Suche in DMS/eAkte

Diese Anleitung behandelt die Suche von Vorgängen, Teilvorgängen und Dokumenten in DMS/eAkte.

1. Ansicht: Suche

Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf die Kachel Suche, um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:

Unter dem Eingabefeld Suchbegriff eingeben befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt. Hier können Sie, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.

Über einen Klick auf den Button Suchen gelangen Sie zur Ergebnisliste.

In der Ergebnisliste werden nur Ergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.

Tipp: Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten.

2. Platzhalter

Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie auch in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbirgt.

Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung:

Suchen mit Platzhaltern und Operatoren

• Platzhalter für unbekannte Anzahl von Zeichen: "*"
• Platzhalter für genau ein unbekanntes Zeichen: "?"
• Oder-Suche: "|"
• Bereichstrennzeichen: ".."
• Ausschließende Suche: "!"
• Suche nach leerer Eigenschaft: "$"
• Kleiner-als-Suche: "<" (nur bei Geldbeträgen und Zahlen)
• Größer-als-Suche: ">" (nur bei Geldbeträgen und Zahlen)
• Relative Datumsangaben in Tagen: "{X}" (z.B. {-1}, um nach dem Datum von gestern zu suchen)

Eingabeformate bei Datumsfeldern

• 31.03.2020
• 31.03.20
• 310320

Eingabeformate bei Zahlen und Geldbeträgen

• Dezimaltrennzeichen: ","
• Tausendertrennzeichen: "."
• Negativzeichen: "-"

3. Weitere Sucheinschränkungen

Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld Kategorie auswählen, Eigenschaften filtern, den Feldern unterhalb des Begriffs Allgemein und Erweitert vornehmen.

Kategorie auswählen

Unter dem Auswahlmenü Kategorie auswählen haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suchen vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Aufgabe, Projektdokument usw. nutzen:

Eigenschaften

Über das Feld Eigenschaften haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.

Erweitert

Die Sucheinschränkung Erweitert ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach Register, Vorgangszeichen, Vorgangszeichen, etc. Die Sucheinschränkung Erweitert, öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.

Die Zahlen hinter den Vorgangszeichen zeigen Ihnen an, wie viele Treffer entsprechend der eingegebenen Sucheinschränkung gefunden wurden.