PDF zusammenführen in DMS/eAkte
Über die Schaltfläche PDF zusammenführen kann eine Sammelmappe aus den Dokumenten einer Suche oder eines bzw. mehrerer Vorgänge erstellt werden.
Aufbau des pdf-Exports
Der pdf-Export beginnt mit einem Deckblatt mit Seitenzahl. Das Inhaltsverzeichnis listet alle Vorgänge, Teilvorgänge und Dokumente. Die Zugehörigkeit der einzelnen Dokumente und Teilvorgänge zu einem Vorgang wird durch den Einzug im Inhaltsverzeichnis hervorgehoben. Durch einen Klick auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis kann zu der betreffenden Stelle im pdf-Export gesprungen werden. Vorgänge und Teilvorgänge werden jeweils durch ein Trennblatt gekennzeichnet.
Schritt 1: PDF zusammenführen starten
Der pdf-Export kann innerhalb des Aktenplans oder aus einer Dokumentensuche heraus durch einen Klick auf die Schaltfläche PDF zusammenführen gestartet werden.
Schritt 2: Vorauswahl von Vorgängen und Dokumenten
Schritt 3:Auswahl von Vorgängen und Dokumenten
Optional: Sortierung innerhalb des Exports
Die Reihenfolge der Vorgänge, Teilvorgänge und einzelner Dokumente kann durch Anklicken und Halten an die gewünschte Position verschoben werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann beliebig geändert werden. Die Reihenfolge der Teilvorgänge kann nur innerhalb ihres Vorgangs angepasst werden. Dokumente können ebenfalls beliebig innerhalb des Vorgangs verschoben werden. Sie können dabei auch in einen anderen Teilvorgang desselben Vorgangs oder den Vorgang selbst verschoben werden. Ein Verschieben in einen anderen Vorgang ist nicht möglich.
Optional: Notizen und Dokumenteigenschaften
Wenn ein Dokument ausgewählt wird, werden dessen Eigenschaften im rechten Fenster angezeigt.
Wenn zu einem Dokument Notizen abgelegt wurden, kann ausgewählt werden, ob diese dem Export hinzugefügt werden sollen oder nicht.
Eine Übersicht der Notizen kann durch einen Klick auf die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen angezeigt werden.
Optional: An- und Abwahl einzelner Seiten eines Dokuments
Über den Pfleil nach rechts können kann eine Vorschau des jeweiligen Dokuments aufgerufen werden
Einzelne Seiten werden über das Häkchen an- bzw. abgewählt
