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Sie können einzelne oder auch mehrere Dateien per Drag-and-drop im DMS ablegen.
Navigieren Sie dafür zu dem entsprechenden Vorgang, in dem die Datei abgelegt werden soll.
Wählen Sie nun auf Ihrem Desktop oder File-Laufwerk die gewünschte Datei aus und ziehen diese mit gedrückter linker Maustaste auf den Teilvorgang, in dem Sie die Datei ablegen möchten. Lassen Sie die Maustaste los, um die Datei in dem Teilvorgang abzulegen.
Wenn Sie sich bereits in einem Teilvorgang befinden (in diesem Beispiel: Steuerungsdokumente), so ziehen Sie die benötigte Datei per Drag-and-drop in den oberen Bereich über den Titel des Teilvorgangs. Nun erscheint eine schraffierte Fläche, über der Manuell speichern steht. Lassen Sie die Datei in diesem Bereich los, um sie abzulegen.
Nach dem Ablegen der Datei werden Sie vom System zur Eingabemaske für die Metadaten weitergeleitet. Wählen Sie zunächst die Kategorie (häufig auch als Dokumentenart bezeichnet) aus, unter der die Datei in DMS/eAkte geführt werden soll. Es werden Ihnen weitere Felder zum Befüllen angezeigt, wovon manche bereits vom System vorausgefüllt wurden. Wenn Sie das Feld Betreff (Titel) leer lassen, wird der Titel automatisch von der Datei übernommen. Soll der Titel anders lauten als der hinterlegte Dateiname, können Sie hier einen neuen Titel in das Feld Betreff eingeben.
Mit einem roten Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen vor der Ablage zwingend ausgefüllt werden.
Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche Speichern. Sie erhalten die Meldung, dass das Dokument erfolgreich gespeichert wurde und können durch einen Klick auf Element anzeigen direkt zu dem abgelegten Dokument springen.
Eine kurze Videoanleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie im Panopto.
Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig in denselben Vorgang oder Teilvorgang ablegen möchten, folgen Sie den Schritten in Ablegen von einzelnen Dateien. Markieren Sie dabei statt nur einer alle benötigten Dateien und ziehen Sie diese gleichzeitig mit gedrückter linker Maustaste auf den (Teil-)Vorgang.
Da Sie mehrere Dateien in den jeweiligen Teilvorgang hochladen möchten, können Sie über die Schalftfläche Pinnnadel die eingegebenen Metadaten für alle Dateien anwenden lassen. Wenn Sie die Pinnnadel angeklickt haben, erscheint diese grün. Somit wird z.B. dieselbe Kategorie für alle gleichzeitig abgelegten Dateien übernommen und muss nicht für jede Datei einzeln eingegeben werden.
Felder, die bereits vom System vorausgefüllt wurden (z.B. Vorgangszeichen, Vorgangstitel etc.) müssen nicht angepinnt werden.
Sie können im unteren rechten Bereich über Weiter und Zurück durch die einzelnen Metadaten der Dateien navigieren. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Alle Speichern.
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