Gremien managen mit Bordmitteln

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In dieser Anleitung wird erklärt, wie sich mit Hilfe der Grundfunktionen des DMS Sitzungen von Gremien verwalten lassen.

Zugang

Die über das DMS verwalteten Gremien sind mithilfe des Aktenplans oder der Suche erreichbar.

Aktenplan Widget

Suche Widget

Über die Startseite erreichen Sie mit einem Klick auf das jeweilige Widget den Aktenplan oder die Suche.

Über den Aktenplan

Die Gremienakten befinden sich im Aktenplan unter dem Aktenplaneintrag [03] Organisieren → [03.03] Gremien managen. Dort hat jedes Gremium seine eigene Betreffseinheit unterhalb derer sich dessen Akten befinden.

Weitere Informationen zum Aufbau und der Bedienung des Aktenplan finden Sie in der Anleitung: Aktenplan in DMS/eAkte.

Über die Suche

Über die Suche wählen Sie eine der Kategorien Gremienakte, Gremienvorgang oder Gremiendokument aus. Anschließend haben Sie die Möglichkeit Ihre Suche über geeignete Felder oder die Freitextsuche weiter einzuschränken. Es werden immer nur Akten, Vorgänge oder Dokumente angezeigt, auf die Sie zumindest lesenden Zugriff haben. Beispiele für Suchkriterien:

Name des Gremiums

Alle Akten, Vorgänge oder Dokumente eines Gremiums.

Sitzungsdatum

Alle Vorgänge oder Dokumente eines bestimmten Datums oder Zeitraums.

Sitzungsnummer

Alle Vorgänge oder Dokumente einer bestimmten Sitzungsnummer.

Dokumenttyp

Bei Gremiendokumenten können sich so bspw. alle Protokolle anzeigen lassen.

Wie Sie bestimmte Dokumente im DMS finden beschreibt die Anleitung: Suche in DMS/eAkte.

Aufbau

Je nach Gremium stehen dessen Akten entweder für einen bestimmten Zeitraum (meistens eine Wahlperiode)

→ Vorgänge stehen dann für die Sitzungen innerhalb dieses Zeitraums

oder direkt für die jeweiligen Sitzungen,

→ dann repräsentieren die Vorgänge die jeweiligen Tagesordnungspunkte (TOP) dieser Sitzung.

Dokumente befinden sich immer unterhalb der Vorgänge.

Übersicht

	Gremienakte	→	Gremienvorgang	→	Gremiendokument
	Zeitraum	→	Sitzung	→	Sitzungsunterlagen
oder	Sitzung	→	TOP	→	Unterlagen zum TOP

Gremiendokumente ablegen

Navigieren Sie in den betreffenden Vorgang (je nach Struktur also in die Sitzung oder den TOP) und ziehen Sie die benötigte Datei per Drag-and-drop aus Ihrem Windowsexplorer in den oberen Bereich über den Titel des Vorgangs. Nun erscheint eine schraffierte Fläche, über der Manuell speichern steht. Lassen Sie die Datei in diesem Bereich los, um sie abzulegen.

Aus einem Ordner eines File-Laufwerks wird eine Datei per Drag-and-drop "entnommen". In der Ansicht des Vorgangs ist im oberen Bereich eine schraffierte Fläche mit der Beschriftung "Manuell speichern" zu sehen, über die die Datei gehalten wird.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie beim manuellen Speichern per Drag-and-drop als Kategorie "Gremiendokument" auswählen bzw. ausgewählt ist:

Die Eingabemaske zum Ablegen eines Dokuments ist zu sehen. Das Dropdown-Menü im Feld Kategorie ist aufgeklappt und der Menüpunkt "Gremiendokument" ist grau hinterlegt.

Eine Anleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie unter Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.

Gremienakte und Gremienvorgang anlegen

Für die Verwaltung der Gremien bzw. Anlage neuer Wahlperioden/Sitzungen und Ablage von Dokumenten werden Schreibrechte benötigt.

Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, Gremienakten in der zum Gremium gehörenden Betreffseinheit anzulegen. z.B. "[03.03.01] Sitzung des Senats managen".

Klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Gremienakte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das Plussymbol bzw. die Schaltfläche Neu. Es erscheint eine neue Schaltfläche. Wählen Sie dort Gremienakte anlegen. Mit einem Klick starten Sie die Aktenanlage.

Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Gremienakte ist die Schaltfläche ausgegraut. Es erscheint kein Unterpunkt "Gremienakte anlegen".

Der Aktenplan ist zu sehen. Die Betreffseinheit "Sitzung des Hochschulrats managen" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienakte anlegen" und "Akte anlegen" angezeigt.

Die meisten Felder werden automatisch befüllt. Mit rotem Sternchen werden Pflichtfelder markiert. Nach dem Ausfüllen klicken Sie auf Speichern.

Sitzungsdatum

Das Feld wird nur ausgefüllt, wenn mit diesem Element eine Sitzung erstellt werden soll.

Sitzungsnummer

Das Feld wird nur ausgefüllt, wenn mit diesem Element eine Sitzung erstellt werden soll.

Aktentitel

Hier wird je nach Stufung entweder der Zeitraum oder die Sitzung benannt. Der hier gewählte Titel erscheint auch im Aktenplan.

Vorgangstitel

Hier wird je nach Stufung entweder die Sitzung oder der TOP benannt. Der hier gewählte Titel erscheint auch im Aktenplan.

Ist die Gremienakte bzw. der -vorgang angelegt, können Sie diese(n) über die Schaltfläche Element anzeigen aufrufen oder über die Brotkrumenleiste zurück zum Aktenplan navigieren.

Das Formular Akte erstellen in ist geöffnet. Nach dem Speichern erscheint unter dem Titel ein grünes Feld. Darin befindet sich die Schaltfläche Element anzeigen. Sie ist rot umrandet. Das Brotkrumenmenü oben links ist ebenfalls rot umrandet.

Gremienvorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Gremienakten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte. Wenn Sie mit einem Vorgang eine neue Sitzung anlegen, füllen Sie jetzt die Felder Sitzungsdatum und Sitzungsnummer.

Der Aktenplan ist zu sehen. Die Akte "216. Sitzung" ist blau hinterlegt. Bei dem Plussymbol oben rechts wird eine zusätzliche Schaltfläche mit "Gremienvorgang anlegen" angezeigt.