Einen TOP vorbereiten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung

Diese Seite befindet sich im Aufbau. Die Seite wurde zuletzt bearbeitet am 18.04.2024.

Die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) im Sitzungsmanagement mit Prozessunterstützung werden von einer oder mehreren Personen verantwortet (Verantwortliche). Die Verantwortlichen eines TOPs bearbeiten dessen Dokumente direkt im DMS.

Verantwortliche eines TOPs werden von den Gremienbetreuer*innen bei Anlage des TOPs benannt. Eine Anleitung zur Bereitstellung von TOPs finden Sie in der unter Sitzungen verwalten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung

Das Formular eines TOPs

Der Prozess einer Sitzung und ihrer jeweiligen TOPs werden über die Dokumentart Vorgang abgebildet. Diese Dokumentart (präziser wäre es hier von Vorgangsart zu sprechen) hat eine eigene Oberfläche und ein eigenes Menü, über das auf der Oberfläche navigiert werden kann.

Stammdaten

Ein Teil der Metadaten des Vorgangs wurde in dessen Formular integriert. Diese Teilen sich in die Stammdaten und die erweiterten Stammdaten.

Vorgangsbezeichnung

Mit diesem Feld soll der Vorgang möglichst treffend inhaltlich beschrieben werden. Es ist Teil des Titels mit dem der Vorgang in der Sitzung oder Suchergebnissen angezeigt wird.

Vorgangsnummer (intern)

Diese Nummer stellt den Zusammenhang mit den Dokumenten des Vorgangs her.

Vorgangstyp

Mit diesem Feld wird identifiziert, ob es sich um einen TOP oder den Vorgang zur Sitzung handelt.

Vorgangsstatus

Dieses zentrale Feld zeigt den Fortschritt des mit dem Vorgang verbundenen Prozesses. Seine Funktion wird unter Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs näher beschrieben.

Verantwortlich

In diesem Feld werden die für den Vorgang verantwortlichen Personen hinterlegt.

federführende Organisationseinheit

Welche Organisationseinheit steht inhaltlich für diesen Vorgang. Deren Mitglieder sind ggf. berechtigt abgestimmte TOPs zu sehen.

Rolle

Zu TOPs können Gäste eingeladen werden. Ihre Rolle kann hier eingetragen werden.

Externe Ansprechpartner

Sollen Gäste zu einem TOP eingeladen werden, können diese hier eingetragen werden. Es ist auch möglich Gruppen zu benennen.

erweiterte Stammdaten

Während die Stammdaten an jedem Vorgang angezeigt werden, sind die erweiterten Stammdaten abhängig vom Vorgangstyp der TOP einer Sitzung

Aktennavigation

Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten finden Sie unter Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.

Der Prozessweg am Vorgangsstatus eines TOPs

Die zentrale Information eines TOPs ist das Metadatenfeld Vorgangsstatus. Über dieses Feld wird gesteuert und angezeigt, in wie weit die Vorbereitung für die Sitzung vorangeschritten ist. Ein TOP durchläuft dabei fünf Status.

TOP wird vorbereitet

In diesem Status sollen die Unterlagen für den TOP hochgeladen werden. Die Verantwortlichen können Dokumente hochladen und diese über den Typ Vorgangsunterlage entweder als Vorlage oder als Anlage zum TOP kennzeichnen.

Mitzeichnung einholen

im Zeichnungsweg

TOP gezeichnet

Für Sitzung eingeplant

Übersicht der Berechtigungen

Vorgangsstatus		TOP wird vorbereitet	Mitzeichnung einholen	im Zeichnungsweg	TOP gezeichnet	Für Sitzung eingeplant
Rolle	Gremienbetreuer*innen	schreibend
	TOP Verantwortliche	schreibend
	Mitzeichnende		schreibend		lesend
	im Zeichnungsweg			schreibend
	Gremienmitglieder					lesend
	Mitglieder OE					lesend
	Gäste					lesend