Sitzungen verwalten im Gremienmanagement mit Prozessunterstützung

Aus DMS/eAkte-Wiki

Diese Anleitung befindet sich im Aufbau. Die Seite wurde zuletzt bearbeitet am 26.04.2024.

Das Formular zum Prozess der Sitzung

Der Prozess einer Sitzung und ihre jeweiligen TOPs werden über die Dokumentart Vorgang abgebildet. Diese Dokumentart (präziser wäre es hier von Vorgangsart zu sprechen) hat eine eigene Oberfläche und ein eigenes Menü, über das auf der Oberfläche navigiert werden kann.

Stammdaten

Ein Teil der Metadaten des Vorgangs wurde in dessen Formular integriert. Diese teilen sich in die Stammdaten und die erweiterten Stammdaten.

Vorgangsbezeichnung
Mit diesem Feld soll der Vorgang möglichst treffend inhaltlich beschrieben werden. Es ist Teil des Titels mit dem der Vorgang in der Sitzung oder Suchergebnissen angezeigt wird.
Vorgangsnummer (intern)
Diese Nummer stellt den Zusammenhang mit den Dokumenten des Vorgangs her.
Vorgangstyp
Mit diesem Feld wird identifiziert, ob es sich um einen TOP oder den Vorgang zur Sitzung handelt.
Vorgangsstatus
Dieses zentrale Feld zeigt den Fortschritt des mit dem Vorgang verbundenen Prozesses. Seine Funktion wird unter Verwaltung der Sitzung anhand ihres Vorgangsstatus näher beschrieben.
Verantwortlich
In diesem Feld werden die für den Vorgang verantwortlichen Personen hinterlegt.
federführende Organisationseinheit
Welche Organisationseinheit steht inhaltlich für diesen Vorgang. Deren Mitglieder sind ggf. berechtigt, abgestimmte TOPs zu sehen.
Rolle
Zu TOPs können Gäste eingeladen werden. Ihre Rolle kann hier eingetragen werden.
Externe Ansprechpartner
Sollen Gäste zu einem TOP eingeladen werden, können diese hier eingetragen werden. Es ist auch möglich Gruppen zu benennen.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Änderungen an den Stammdaten müssen über den Button Speichern im Formular rechts unten übernommen werden.

erweiterte Stammdaten

Während die Stammdaten an jedem Vorgang angezeigt werden, sind die erweiterten Stammdaten abhängig vom Vorgangstyp. Beim Vorgangstyp Sitzung organisieren sind das:

Hinweis 1
Hier kann ein zusätzlicher kurzer Hinweis hinterlassen werden.
TOP Nummer
Die TOP Nummer gibt an, in welcher Reihenfolge die TOPs in der Sitzung aufgerufen werden. Sofern ausgefüllt ist sie Teil des Titels mit dem der Vorgang in der Sitzung oder Suchergebnissen angezeigt wird.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Änderungen an den erweiterten Stammdaten müssen über den Button Speichern im Formular rechts unten übernommen werden.

zusätzliche Erläuterungen

Hier befindet sich ein Feld, das außerhalb der Metadaten genutzt werden kann, um den Vorgang zu beschreiben oder zusätzliche Hinweise für andere Bearbeiter*innen zu hinterlegen.

Fristen

Ein Vorgang kann an ein Datum gebunden werden, um Aufgaben und Erinnerungen auszuspielen. Im Sitzungsmanagement ist dies das Datum der Sitzung. Aufgaben und Erinnerungen werden in Abhängigkeit dieses Datums ausgespielt.

Außerdem können hier weitere Fristen händisch eingetragen werden.

Aufgabe

Ein Großteil der Unterstützung im Sitzungsmanagement geht von der automatischen Erstellung bzw. Bereitstellung von Aufgaben aus.

Automatisch ausgespielte Aufgaben

Aufgaben, die für jeden TOP oder jede Sitzung erledigt werden müssen, werden automatisch an die passenden verantwortlichen Personen, also entweder die Gremienbetreuer*innen oder die TOP-Verantwortlichen, ausgespielt. Werden diese Aufgaben im System als erledigt markiert, löst dies wiederum das Stellen weiterer Aufgaben aus und aktualisiert ggf. den Status des Vorgangs.

Die Übersicht der Aufgaben. Eine Tabelle mit den Spalten Typ, Status, Erinnerung, Frist, Betreff, Verantwortlich und Aktionen. Es sind zwei Aufgaben in der Liste: Betreff Dokumente hinterlegen und TOP in die Agenda aufnehmen. Verantwortlich wird dargestellt als Nachname, Vorname. In Aktionen gibt es zwei Schaltflächen. Ein Haken zum Abschließen der Aufgabe und ein Kasten mit Pfeil nach rechts oben, um die Aufgabe zu bearbeiten.

Aufgabenvorlagen

Diese Vorlagen werden nicht automatisch ausgespielt, aber bei bestimmten Bedingungen zur Verfügung gestellt. Sie sollen das Nachhalten von optionalen Aufgaben im System ermöglichen.

