Einen TOP vorbereiten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung

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Diese Anleitung richtet sich hauptsächlich an Verantwortliche eines Tagesordnungspunktes (TOP) und Gremienbetreuer*innen. Die einzelnen TOPs im Sitzungsmanagement mit Prozessunterstützung werden von einer oder mehreren Personen verantwortet (TOP-Verantwortliche). Die Verantwortlichen eines TOPs bearbeiten dessen Dokumente direkt im DMS.

Verantwortliche eines TOPs werden von den Gremienbetreuer*innen bei Anlage des TOPs benannt. Eine Anleitung zur Bereitstellung von TOPs finden Sie in der unter Sitzungen verwalten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung

In dieser Anleitung wird das Formular eines TOPs und dessen Prozessunterstützung näher beschrieben.

Das Formular eines TOPs

Der Prozess einer Sitzung und ihre jeweiligen TOPs werden über die Dokumentart Vorgang abgebildet. Diese Dokumentart (präziser wäre es hier von Vorgangsart zu sprechen) hat eine eigene Oberfläche und ein eigenes Menü, über das auf der Oberfläche navigiert werden kann.

Stammdaten

Ein Teil der Metadaten des Vorgangs wurde in dessen Formular integriert. Diese teilen sich in die Stammdaten und die erweiterten Stammdaten.

Vorgangsbezeichnung

Mit diesem Feld soll der Vorgang möglichst treffend inhaltlich beschrieben werden. Es ist Teil des Titels mit dem der Vorgang in der Sitzung oder Suchergebnissen angezeigt wird.

Die Vorgangsbezeichnung wird im Sitzungsmanagement bei Beantragung des TOPs mit angegeben und initial bei Anlage des TOPs eingetragen.

Vorgangsnummer (intern)

Diese Nummer stellt den Zusammenhang mit den Dokumenten des Vorgangs her.

Vorgangstyp

Mit diesem Feld wird identifiziert, ob es sich um einen TOP oder den Vorgang zur Sitzung handelt.

Vorgangsstatus

Dieses zentrale Feld zeigt den Fortschritt des mit dem Vorgang verbundenen Prozesses. Seine Funktion wird unter Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs näher beschrieben.

Verantwortlich

In diesem Feld werden die für den Vorgang verantwortlichen Personen hinterlegt.

federführende Organisationseinheit

Welche Organisationseinheit steht inhaltlich für diesen Vorgang. Deren Mitglieder sind ggf. berechtigt, abgestimmte TOPs zu sehen.

Rolle

Zu TOPs können Gäste eingeladen werden. Ihre Rolle kann hier eingetragen werden.

Externe Ansprechpartner

Sollen Gäste zu einem TOP eingeladen werden, können diese hier eingetragen werden. Es ist auch möglich Gruppen zu benennen.

Änderungen an den Stammdaten müssen über den Button Speichern im Formular rechts unten übernommen werden.

erweiterte Stammdaten

Während die Stammdaten an jedem Vorgang angezeigt werden, sind die erweiterten Stammdaten abhängig vom Vorgangstyp. Beim Vorgangstyp TOP eine Sitzung sind das:

Hinweis 1

Hier kann ein zusätzlicher kurzer Hinweis hinterlassen werden.

TOP Nummer

Die TOP Nummer gibt an, in welcher Reihenfolge die TOPs in der Sitzung aufgerufen werden. Sofern ausgefüllt ist sie Teil des Titels mit dem der Vorgang in der Sitzung oder Suchergebnissen angezeigt wird.

Mitzeichnen

In diesem Feld werden Mitzeichnungen hinterlegt. Diese müssen in der Hierarchie aufsteigend erfolgen. Mitarbeiter*in → Vorgesetzte Person → ggf. weitere Vorgesetzte Personen. Diese werden ab dem Vorgangsstatus Mitzeichnung einholen an der Vorbereitung des TOPs beteiligt.

Sitzungsstatus

In diesem Feld wird der Status der Sitzung hinterlegt. Der Status der Sitzung wird von TOP 0 Sitzung organisieren an die inhaltlichen TOPs übertragen.

Änderungen an den erweiterten Stammdaten müssen über den Button Speichern im Formular rechts unten übernommen werden.

zusätzliche Erläuterungen

Hier befindet sich ein Feld, das außerhalb der Metadaten genutzt werden kann, um den Vorgang zu beschreiben oder zusätzliche Hinweise für andere Bearbeiter*innen zu hinterlegen.

Fristen

Ein Vorgang kann an ein Datum gebunden werden, um Aufgaben und Erinnerungen auszuspielen. Im Sitzungsmanagement ist dies das Datum der Sitzung. Aufgaben und Erinnerungen werden in Abhängigkeit dieses Datums ausgespielt.

Außerdem können hier weitere Fristen händisch eingetragen werden.

Aufgabe

Ein Großteil der Unterstützung im Sitzungsmanagement geht von der automatischen Erstellung bzw. Bereitstellung von Aufgaben aus.

Automatisch ausgespielte Aufgaben

Aufgaben, die für jeden TOP oder jede Sitzung erledigt werden müssen, werden automatisch an die passenden verantwortlichen Personen, also entweder die Gremienbetreuer*innen oder die TOP-Verantwortlichen, ausgespielt. Werden diese Aufgaben im System als erledigt markiert, löst dies wiederum das Stellen weiterer Aufgaben aus und aktualisiert ggf. den Status des Vorgangs.

