage erfolgreich erzeugt wurde, die Sie mit einem Klick auf Gelesen bestätigen können.
Sie werden nun auf das Dokument weitergeleitet. Bitte füllen im nächsten Schritt die Metadaten zu dem Dokument aus. Wechseln Sie dafür in den Reiter Eigenschaften und klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts oben, um die Metadaten zu pflegen.
Pflegen Sie dort bitte folgende Felder mit Informationen zu dem betreffenden Hausrundschreiben ein:
- Betreff – Titel des Hausrundschreibens (im Standard steht hier "Neues Hausrundschreiben")
- Register – Handelt es sich um ein Informationsschreiben oder eine Organisationsänderung?
- verantwortliche Einrichtung – Wer ist für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich?
Wenn Sie alle Felder befüllt haben, klicken Sie rechts unten auf Speichern. Sie bekommen eine Meldung eingeblendet, dass die Änderungen erfolgreich gespeichert wurden. Der Stand des Entwurfs wird Ihnen in der Vorschau unter dem Reiter Anzeige angezeigt.
Hausrundschreiben-Dokument mit Inhalt füllen
Um das Hausrundschreiben mit Inhalten zu füllen, müssen Sie es in Bearbeitung nehmen.
Dafür klicken Sie oben rechts im Menü neben dem Dokumententitel auf das Stift-Symbol. Im rechten Menü erscheint daraufhin ein Word-Symbol, auf das Sie anschließend klicken müssen, um das Dokument in Word zu bearbeiten. Word öffnet sich und Sie müssen sich erneut mit Ihren Login-Daten bzw. mit einem klick auf die Schaltfläche Mit Kerberos anmelden anmelden.
Sie können nun die Inhalte des Hausrundschreibens befüllen. Dies sind:
- die Kontaktdaten der Person, die für den Inhalt des Hausrundschreibens verantwortlich sind
- das Auswahlfeld zur Art des Hausrundschreibens
- der Betreff des Hausrundschreibens
- der Inhalt des Hausrundschreibens
Der Verteiler des Hausrundschreibens muss nicht mehr befüllt werden und wurde daher nicht in die Vorlage integriert.
Wenn Sie die Bearbeitung des Hausrundschreibens beenden wollen, klicken Sie in Word auf das Speichern-Symbol und kehren Sie zum Hausrundschreiben in DMS/eAkte zurück. Klicken Sie dort im Menü oberhalb der Dokumentanzeige auf das Haken-Symbol. Gegebenenfalls werden Sie vom System gebeten, eine Bearbeitungsnotiz zu hinterlegen. Hier können Sie z.B. Erstellung eintragen.
Je nach Bildschirmeinstellungen und -größe verbirgt sich das Haken-Symbol möglicherweise hinter einem so genannten Burgermenü (drei übereinander liegende Punkte).
Damit ist das Dokument gespeichert und der aktuelle Stand kann anderen Personen freigegeben werden (z.B. zur Genehmigung). Sie können das Dokument jederzeit wieder in Bearbeitung nehmen, indem Sie erneut auf den Stift (Bearbeiten) klicken und den eben beschriebenen Prozess durchlaufen.
Hausrundschreiben genehmigen lassen
Ist das Hausrundschreiben fertig bearbeitet, legen Sie es den genehmigenden Personen per Ad-hoc-Zusammenarbeit vor.
Eine Anleitung zur Ad-hoc-Zusammenarbeit finden Sie unter Ad-hoc-Zusammenarbeit in DMS/eAkte. In der Anleitung wird auch erklärt, wie Sie ein Hausrundschreiben genehmigen können.
Klicken Sie dafür auf das Workflow starten-Symbol (Kreis mit Punkten) in der rechten Menüspalte und anschließend auf Ad-hoc-Zusammenarbeit. Anschließend können Sie die Ad-hoc-Zusammenarbeit erstellen.
Füllen Sie folgende Felder aus:
- Ablauf: Hier müssen Sie auswählen, ob die Zusammenarbeit bei mehreren Beteiligten gleichzeitig (parallel) oder hintereinander (danach) ablaufen soll.
