Gremien managen mit Bordmitteln
In dieser Anleitung wird erklärt, wie sich mit Hilfe der Bordmittel des DMS Sitzungen von Gremien verwalten lassen.
Aktuell stehen zwei verschiedene Ablagestrukturen zur Verfügung:
- Wahlperiode - Sitzung - Dokument
- Sitzung - TOP - Dokument (Struktur des zukünftigen Sitzungsmanagement-Tools)
Die beiden Strukturen unterscheiden sich hauptsächlich in der Betitelung der Ablageebene:
| Ebene | Wahlperiode - Sitzung - Dokument | Sitzung - TOP - Dokument |
|---|---|---|
| Grenmienakte | Wahlperiode | Sitzung |
| Gremienvorgang | Sitzung | TOP |
| Gremiendokument | Dokument | Dokument |
Im weiteren Verlauf der Anleitung werden sich die Erklärungen auf die Bezeichnungen der Ebene beziehen. Je nach gewählter Struktur müssen Sie darauf achten, wie Sie die Gremienakte bzw. den Gremienvorgang beim anlegen betiteln. Bei der Wahlperiodenstruktur würden Sie z.B. die Gremienakte "Wahlperiode 2022-2024" benennen. Im Gegensatz dazu würde die Gremienakte bei der Sitzungsstruktur z.B. "52. Sitzung" heißen. Ebenso verhält sich das auf der Ebene des Gremienvorgangs: In der Wahlperiodenstruktur wäre dies die einzelne Sitzng, in der Sitzungsstruktur ein einzelner TOP, z.B. "TOP 1 Feststellung der Tagesordnung".
Für die Verwaltung der Gremien bzw. Anlage neuer Wahlperioden/Sitzungen und Ablage von Dokumenten werden Schreibrechte benötigt.
Gremienakte anlegen
Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Gremienakte in einer Betreffseinheit anzulegen. Dazu klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Akte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das Plussymbol bzw. die Schaltfläche neu. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Akte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche klicken Sie auf die Aktenart, die Sie anlegen möchten. Es werden nur passende Aktenarten angezeigt.