Diese Seite befindet sich im Aufbau. Die Seite wurde zuletzt bearbeitet am 01.08.2022.
Das Kontextmenü können Sie in der Trefferliste mit einem Klick auf das Icon mit den drei Punkten rechts neben einem Treffer aufrufen. Die Einträge im Kontextmenü sind abhängig von den jeweils installierten Anwendungen und den Eigenschaften des Dokumentes, in dem Sie sich befinden.
Zur Liste hinzufügen
Mit einem Klick auf die Kontextaktion Zur Liste hinzufügen können Sie für Sie persönlich besonders wichtige oder häufig benötigte Elemente (Vorgänge, Teilvorgänge oder Dokumente) für einen Schnellzugriff zu den Favoriten hinzufügen.
Download (Freigabe) oder Download (Bearbeitung)
Mit einem Klick auf Download (Freigabe) oder Download (Bearbeitung) können Sie das jeweilige Dokument herunterladen und lokal in Ihrem Filesystem speichern.
Mit welcher Beschreibung die Schaltfläche erscheint, hängt von dem Status des Dokumentes ab. Normalerweise wird Ihnen ein Download der Version in Freigabe angeboten – wenn Sie selbst das Dokument allerdings in Bearbeitung haben, wird Ihnen ein Download der in Bearbeitung befindlichen Version angeboten.
Diese Funktion bietet sich an, wenn jemand an einem Dokument weiterarbeiten soll, der keinen Zugang zum DMS besitzt.
Wenn Sie ein Dokument über diese Funktion öffnen oder herunterladen, erzeugen Sie eine lokale Kopie des Dokumentes. Es hat keine Verbindung mehr zu dem im System abgelegten Dokument. Sie können - wenn gewünscht - eine neue Version des Dokumentes über die Funktion Neue Version erzeugen.
Das bedeutet auch, dass Sie (oder unter Umständen eine andere Person) das Dokument im System weiterbearbeiten und verändern kann, während Sie dies lokal tun. Damit können verschiedene, konkurrierende Versionen entstehen. Deshalb ist vom Herunterladen von Dokumenten generell abzuraten.
Bearbeitung beginnen oder Bearbeitung abschließen
Mit einem Klick auf die Schaltfläche Bearbeitung beginnen nehmen Sie das ausgewählte Dokument in Bearbeitung. Diese Schaltfläche ist nicht vorhanden, wenn Sie nicht die entsprechenden Rechte für die
Aktion besitzen bzw. wenn sich das Dokument bereits in Bearbeitung befindet (dann heißt sie Bearbeitung abschließen).
Löschen (Freigabe) oder Löschen (Bearbeitung)
Wenn das Dokument im Status Freigabe liegt, heißt die Schaltfläche Löschen (Freigabe). Wenn Sie selbst das Dokument in Bearbeitung haben, heißt die Schaltfläche Löschen (Bearbeitung).
Mit dem Klick auf die Schaltfläche löschen Sie lediglich Ihren Arbeitsstand (also alle Änderungen, die Sie selbst vorgenommen haben, seitdem Sie das Dokument in Bearbeitung genommen haben).
Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein.
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Neue Version
Mit einem Klick auf Neue Version können Sie ein Dokument im System ersetzen.
Dies ist z.B. sinnvoll, wenn an einem Dokument eine Person weiterarbeiten soll, die keinen Zugang zum DMS besitzt. Durch diese Aktion wird die bis zu diesem Zeitpunkt aktuelle Version (Status Freigabe) in den Status Archiv verschoben und die neu hochgeladene Version wird zur Dokumentversion mit dem Status Freigabe.
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