Die folgende Abbildung überträgt die Projektmanagementphasen nach DIN auf die Rahmenbedingungen für Projekte der Universitätsverwaltung Bielefeld. Die Freigabe nach der Initialisierungsphase ist eine Voraussetzung dafür, dass ein Projekt auf der Übersicht der geplanten Projekte erscheint. Zwischen der Definitionsphase und der Planungsphase steht die Genehmigung des Projekts. Mit der Genehmigung verbunden ist die Bewilligung der Personalressourcen und Finanzmittel, die für die Durchführung des Projektes benötigt werden.
Nach der Genehmigung beginnt die Planungsphase.
Für alle Projekte gilt, dass nach der Genehmigung, zu Beginn der Planungsphase, folgende Schritte durchgeführt werden müssen:
- Die Projektorganisation festgelegen und im Projekthandbuch hinterlegen.
- Den Projektstrukturplan erarbeiten. Dieser enthält ggf. neben fest vereinbarten Arbeitspaketen auch optionale.
- Eine erste Risikoanalyse durchführen.
- Die Vorgehensweise im Projekt (z.B. rollierende Planung) vereinbaren.
Ähnliches gilt für die Abschlussphase: Erst wenn alle Ergebnisse aus allen Teilprojekten abgenommen sind, können folgende Schritte durchgeführt werden:
- Abschlussbericht erstellen
- Projektorganisation auflösen und
- Projektleitung entlasten.