Die Übersicht der Aufgaben. Eine Tabelle mit den Spalten Typ, Status, Erinnerung, Frist, Betreff, Verantwortlich und Aktionen. Es sind zwei Aufgaben in der Liste: Betreff Dokumente hinterlegen und TOP in die Agenda aufnehmen. Verantwortlich wird dargestellt als Nachname, Vorname. In Aktionen gibt es zwei Schaltflächen. Ein Haken zum Abschließen der Aufgabe und ein Kasten mit Pfeil nach rechts oben, um die Aufgabe zu bearbeiten.

Aufgabenvorlagen

Diese Vorlagen werden nicht automatisch ausgespielt, aber bei bestimmten Bedingungen zur Verfügung gestellt. Sie sollen das Nachhalten von optionalen Aufgaben im System ermöglichen.

Eine Anleitung zur Arbeit mit Aufgaben finden Sie im Kapitel: Aufgaben erstellen und bearbeiten.

Aktennavigation

In das Formular zum Vorgang wird die normale Ansicht zur Dokumentenübersicht unter dem Punkt Aktennavigation integriert. Hier können auf die gewohnte Weise Dokumente zum TOP abgelegt werden. Welcher Typ Vorgangsunterlage wie zu verwenden ist, entnehmen Sie der untenstehenden Übersicht.

Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten finden Sie unter Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.

Übersicht Typ Vorgangsunterlage

Typ Vorgangsunterlage	Vorgangstyp		Anmerkung
Typ Vorgangsunterlage	Sitzung organisieren	TOP einer Sitzung	Anmerkung
Vorlage		ja
Anlage		ja
Protokollbeitrag		ja	Nur sichtbar für Gremienbetreuer*innen und TOP-Verantwortliche
Einladung	ja		Wird automatisch in den TOP 1 der Sitzung verknüpft
Mitteilung		ja	Nur für den TOP Mitteilungen und Termine vorgesehen
Gesamtprotokoll	ja		Muss in den TOP 2 der Sitzung, in der über das Protokoll beraten werden soll verknüpft werden
Sitzungsunterlagen	ja		Wird aus der Einladung und den Vorlagen der Sitzung erstellt

Vorbereitung des TOPs anhand seines Vorgangsstatus

Die zentrale Information eines TOPs ist das Metadatenfeld Vorgangsstatus. Über dieses Feld wird gesteuert und angezeigt, in wie weit die Vorbereitung für die Sitzung vorangeschritten ist. Ein TOP durchläuft dabei sechs Status. Der Status wird durch die Erledigung der ausgespielten Aufgaben automatisch fortgeschrieben.

TOP wird vorbereitet: Ausführende Person: TOP-Verantwortliche; In diesem Status sollen die Unterlagen für den TOP hochgeladen werden. Die Verantwortlichen können Dokumente hochladen und diese über den Typ Vorgangsunterlage entweder als Vorlage oder als Anlage zum TOP kennzeichnen.
Mitzeichnung einholen: Ausführende Person: TOP-Verantwortliche; Wird ein TOP von einer anderen Organisationseinheit mitgezeichnet, so wird diese unter den Erweiterten Stammdaten im Feld Mitzeichen eingetragen. Sollen hier weitere Personen bspw. vorgesetzte Personen ebenfalls in den Zeichnungsweg aufgenommen werden, so müssen diese hier in passender Reihenfolge ebenfalls eingetragen werden.
im Zeichnungsweg: Ausführende Person: TOP-Verantwortliche; Der Zeichnungsweg befindet sich derzeit in der Entwicklung und kann vorerst noch nicht genutzt werden.
TOP gezeichnet: Ausführende Person: Gremienbetreuung; Mit diesem Status wechselt die Zuständigkeit zu den Gremienbetreuer*innen. Sofern der TOP in dieser Sitzung behandelt werden soll, wird der Status für die Erstellung der Einladung auf weitergesetzt.
Für Sitzung eingeplant: Ausführende Person: Gremienbetreuung; Der TOP wird durch die Gremienbetreuer*innen in die Einladung und die Gesamtunterlagen einer Sitzung aufgenommen.; Ausführende Person: TOP-Verantwortliche; Nach dem Ende der Sitzung erstellen die TOP-Verantwortlichen über ein Formular ihren Protokollbeitrag zur Sitzung.

Weitere Informationen zur Arbeit mit Workflows finden Sie in der Anleitung Verfügungsworkflow allgemein

Weitere Informationen zur Konfiguration der Schritte eines Workflows finden Sie in der Anleitung eLaufmappe.

Übersicht der Berechtigungen

Vorgangsstatus		TOP wird vorbereitet	Mitzeichnung einholen	im Zeichnungsweg	TOP gezeichnet	Für Sitzung eingeplant	Protokollbeitrag liegt vor
Rolle	Gremienbetreuer*innen	schreibend
	TOP Verantwortliche	schreibend
	Mitzeichnende		schreibend		lesend
	Vorgesetzte Personen			schreibend
	Gremienmitglieder					lesend^[1]
	Mitglieder OE					lesend^[1]
	Gäste					lesend^[1]

↑ ^1,0 ^1,1 ^1,2 Sitzungsstatus mindestens: "Einladung verschickt"

[sitzungsstatus-1] 1,0 ^1,1 ^1,2 Sitzungsstatus mindestens: "Einladung verschickt"

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