Die Übersicht der Aufgabenvorlagen. Eine Tabelle mit den Spalten Typ, Betreff, Verantwortlich und Aktionen. Es ist eine Aufgabe in der Liste Betreff: TOP in die Agenda aufnehmen. Verantwortlich ist noch nicht gefüllt. In Aktionen gibt es eine Schaltfläche. Ein Kasten mit Pfeil nach rechts oben, um die Aufgabe einzuplanen.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Eine Anleitung zur Arbeit mit Aufgaben finden Sie im Kapitel: Aufgaben erstellen und bearbeiten.

Aktennavigation

In das Formular zum Vorgang wird die normale Ansicht zur Dokumentenübersicht unter dem Punkt Aktennavigation integriert. Hier können auf die gewohnte Weise Dokumente zur Sitzung abgelegt werden. Welcher Typ Vorgangsunterlage wie zu verwenden ist, entnehmen Sie der untenstehenden Übersicht.

Es wird ein Ausschnitt der Aktennavigation gezeigt. Zwei Flächen zum Ablegen von Dokumenten werden gezeigt. Die Fläche mit der Bezeichnung: Automatisch Speicher Kategorie Vorgangsunterlage ist rot hervorgehoben. Ein Dokument mit dem Titel FsB Physik wurde bereits abgelegt.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten finden Sie unter Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.

Übersicht Typ Vorgangsunterlage

Typ Vorgangsunterlage Vorgangstyp Anmerkung
Sitzung organisieren TOP einer Sitzung
Vorlage ja
Anlage ja
Protokollbeitrag ja Nur sichtbar für Gremienbetreuer*innen und TOP-Verantwortliche
Einladung ja Wird automatisch in den TOP 1 der Sitzung verknüpft
Mitteilung ja Nur für den TOP Mitteilungen und Termine vorgesehen
Gesamtprotokoll ja Muss in den TOP 2 der Sitzung, in der über das Protokoll beraten werden soll verknüpft werden
Sitzungsunterlagen ja Wird aus der Einladung und den Vorlagen der Sitzung erstellt

Das Formular zum TOP Management (Sitzungsformular)

Der Aktendeckel einer Sitzung wurde ersetzt durch ein Formular, um die Grunddaten der Sitzung (Akte) und ihre TOPs (Vorgänge) zu administrieren.

Grunddaten der Sitzung

Die Grunddaten einer Sitzung auch über das Sitzungsformular nachdem die Sitzung angelegt wurde noch verändert werden. Dazu können die Werte:

  • Name des Gremiums,
  • Federführende Organisationseinheit,
  • Wahlperiode,
  • Sitzungsnummer und
  • Sitzungsdatum

angepasst und über den Button Sitzungsdaten speichern an die Sitzung übernommen werden.

Ein Formular zu den Grunddaten einer Sitzung. Die Felder sind Name des Gremiums (hier Kommission für Studium und Lehre); Federführende Organisationseinheit (hier Dezernat für Studium und Lehre); Wahlperiode (hier nicht ausgefüllt); Sitzungsdatum (hier 24.04.2024) und Sitzungsnummer (hier 2104)

Verwaltung der Tagesordnungspunkte

Über die Verwaltung der Tagesordnungspunkte werden die Vorgänge für die einzelnen TOPs angelegt und verantwortliche Personen zugewiesen. Das Sitzungsformular zeigt auch die bereits angelegten Tagesordnungspunkte an und markiert sie entsprechend.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Änderungen an den Eigenschaften der TOPs müssen in deren Formular vorgenommen werden.

Das Formular zum Vorlagenmanagement einer Sitzung wird gezeigt. Es sind fünf TOPs bereits angelegt. TOP 0 Sitzung organisieren, TOP 1 Feststellung der Tagesordnung, TOP 2 Protokollgenehmigung, TOP 3 Mitteilungen und TOP 5 FsB Physik. Als Verantwortliche sind jeweils verschiedene Testuser eingetragen. Eine der Schaltflächen ist sichtbar: Hinzufügen.

Über die Schaltfläche Hinzufügen werden dem Formular weitere Einträge für Tagesordnungspunkte hinzugefügt. Erst mit der Betätigung der Schaltfläche Erstelle TOPs werden diese der Sitzung als neue Vorgänge hinzugefügt.

Die Schaltfläche Protokollbeträge anzeigen führt in einem neuen Tab eine Suche nach allen bisher erstellten Protokollbeiträgen dieser Sitzung aus. Mit der Funktion PDF zusammenstellen kann dann das Gesamtprotokoll erzeugt werden.

Die Schaltfläche Vorgngsunterlagen anzeigen führt in einem neuen Tab eine Suche nach allen bisher erstellten Vorlagen und der Einladung dieser Sitzung aus. Mit der Funktion PDF zusammenstellen kann dann ein PDF der Sitzungsunterlagen erzeugt werden.

