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In DMS/eAkte können Sie Dokumente mit Vorgängen und Akten verknüpfen. Im Folgenden wird meistens der Begriff Element verwendet.
Verknüpfung hinzufügen
Wenn Sie in DMS/eAkte den Inhalt einer Akte aufrufen, werden Ihnen nur die Dokumente angezeigt, die zu dieser Akte gehören.
Gelegentlich kann es vorkommen, dass ein Dokument aus der einen Akte relevant für weitere Akten ist. Anstatt eine Kopie zu machen, verknüpfen Sie das Dokument.
Möchten Sie ein Dokument oder einen Vorgang verknüpfen, aktivieren Sie das 3-Punkt-Symbol.
Klicken Sie dort auf die Funktion
Zum Verknüpfen markieren.
Danach erhalten Sie eine Bestätigung, dass das Element für das Verknüpfen markiert wurde. Mit dieser Bestätigung erhalten Sie eine Möglichkeit, mit einem Klick auf Markierte Elemente verwalten die Markierungen noch einmal anzupassen.
Damit öffnet sich ein neues Fenster. Hier sind die Elemente aufgeführt, die von Ihnen zur Verknüpfung vorgesehen sind. Mit Klick auf Entfernen wird die Markierung aufgehoben.
Alternativ können Dokumente und Vorgänge auch aus der Tabellen- bzw. Listenansicht zum Verknüpfen markiert werden. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste im Seitenkopf auf das Klemmbrettsymbol Mehrere Elemente zum Verknüpfen markieren. In der folgenden Liste können einzelne oder alle Elemente zum Verknüpfen ausgewählt werden. Die markierten Elemente werden nach der Bestätigung in die Liste der zu verknüpfenden Elemente abgelegt, die Sie wie oben beschrieben vor dem Verknüpfen noch anpassen können.
Rufen Sie nun die Akte auf, mit der Ihr Element - Vorgang oder Dokument (bzw. ihre ausgewählten Elemente) - verknüpft werden soll. In der Symbolleiste finden Sie am oberen rechten Rand nun die Schaltfläche
Markierte Elemente verknüpfen.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Dort wird Ihnen das Dokument noch einmal zu Ihrer Sicherheit angezeigt. Mit Klick auf Verknüpfen wird das Dokument verknüpft.
Mit einem Klick auf Abbrechen kehren Sie ohne Verknüpfung zur Aktenansicht zurück. Mit einem Klick auf das X-Symbol können Sie die Vormerkung zum Verknüpfen von einzelnen Elementen wieder lösen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter dem Punkt Vormerkung entfernen.
Wenn Sie das Element mit weiteren Akten verknüpfen wollen, setzen Sie den entsprechenden Haken vor Elemente beibehalten, um sie in eine weitere Akte zu verknüpfen und wiederholen Sie diesen Vorgang in weiteren Akten.
Wenn Sie sich den Akteninhalt in der Übersicht anzeigen lassen, erkennen Sie in der Spalte Vorgangszeichen, dass das verknüpfte Dokument ein anderes Vorgangszeichen trägt.
Verknüpfung lösen
Um die Verknüpfung eines Dokumentes aus einer anderen Akte wieder zu lösen, betätigen Sie Weitere Aktionen in der Aktenübersicht.
In dem Untermenü finden Sie
Element aus Akte entfernen.
Durch Anklicken wird das Element aus dieser Akte entfernt. Dies funktioniert nur in der Ansicht des Akteninhalts.
Alternativ kann die Verknüpfung mehrerer Dokumente bzw. Vorgänge auch aus der Tabellen- bzw. Listenansicht aufgerufen werden. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste im Seitenkopf auf die Schaltfläche Mehrere Elemente aus Akte entfernen. In der folgenden Liste können einzelne oder alle Elemente zum Entfernen ausgewählt werden. Die markierten Elemente werden nach der Bestätigung aus der Akte entfernt.
Eventuell erscheint eine Meldung, dass Sie die Verknüpfung nicht lösen können. In diesem Falle wenden Sie sich bitte an eine Person mit den entsprechenden Rechten. Das ist in der Regel die Vorgangseigner*in.
Die Elternverknüpfung, also die Verknüpfung zum Vorgang, in dem ein Element ursprünglich abgelegt wurde, kann nicht entfernt werden. Sie finden den Elternvorgang in den Metadaten eines Elements im Feld Vorgangstitel.
Vormerkung entfernen
Ein Element, das Sie zum Verknüpfen markiert haben, behält diese Markierung solange, bis sie von Ihnen wieder entfernt wird.
Betätigen Sie daher im jeweiligen Kontextmenü die Schaltfläche Entfernen.
Sie erreichen dieses Kontextmenü beispielsweise auch, wenn Sie die Funktion Zum Verknüpfen markieren erneut betätigen und dann auf der Bestätigung Markierte Elemente verwalten wählen.
Insbesondere wenn Sie mehrere Elemente zum Verknüpfen ausgewählt hatten, kann es sonst leicht unübersichtlich werden.
