Abschlussphase
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Wenn die Projektergebnisse abgenommen sind, ist die Steuerungsphase abgeschlossen. Das Projekt ist aber noch nicht ganz beendet. Es fehlen noch Erfahrungssicherung und Dokumentation als Aufgaben und Tätigkeiten der Abschlussphase. Hierzu zählen vor allem der Abschlussbericht, die Projektdokumentation in Form der sog. Projektakte, die Übergabe der Projektergebnisse an den Regelbetrieb, die Übergabe archivwürdiger Dokumente und Informationen an das Universitätsarchiv, die Entlastung der Projektleitung durch die Steuerung und die Auflösung der Projektorganisation.
Der Abschlussbericht nimmt Bezug auf die genehmigte Fassung des Projektsteckbriefs und stellt dar, ob die Projektziele erreicht und Zeitplan, Kosten- und Aufwandsrahmen eingehalten wurden. Bei Abweichungen sind die Gründe zu benennen und ggf. Schlussfolgerungen für zukünftige Projekte zu ziehen. In der Regel sollte der Abschlussbericht nicht mehr als zwei bis fünf Seiten umfassen.
Die Dokumentation erfolgt in der Projektakte, die am Ende des Projekts die finale Fassung aller wesentlichen Projektdokumente umfasst, z.B. Konzepte, Leistungsbeschreibungen, Entscheidungsvorlagen und Abnahmeprotokolle sowie das Projekthandbuch (s.a. Kap. 7.5). Aus der Projektakte sollen Projektverlauf, Projektbeteiligte und Projektergebnisse hervorgehen.
Die Projektakte ist dem Universitätsarchiv anzubieten. Elektronische Dokumente sollten nach Möglichkeit als PDF vorgelegt werden. Da neben der Projektakte weitere Dokumente und Informationen zum Projekt aus Sicht des Universitätsarchivs archivwürdig sein können, ist es sinnvoll, in einem Gespräch mit dem Universitätsarchiv zu klären, was in welchem Format übergeben werden sollte. Weitere Hinweise zur Projektarchivierung finden Sie hier: https://www.uni-bielefeld.de/uni/universitaetsarchiv/aufgaben/archivierung/
Voraussetzung für die Auflösung der Projektorganisation ist die Übergabe der Projektergebnisse und ggf. der Liste offener Punkte an den Regelbetrieb. Auch wenn die Projektleitung identisch ist mit der Person, die mit den Regelbetrieb verantwortet, ist dieser Schritt notwendig. Dabei geht es zum einen um die Ablage der für den Regelbetrieb relevanten Teile der Projektakte und weitergehender Projektinformationen in den Akten und Plattformen des Regelbetriebs, was auch schon im Projektverlauf geschehen kann. Zum anderen verbleiben in vielen Projekten (bislang) nicht Wünsche und Anforderungen der Nutzer*innen, Nachsteuerungsbedarfe und weitergehende Handlungsbedarfe. Derartige Desiderata werden dem Regelbetrieb in der Abschlussphase als Liste offener Punkte (LOP) übergeben.
Auf der Grundlage des Abschlussberichts, der Projektdokumentation und deren Übergabe an den Regelbetrieb kann die Steuerung die Projektleitung entlasten und die Projektorganisation auflösen. Diese formalen Schritte sollen einhergehen mit einer Abschlussbesprechung zwischen Steuerung, Projektleitung und Projektteam, in der die Leistungen aller Projektbeteiligten gewürdigt und Schlussfolgerungen für zukünftige Projekte gezogen werden.
Insbesondere bei einrichtungsübergreifenden und Organisationsentwicklungsprojekten empfiehlt sich im Vorfeld der Abschlussbesprechung ein Lessons-Learned-Workshop des Projektteams und der Projektleitung mit externer Moderation.
Wenn Sie eine externe Moderation benötigen oder wünschen, wenden Sie sich an die Personalentwicklung.
Auch wenn sich Projekte thematisch unterscheiden, sind die Rahmenbedingungen für Projekte an der Universität doch immer wieder ähnlich. Daher ist es für Folgeprojekte hilfreich, die Erfahrungen mit Stakeholdern, mit Risiken, mit der Zusammenarbeit im Projekt etc. an andere Projekte weiterzugeben. Zudem ist es in solchen Workshops möglich, auf grundsätzliche Probleme in Projekten aufmerksam zu machen (z.B. mangelnde Kommunikation, Führungsprobleme, Arbeit im Team). Ebenso können hier auch positive Erfahrungen angesprochen und Tipps für zukünftige Projekte gegeben werden (z.B. „Das hat in unserem Projekt einwandfrei funktioniert, weil…“).
Die formale Auflösung der Projektstruktur kann im Rahmen einer Projektabschlussfeier vollzogen werden. Eine solche Feier bietet die Möglichkeit zu informellen persönlichen Gesprächen und Begegnungen außerhalb des Arbeitsalltags.