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In DMS/eAkte können Sie Dokumente mit Vorgängen und Akten verknüpfen. Im Folgenden wird aus Gründen der Lesbarkeit jedoch nur der Begriff Akte verwendet.
Wenn Sie in DMS/eAkte den Inhalt einer Akte aufrufen, werden Ihnen nur die Dokumente angezeigt, die zu dieser Akte gehören.
Gelegentlich kann es vorkommen, dass ein Dokument aus der einen Akte relevant für weitere Akten ist. Anstatt eine Kopie zu machen, verknüpfen Sie das Dokument.
Danach erhalten Sie eine Bestätigung, dass das Dokument für das Verknüpfen markiert wurde.
Auf dieser Bestätigung erhalten Sie eine Möglichkeit, mit der Sie Markierte Elemente verwalten können.
Damit öffnet sich ein neues Fenster. Hier sind die Elemente aufgeführt, die von Ihnen zur Verknüpfung vorgesehen sind.
Mit Klick auf Entfernen wird die Markierung aufgehoben.
Rufen Sie nun die Akte auf, mit der das Dokument verknüpft werden soll. Dort finden Sie am oberen rechten Rand nun Markierte Elemente verknüpfen.
Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Dort wird Ihnen das Dokument noch einmal zu Ihrer Sicherheit angezeigt. Mit Klick auf Verknüpfen wird das Dokument verknüpft. Außerdem werden Ihnen Abbrechen und Entfernen angeboten. Mit dieser können Sie die Vormerkung zum Verknüpfen vom Dokument wieder lösen.
Hinweise zur Funktion Entfernen finden Sie hier: #Entfernen
Wenn Sie das Dokument mit weiteren Akten verknüpfen wollen, setzen Sie den entsprechenden Haken und wiederholen Sie diesen Vorgang in weiteren Akten.
Wenn Sie sich den Akteninhalt in der Übersicht anzeigen lassen, erkennen Sie in der Spalte Vorgangszeichen, dass das verknüpfte Dokument ein anderes Vorgangszeichen trägt.
Um die Verknüpfung eines Dokumentes aus einer anderen Akte wieder zu lösen, betätigen Sie Weitere Aktionen in der Aktenübersicht.
Durch Anklicken wird das Element aus dieser Akte entfernt. Dies funktioniert nur in der Ansicht des Akteninhalts.
Eventuell erscheint eine Meldung, dass Sie die Verknüpfung nicht lösen können. In diesem Falle wenden Sie sich bitte an eine Person mit den entsprechenden Rechten. Das ist in der Regel die Vorgangseigner*in.
Das zum Verknüpfen markierte Dokument behält diese Markierung, bis Sie diese entfernen.
Sie erreichen dieses Kontextmenü beispielsweise auch, wenn Sie die Funktion Zum Verknüpfen markieren erneut betätigen und dann auf der Bestätigung Markierte Elemente verwalten wählen.
Insbesondere wenn Sie mehrere Dokumente zum Verknüpfen ausgewählt hatten, kann es sonst leicht unübersichtlich werden.