- Aktion: Hier müssen Sie eine Aktion auswählen. Mögliche Aktionen: Kenntnisnahme, Bearbeitung, Durchsicht, Genehmigung.
- Bearbeiter: Hier wird die*der Bearbeitende aus einer Drop-down-Liste ausgewählt. Sie können grundsätzlich die Personen auswählen, die ebenfalls in den Vorgang involviert sind (Vorgangsteam). In bestimmten Bereichen ist es :ebenfalls erlaubt, weitere Personen (z.B. für eine Expertise) hinzuzuziehen. In diesem Fall müssen Sie diesen die Rechte auf das konkrete Dokument vererben (siehe Anleitung Rechte vererben in DMS/eAkte).
- Betreff: Hier können Sie optional einen Betreff/eine Anweisung eintragen.
- fällig: Hier können Sie der Aufgabe ein Fälligkeitsdatum mit auf den Weg geben.
- (+) (-): Mit + können Sie weitere Aktionen hinzufügen und über - wieder entfernen.
Wurden die Genehmigung für das Hausrundschreiben erteilt, informieren Sie die Sachbearbeitung Hausrundschreiben darüber. Die Kontaktdaten finden Sie im PEVZ. Diese wird die weiteren Schritte (Veröffentlichung und Bekanntmachung) einleiten.
Anhang zum Hausrundschreiben hochladen
Soll zu dem Hausrundschreiben noch ein Anhang mit abgelegt werden, so müssen Sie diesen separat in das DMS hochladen. Legen Sie den Anhang immer im Vorgang „Hausrundschreiben“ ab.
Eine kurze Videoanleitung zum Hinzufügen von Anhängen zu Hausrundschreiben finden Sie auf der Videoplattform Panopto.
Nach dem Erscheinen der Maske zur Eingabe der Metadaten füllen sie die Felder Kategorie, Betreff, Register, verantwortliche Einrichtung und Status mit dem exakt gleichen Inhalt aus, den Sie auch bei dem Hausrundschreiben zu diesem Anhang eigegeben haben.
Im Feld Dokumenttyp wählen Sie anschließend Anhang aus. Der Dokumenttyp wird im DMS gemeinsam mit dem Betreff im Titel angezeigt, wodurch ersichtlich wird, ob es sich um das Hausrundschreiben oder den dazugehörigen Anhang handelt.
Klicken Sie anschließend unten rechts auf die Schaltfläche Speichern.
Sie erhalten im unteren Bildabschnitt die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde. Sie können durch einen Klick auf Element anzeigen direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
Sie befinden sich nun auf dem Dokument. Kopieren Sie nun den Link in der Browserzeile.
Diesen Link sollten Sie möglichst in das Dokument zum Hausrundschreiben integrieren, um für die Nutzer*innen eine Verbindung zwischen Hausrundschreiben und Anhang zu erzeugen.
Exkurs: Hausrundschreiben suchen
Eine detaillierte Anleitung zum Thema Suche finden Sie in der Anleitung Suche in DMS/eAkte.
Um ein bestimmtes Hausrundschreiben zu finden, klicken Sie auf der Startseite des DMS auf die Kachel Suche.
In der Suchmaske können Sie nun verschiedene Felder füllen. Um alle Hausrundschreiben zu finden, wählen Sie im Feld Kategorie auswählen die Kategorie Wissensdokumente aus.
In den Metadatenfeldern unten wählen Sie unter Dokumenttyp Hausrundschreiben aus (wenn sie nach Anhängen zu Hausrundschreiben suchen, wählen Sie Anhang aus). Mit einem Klick auf Suchen werden Ihnen nun alle Hausrundschreiben angezeigt. Über die weiteren Felder können Sie die Auswahl weiter eingrenzen, z.B. nach der Art des Rundschreibens (unter Register), dem Betreff und weiteres. Da das DMS eine Volltextsuche ermöglicht, können Sie im Feld Suchbegriff eingeben auch nach Inhalten des Hausrundschreibens suchen.
