Vorlage:AnleitungCasemanager

Die Vorlage beinhaltet den allgemeinen Teil zum Casemanager und kann in Anleitungen den Casemanger betreffend eingebaut werden.

Vorlagenparameter
Diese Vorlage bevorzugt Inline-Formatierung von Parametern.
Parameter		Beschreibung	Typ	Status
Keine Parameter angegeben

Der Prozess einer Sitzung und ihre jeweiligen TOPs werden über die Dokumentart Vorgang abgebildet. Diese Dokumentart (präziser wäre es hier von Vorgangsart zu sprechen) hat eine eigene Oberfläche und ein eigenes Menü, über das auf der Oberfläche navigiert werden kann.

Stammdaten

Ein Teil der Metadaten des Vorgangs wurde in dessen Formular integriert. Diese teilen sich in die Stammdaten und die erweiterten Stammdaten.

Vorgangsbezeichnung

Mit diesem Feld soll der Vorgang möglichst treffend inhaltlich beschrieben werden. Es ist Teil des Titels mit dem der Vorgang in der Sitzung oder Suchergebnissen angezeigt wird.

Vorgangsnummer (intern)

Diese Nummer stellt den Zusammenhang mit den Dokumenten des Vorgangs her.

Vorgangstyp

Mit diesem Feld wird identifiziert, ob es sich um einen TOP oder den Vorgang zur Sitzung handelt.

Vorgangsstatus

Dieses zentrale Feld zeigt den Fortschritt des mit dem Vorgang verbundenen Prozesses. Seine Funktion wird unter Nur definierte Seiten erhalten hier eine Übersicht. näher beschrieben.

Verantwortlich

In diesem Feld werden die für den Vorgang verantwortlichen Personen hinterlegt.

federführende Organisationseinheit

Welche Organisationseinheit steht inhaltlich für diesen Vorgang. Deren Mitglieder sind ggf. berechtigt, abgestimmte TOPs zu sehen.

Rolle

Zu TOPs können Gäste eingeladen werden. Ihre Rolle kann hier eingetragen werden.

Externe Ansprechpartner

Sollen Gäste zu einem TOP eingeladen werden, können diese hier eingetragen werden. Es ist auch möglich Gruppen zu benennen.

Änderungen an den Stammdaten müssen über den Button Speichern im Formular rechts unten übernommen werden.

erweiterte Stammdaten

Während die Stammdaten an jedem Vorgang angezeigt werden, sind die erweiterten Stammdaten abhängig vom Vorgangstyp. Beim Vorgangstyp sind das:

Änderungen an den erweiterten Stammdaten müssen über den Button Speichern im Formular rechts unten übernommen werden.

zusätzliche Erläuterungen

Hier befindet sich ein Feld, das außerhalb der Metadaten genutzt werden kann, um den Vorgang zu beschreiben oder zusätzliche Hinweise für andere Bearbeiter*innen zu hinterlegen.

Fristen

Ein Vorgang kann an ein Datum gebunden werden, um Aufgaben und Erinnerungen auszuspielen. Im Sitzungsmanagement ist dies das Datum der Sitzung. Aufgaben und Erinnerungen werden in Abhängigkeit dieses Datums ausgespielt.

Außerdem können hier weitere Fristen händisch eingetragen werden.

Aufgabe

Ein Großteil der Unterstützung im Sitzungsmanagement geht von der automatischen Erstellung bzw. Bereitstellung von Aufgaben aus.

Automatisch ausgespielte Aufgaben

Aufgaben, die für jeden TOP oder jede Sitzung erledigt werden müssen, werden automatisch an die passenden verantwortlichen Personen, also entweder die Gremienbetreuer*innen oder die TOP-Verantwortlichen, ausgespielt. Werden diese Aufgaben im System als erledigt markiert, löst dies wiederum das Stellen weiterer Aufgaben aus und aktualisiert ggf. den Status des Vorgangs.

Die Übersicht der Aufgaben. Eine Tabelle mit den Spalten Typ, Status, Erinnerung, Frist, Betreff, Verantwortlich und Aktionen. Es sind zwei Aufgaben in der Liste: Betreff Dokumente hinterlegen und TOP in die Agenda aufnehmen. Verantwortlich wird dargestellt als Nachname, Vorname. In Aktionen gibt es zwei Schaltflächen. Ein Haken zum Abschließen der Aufgabe und ein Kasten mit Pfeil nach rechts oben, um die Aufgabe zu bearbeiten.

Aufgabenvorlagen

Diese Vorlagen werden nicht automatisch ausgespielt, aber bei bestimmten Bedingungen zur Verfügung gestellt. Sie sollen das Nachhalten von optionalen Aufgaben im System ermöglichen.

Eine Anleitung zur Arbeit mit Aufgaben finden Sie im Kapitel: Aufgaben erstellen und bearbeiten.

Aktennavigation

In das Formular zum Vorgang wird die normale Ansicht zur Dokumentenübersicht unter dem Punkt Aktennavigation integriert. Hier können auf die gewohnte Weise Dokumente abgelegt werden. Welcher Typ Vorgangsunterlage wie zu verwenden ist, entnehmen Sie der untenstehenden Übersicht.

Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten finden Sie unter Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.

Übersicht Typ Vorgangsunterlage

Typ Vorgangsunterlage	Vorgangstyp		Anmerkung
Typ Vorgangsunterlage	Sitzung organisieren	TOP einer Sitzung	Anmerkung
Vorlage		ja
Anlage		ja
Protokollbeitrag		ja	Nur sichtbar für Gremienbetreuer*innen und TOP-Verantwortliche
Einladung	ja		Wird automatisch in den TOP 1 der Sitzung verknüpft
Mitteilung		ja	Nur für den TOP Mitteilungen und Termine vorgesehen
Gesamtprotokoll	ja		Muss in den TOP 2 der Sitzung, in der über das Protokoll beraten werden soll verknüpft werden
Sitzungsunterlagen	ja		Wird aus der Einladung und den Vorlagen der Sitzung erstellt

Da sich der erste Teil der beiden Anleitungen zum Gremienmanagement mit Prozessunterstützung doppelt, kann dieser bei Änderungen hier in der Vorlage angepasst werden.

Vorlagenparameter
Parameter		Beschreibung	Typ	Status
Keine Parameter angegeben