Einen TOP vorbereiten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung

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Die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) im Sitzungsmanagement mit Prozessunterstützung werden von einer oder mehreren Personen verantwortet (Verantwortliche). Die Verantwortlichen eines TOPs bearbeiten dessen Dokumente direkt im DMS.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Verantwortliche eines TOPs werden von den Gremienbetreuer*innen bei Anlage des TOPs benannt. Eine Anleitung zur Bereitstellung von TOPs finden Sie in der unter Sitzungen verwalten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung

Das Formular eines TOPs

Der Prozess einer Sitzung und ihrer jeweiligen TOPs werden über die Dokumentart Vorgang abgebildet.

Stammdaten

erweiterte Stammdaten

zusätzliche Erläuterungen

Fristen

Aufgabe

Aktennavigation

Es wird ein Ausschnitt der Aktennavigation gezeigt. Zwei Flächen zum Ablegen von Dokumenten werden gezeigt. Die Fläche mit der Bezeichnung: Automatisch Speicher Kategorie Vorgangsunterlage ist rot hervorgehoben. Ein Dokument mit dem Titel FsB Physik wurde bereits abgelegt.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten finden Sie unter Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.

Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs

Die zentrale Information eines TOPs ist das Metadatenfeld Vorgangsstatus. Über dieses Feld wird gesteuert und angezeigt, in wie weit die Vorbereitung für die Sitzung vorangeschritten ist. Ein TOP durchläuft dabei fünf Status.

TOP wird vorbereitet
In diesem Status sollen die Unterlagen für den TOP hochgeladen werden. Die Verantwortlichen können Dokumente hochladen und diese über den Typ Vorgangsunterlage entweder als Vorlage oder als Anlage zum TOP kennzeichnen.
Mitzeichnung einholen
im Zeichnungsweg
TOP gezeichnet
Für Sitzung eingeplant

Übersicht der Berechtigungen

Vorgangsstatus TOP wird vorbereitet Mitzeichnung einholen im Zeichnungsweg TOP gezeichnet Für Sitzung eingeplant
Rolle Gremienbetreuer*innen schreibend
TOP Verantwortliche schreibend
Mitzeichnende schreibend lesend
im Zeichnungsweg schreibend
Gremienmitglieder lesend[1]
Mitglieder OE lesend[1]
Gäste lesend[1]
  1. 1,0 1,1 1,2 Sitzungsstatus mindestens: "Einladung verschickt"