Akte anlegen in DMS/eAkte

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Vorgang anlegen/löschen/zdA-Verfügen

Vorgang anlegen

Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, einen Teilvorgang für Ihren Vorgang anzulegen. Voraussetzung ist, dass Sie die Berechtigung haben, diesen Vorgang zu ändern. Um einen Teilvorgang anzulegen, müssen Sie wie folgt vorgehen:

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Ihren Vorgang. Dieser Vorgang ist somit ausgewählt und wird leicht blau hinterlegt. Anschließend müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Plussymbol klicken und dort auf Projekt Teilvorgang anlegen.

Im Aktenplan ist im rechten Seitenmenü die oberste Schaltfläche - ein schwarzer Kreis mit weißem Pluszeichen in der Mitte rot hervorgehoben. Ein Vorgang ist ausgewählt und rot markiert. Die Option Projekt Teilvorgang anlegen ist ausgewählt.

Geben Sie anschließend den Titel des neuen Teilvorgangs ein und klicken Sie auf Speichern.

Nun ist der Teilvorgang angelegt und Sie können den Vorgang über die Schaltfläche Element Anzeigen aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.

Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.

Eigenschaften eines Teilvorgangs anzeigen

Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs oder Teilvorgangs über die Funktion im Aktenplan anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächste müssen Sie auf Eigenschaften klicken.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.

In den Eigenschaften kann man solche Informationen, wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss bzw. wird.

Die Eigenschaften des Aktenplaneintrags Informationen für die Verwaltung wird angezeigt. Es enthält die Felder Titel, Aktenplanzeichen, Aussonderungsart, Aufbewahrungsfrist, Transferfrist und einige unbenannte optionale.

Teilvorgang löschen

Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Teilvorgang, den Sie löschen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf Löschen.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Teilvorgang) wirklich gelöscht werden soll. Klicken Sie auf OK, um den Teilvorgang zu löschen.

Im rechten Seitenmenü des DMS Aktenplans ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Sortieren, Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Löschen ist ausgewählt. In der Mitte ist ein Fenster geöffnet mit dem Titel Eintrag löschen. Die Frage, Soll der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden?, kann mit den Schaltflächen OK und Abbrechen entweder bestätigt oder verworfen werden. Die Schaltfläche OK ist rot umrandet.

Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Teilvorgang zu löschen, können Sie die Löschung auch tatsächlich durchführen!

Vorgang/Teilvorgang zdA-Verfügen

Sie können entweder einen einzelnen Teilvorgang oder den gesamten Vorgang zdA-verfügen (zu den Akten). Wenn Sie einen Vorgang zdA-verfügen, werden automatisch alle darunterliegenden Teilvorgänge zdA-verfügt.

Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang, den Sie zdA-verfügen möchten. Als nächstes müssen Sie in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf zdA-Verfügung setzen.

Im letzten Schritt werden Sie nochmal gefragt, ob der gewählte Eintrag (Vorgang oder Teilvorgang) wirklich z.d.A. gesetzt werden soll. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang oder Teilvorgang zdA zu verfügen.

Nur wenn Sie berechtigt sind, einen Vorgang oder Teilvorgang z.d.A. zu verfügen, können Sie diese Aktion durchführen!

Weitere Informationen zum Abschließen von Vorgängen finden Sie in der Anleitung Abschließen von Vorgängen (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte.