Der Aktenplan sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu Vorgängen, Teilvorgängen und den zugehörigen Dokumenten. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der Prozesslandkarte der Uni Bielefeld. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung Wissensdokumente, im thematischen Zusammenhang erreichbar.
Schritt 1:
Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel Aktenplan:
Anschließend öffnet sich der Aktenplan:
Im Aktenplan werden Prozessebenen in Form von Ordnern dargestellt. Vorgänge und Teilvorgänge werden als Aktenordner dargestellt.
Schritt 2:
Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Prozessebene oder Vorgang um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen.
Schritt 3:
Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in den Vorgang oder Teilvorgang zu gelangen.
Wenn in Ihrer Ansicht neben einem Vorgang oder Teilvorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung für diesen Vorgang bzw. Teilvorgang besitzen.
Alternativ können Sie auch rechts in der Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf In Ergebnisliste anzeigen... .
Nun sehen Sie den Vorgang/Teilvorgang:
Sie können sich die Eigenschaften eines Vorgangs oder Teilvorgangs über die Funktion im Aktenplan anzeigen lassen. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang oder Teilvorgang und anschließend in der rechten Menüleiste auf die drei waagerechten Striche. Als nächste müssen Sie auf Eigenschaften klicken.
In den Eigenschaften kann man solche Informationen wie die federführende Organisationseinheit oder Aufbewahrungsfrist abfragen. Über die Federführung kann man erkennen, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt und über die Aufbewahrungsfrist, wie lange ein Vorgang nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss und wird.
Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt Schriftart, Größe und Farbe die Schriftgröße einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. → Zum Schluss müssen Sie Ihre Einstellung mit OK bestätigen. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.
Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen müssen.
Wenn Sie einzelne Prozessebenen als Favorit hinterlegen möchten, um diese im Schnellzugriff zu haben, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie Prozessebene aus, indem Sie mit der linken Maus die jeweilige Prozessebene anklicken. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Symbolleiste klicken und danach auf Zu den Favoriten hinzufügen. Nun ist die ausgewählte Prozessebene in den Favoriten gespeichert.
Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol klicken.
Nun werden Ihnen nur die von Ihnen gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner, gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.
Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste anklicken und danach auf Aus Favoriten entfernen.