Der untere Teil des Formulars zum TOP Management einer Sitzung wird gezeigt. Der letzte TOP in der Liste ist TOP 5 FsB Physik. Das Formular hat vier Schaltflächen: Hinzufügen, Erstelle TOPs, Protokollbeiträge anzeigen und Sitzungsunterlagen anzeigen

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Eine Anleitung zum Zusammenstellen von PDFs finden Sie in der Anleitung: PDF zusammenführen.

Eine Sitzung verwalten

Der Ablauf einer Sitzung wird über verschiedene Einstiegspunkte im DMS verwaltet.

Sitzung über den Aktenplan anlegen

Eine Sitzung wird an der passenden Stelle im Aktenplan angelegt. Der Name der Aktenart ist Sitzung. Bei Anlage der Sitzung müssen nur Sitzungsdatum und Sitzungsnummer als weitere Eigenschaft mit angeben werden. Die Wahlperiode ist eine optionale Angabe. Alle weiteren Metadaten ergeben sich aus dem Aktenplan.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Wie Sie eine neue Akte anlegen erfahren Sie in der Anleitung Akte anlegen in DMS/eAkte.

Zusammen mit der Sitzung werden dabei 4 Standardvorgänge mit angelegt:

  • TOP 0 Sitzung organisieren ist der Vorgang, an dem der weitere Prozess der Sitzung und ihre Aufgaben ausgespielt werden.
  • TOP 1 Festellung der Tagesordnung beherbergt die Einladung zur Sitzung.
  • TOP 2 Genehmigung des Protokolls stellt den Protokollentwurf der vorangegangenen Sitzung zur Verfügung und in
  • TOP 3 Termine und Mitteilungen werden Themen behandelt, die keines eigenen TOPs bedürfen.

Vorbereitung der TOPs über das Sitzungsformular

Nachdem eine Sitzung angelegt wurde, werden weitere TOPs über das Formular der Sitzung erzeugt. Erforderliche Informationen sind der Name der verantwortlichen Person und der Titel des TOPs.

Die TOP-Nummer wird erzeugt, sobald der TOP über das Formular angelegt wurde.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Soll die TOP-Nummer im Nachgang geändert werden, so können Gremienverantwortliche oder TOP-Verantwortliche über das Formular dieses TOPs vornehmen.

Verwaltung der Sitzung anhand ihres Vorgangsstatus

Die Status des TOP 0 Sitzung verwalten unterscheiden sich von denen der übrigen TOPs.

Sitzung in Vorbereitung
Solange sich eine Sitzung in diesem Status befindet, können nur die Gremienbetreuer*innen, die TOP-Verantwortlichen und sobald die Zeichnung gestartet wurde Personen im Zeichnungsweg auf die Sitzung und ihre TOPs zugreifen.
Nach Abschluss des Zeichnungswegs liegen genehmigte TOP im Status für Sitzung eingeplant vor. Aus diesen erstellen die Gremienverantwortlichen die Einladung und die Sitzungsunterlagen. Beides wird in TOP 0 abgelegt. Die Einladung wird automatisch in TOP 1 verknüpft.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Die Sitzungsunterlagen werden über das Sitzungsformular zusammengestellt.

Einladung verschickt
Wird dieser Status gesetzt ist fortan die Sitzung und alle TOPs, die mindestens im Status für Sitzung eingeplant vorliegen, für die Gremienmitglieder und weiteren Personen im bearbeitenden Bereich sichtbar.
Die Sitzung kann durchgeführt werden. Nach dem Abschluss der Sitzung sind alle TOP-Verantwortlichen dafür zuständig für ihren TOP einen Protokollbetrag zu verfassen und in ihrem TOP abzulegen. Dieser ist nur ihnen und den Gremienbetreuer*innen zugänglich.
Aus den einzelnen Protokollbeiträgen erzeugen die Gremienbetreuer*innen über das Sitzungsformular das Gesamtprotokoll. Dieses wird dieser Sitzung abgelegt und in TOP 2 der Sitzung, in der es genehmigt werden soll verknüpft.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Das Protokoll wird über das Sitzungsformular zusammengestellt.

Protokollentwurf liegt vor
Sobald der Protokollentwurf vorliegt wird dieser freigegeben, indem der Status abermals wechselt. Er ist jetzt nur für Gremienbetreuer*innen und Mitglieder sichtbar.
Protokoll genehmigt
Ist das Protokoll beschlossen und ggf. Änderungen eingearbeitet, wird die Sitzung in den Status Protkoll genehmigt versetzt. Der Prozess ist damit abgeschlossen und das Protokoll auch für die dafür vorgesehenen Rollen einsehbar.

Übersicht der Berechtigungen

Vorgangsstatus Sitzung wird vorbereitet Einladung verschickt Protokollentwurf freigegeben Protokoll genehmigt
Rolle Gremienbetreuer*innen keine Einschränkungen
Gremienmitglieder Einladung, Gesamtunterlagen und TOPs + Gesamtprotokoll
Mitglieder OE Einladung, Gesamtunterlagen und TOPs + Gesamtprotokoll
Einladung nachrichtlich Einladung
Protokoll nachrichtlich Gesamtprotokoll