Gremien managen mit Bordmitteln
In dieser Anleitung wird erklärt, wie sich mit Hilfe der Bordmittel des DMS Sitzungen von Gremien verwalten lassen.
Allgemeine Hinweise
Zugang
Die über das DMS verwalteten Gremien sind mithilfe des Aktenplans oder der Suche erreichbar.
Aktenplan Widget
Suche Widget
Über die Startseite erreichen Sie die beiden Widgets Aktenplan und Suche.
Weitere Informationen zum Aufbau und der Bedienung des Aktenplan finden Sie in der Anleitung: Aktenplan in DMS/eAkte.
Wie Sie bestimmte Dokumente im DMS finden beschreibt die Anleitung: Suche in DMS/eAkte.
Widget zu Dashboard hinzufügen
Sollte eines der Widgets noch nicht auf Ihrem Dashboard vorhanden sein, gehen Sie auf + Widget hinzufügen. Damit öffnet sich ein Menü mit allen verfügbaren Widgets. Wählen Sie den passenden Eintrag aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Mit Klick auf X schließen Sie dieses Menü wieder.
Aufbau
Für den Aufbau der Ablage stehen zwei verschiedene Strukturen zur Verfügung. Entweder werden die Dokumente ausgehend von der Wahlperiode :
| Wahlperiode | → | Sitzung | → | Dokument | |
| Sitzung | → | TOP | → | Dokument | (Struktur des zukünftigen Sitzungsmanagement-Tools) |
Die beiden Strukturen unterscheiden sich hauptsächlich in der Betitelung der Ablageebene:
| Ebene | Start über Wahlperiode | Start über Sitzung |
|---|---|---|
| Grenmienakte | Wahlperiode | Sitzung |
| Gremienvorgang | Sitzung | TOP |
| Gremiendokument | Dokument | Dokument |
Im weiteren Verlauf der Anleitung werden sich die Erklärungen auf die Bezeichnungen der Ebene beziehen. Je nach gewählter Struktur müssen Sie darauf achten, wie Sie die Gremienakte bzw. den Gremienvorgang beim Anlegen betiteln. Bei der Wahlperiodenstruktur würden Sie z.B. die Gremienakte "Wahlperiode 2022-2024" benennen. Im Gegensatz dazu würde die Gremienakte bei der Sitzungsstruktur z.B. "52. Sitzung" heißen. Ebenso verhält sich das auf der Ebene des Gremienvorgangs: In der Wahlperiodenstruktur wäre dies die einzelne Sitzung, in der Sitzungsstruktur ein einzelner TOP, z.B. "TOP 1 Feststellung der Tagesordnung".
Für die Verwaltung der Gremien bzw. Anlage neuer Wahlperioden/Sitzungen und Ablage von Dokumenten werden Schreibrechte benötigt.
Gremienakte und Gremienvorgang anlegen
Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, eine Gremienakte in einer Betreffseinheit anzulegen. Sie wird aus dem Namen des Gremiums gebildet, z.B. "Sitzung des Senats managen".
Klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Gremienakte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das Plussymbol bzw. die Schaltfläche Neu. Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Gremienakte ist die Schaltfläche ausgegraut. Falls Sie in der ausgewählten Betreffseinheit eine Akte anlegen können, erscheint eine neue Schaltfläche. Klicken Sie anschließend auf Gremienakte anlegen.
Die meisten Felder werden automatisch befüllt. Mit rotem Sternchen werden Pflichtfelder markiert. Nach dem Ausfüllen klicken Sie auf Speichern.
Die Felder Sitzungsdatum und Sitzungsnummer werden nur ausgefüllt, wenn mit diesem Element eine Sitzung erstellt werden soll. Wird die Sitzung als Vorgang angelegt, so wird auch erst dort, das konkrete Datum ausgefüllt.
Im Titelfeld empfiehlt es sich einen sprechenden Namen zu wählen, der je nach Stufung die Wahlperiode oder die konkrete Sitzung benennt. Auf Vorgangsebene ist entweder der TOP oder das Sitzungsdatum.
Ist die Gremienakte bzw. der -vorgang angelegt, können Sie diese(n) über die Schaltfläche Element anzeigen aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.
Gremienvorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Gremienakten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte.
Gremiendokumente ablegen
Eine Anleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie unter Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.
Bitte achten Sie darauf, dass Sie beim manuellen Speichern per Drag-and-drop als Kategorie "Gremiendokument" auswählen:
