eKVV: Zuteilung zentral vergebener Räume

Auf diese Seite bearbeiten Sie in Ihrer Rolle als Zentrale Raumvergabe der Universität die Raumzuteilungen zu den Terminen von Lehrveranstaltungen. Übergreifende Hinweise zur Nutzung des eKVVs finden Sie dabei im eKVV Handbuch für die zentrale Raumvergabe.

In dieser Seite können

Raumanfragen zugewiesen oder abgelehnt,
Überschneidungen mit anderen Buchungen angezeigt,
Teile der Termindaten bearbeitet und
Bearbeitungen durch andere KollegInnen in der Raumvergabe erkannt und
Benachrichtigungen an die Lehrenden und Teilnehmer*innen von Veranstaltungen verschickt werden.

Aufbau der Seite

Die Seite enthält diese Eingabefelder und Aktionsmöglichkeiten;

Veranstaltungsangaben

Ganz oben wird die Belegnummer, der Titel und die Art (in Klammern) der Veranstaltung angezeigt, zu welcher der Termin mit der Raumanforderung gehört. Insbesondere die Art ist zu bestimmten Zeiten (siehe den entsprechenden Abschnitt im Handbuch der Raumvergabe) wichtig um zu entscheiden, ob eine Raumzuteilung bereits erfolgen darf. Eine Legende der Artabkürzungen findet sich in dieser Seite.

Aktueller Vergabestatus

Hier wird gezeigt ob die Raumvergabe noch offen ist (dies ist der Anfangsstatus), ob die Zuteilung bereits erfolgt ist (grüne Färbung) oder ob sie abgelehnt wurde (rote Färbung). Wenn der Vergabestatus nicht mehr undefiniert ist, so hat bereits eine Bearbeitung durch die zentrale Raumvergabe stattgefunden.

Zeitraum, Rhythmus, Tag und Uhrzeit

Diese Termineigenschaften können bearbeitet werden, aber es sollten die im Handbuch beschriebenen Regeln beachtet werden. Eine weitergehende Beschreibung der Eingabefelder findet sich in der Hilfeseite zur Anlage von Terminen.

Bei Klausurterminen gilt eine Sonderregel: Hier können Rhythmus und Wochentag nicht bearbeitet werden, da der Rhythmus fest auf 'einmalig' eingestellt ist. Der Wochentag wird automatisch über den Zeitraum gesetzt.

Wenn der Zeitraum sich mit einer Vorlesungszeit überlappt, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Falls der Termin jenseits aller bekannten Vorlesungszeiten liegt, erfolgt eine besondere Warnung.

Wichtig: Es sind keine Raumbuchungen in der Vergangenheit möglich.

Belegung | Gewünschte Raumeigenschaften

Die Belegung ist zunächst die von der Fakultät eingetragene gewünschte Raumgröße, also die Anzahl der notwendigen Sitzplätze. Sobald der Raum zugeteilt ist, wird neben dieser Zahl zum Vergleich die Größe des oder der zugeteilten Räume angezeigt. Dabei werden starke Über- oder Unterbelegungen farblich gekennzeichnet. Eine Belegung von '1' wird als unbekannte Belegung gewertet. Insbesondere für die Klimasteuerung kann die zentrale Raumvergabe hier andere Werte eintragen.

Neben der Belegung erscheinen in dieser Zeile noch die von der Fakultät bei der Raumanforderung gewünschten Raumeigenschaften. Von den Raumeigenschaften kann die Anforderung einer Experiment Ausstattung bearbeitet werden, da sie eine Rolle in der Klimasteuerung spielt: In einigen Hörsälen wird die Abzugsanlage nur freigeschaltet, wenn bei dem entsprechenden Termin dieses Attribut gesetzt ist.

Ort

In dieses Feld müssen der oder die zugeteilten Räume eingetragen werden. Wenn mehr als ein Raum zugeteilt wird, müssen die Raumnamen durch ',' getrennt werden. Bei der Eingabe der Raumnamen spielt Groß- und Kleinschreibung keine Rolle. Beim Speichern wird geprüft ob der oder die Raumnamen tatsächlich bekannt sind.

Letzte Bearbeitung

Falls der Termin schon einmal durch die Raumvergabe bearbeitet wurde oder über die Selbstbuchungsfunktion eine Raumzuteilung erfolgte, so erscheint unterhalb der Raumeingabe eine Zeile dieser Art:

Letzte Bearbeitung durch Peter Mustermann am XX.YY.ZZZZ

Diese Anzeige soll zum einen helfen, konkurrierende/doppelte Bearbeitungen einer Raumbuchung innerhalb der zentralen Raumvergabe zu vermeiden. Im Kontext der Selbstbuchungsfunktion kann sie die Ansprechpersonen zeigen, die bei Rückfragen zur Raumbuchung am schnellsten eine Auskunft geben können. Wenn diese Zeile fehlt, ist entweder noch keine Bearbeitung erfolgt, oder die Buchung stammt aus einer der automatisierten Vergaberunden.

Überschneidungsanzeige

An Hand der konkret angeforderten Räume und Zeiten macht das Formular eine Prüfung, ob sich die Buchung mit anderen bereits erfolgten Raumbuchungen überschneiden würde. Falls keine Überschneidung bekannt ist, so wird ein entsprechender Hinweistext in grün angezeigt. Falls hingegen Überschneidungen gefunden wurden, so erscheint eine Anzeige mit entsprechenden Hinweisen.

Bei diesem Warnhinweis wird zunächst der Raum angezeigt, in dem die Überschneidung existiert. Dies ist vor allem dann interessant, wenn ein Termin mehrere Räume beanspruchen möchte. Danach wird die Belegnummer der überschneidenden Veranstaltung angezeigt. Man kann die Maus einen Moment über der Belegnummer halten um sich weitere Information anzeigen zu lassen, oder auf die Belegnummer klicken um zur Termindetailseite zu gelangen. (Wie in dieser Seite durch die Streichung von einzelnen Termindaten Überschneidungen bereinigt werden können wird in einem späteren Abschnitt behandelt). Schließlich wird noch in Klammern die Anzahl der Tage angezeigt, an denen eine Überschneidung auftreten würde.

Schalter

Um die Buchung abzuschließen, werden nun entsprechende Schalter angeboten:

Raum zuteilen

Dieser Schalter bestätigt die Buchung, die eingetragenen Räume sind damit zugeteilt. Diese Zuteilung wird sofort an allen Stellen im eKVV sichtbar. Erst nach einer solchen Zuteilung werden die angeforderten Räume auch im öffentlichen eKVV für die Studierenden sichtbar. Gleichzeitig werden eventuelle Änderungen an den Termindaten (Uhrzeit, Raum, etc.) gespeichert. Dies ist der einzige Schalter, der solche Änderungen speichert!

Raumanforderung ablehnen

Dieser Schalter lehnt die Raumanforderung ab.

Zuteilung undefiniert lassen

Dieser Schalter versetzt die Raumanforderung in den ursprünglichen undefinierten Zustand.

Zwischen den drei verschiedenen Raumzuteilungsstatus 'zugeteilt', 'abgelehnt' und 'undefiniert' kann jederzeit gewechselt werden. Wenn allerdings eine einmal erfolgte und den Raumnutzern bekannt gewordene Raumzuteilung rückgängig gemacht wird, so muss natürlich in jedem Fall Rücksprache mit den entsprechenden Personen in der Einrichtung der Veranstaltung gehalten werden.

Zurücksetzen

Dieser Schalter verändert den Status der Raumzuteilung nicht, aber er versetzt die anderen Termindaten wieder in den in der eKVV Datenbank gespeicherten Zustand.

Abbrechen

Über diesen Schalter verlässt man die Seite ohne irgendeine Änderung vorzunehmen und gelangt in die Detailseite der Veranstaltung. Dies ist ein möglicher Weg um sich vor einer Buchung mit zusätzlichen Informationen zur Veranstaltung zu versorgen.

Mail zur Raumänderung verschicken

Über diesen Schalter können Sie an den E-Mailverteiler der Lehrveranstaltung eine Information über eine erfolgte Raumänderung verschicken. Damit erreichen Sie sowohl die Lehrenden wie auch die Studierenden der Veranstaltung. Das eKVV erzeugt hier eine Vorlage für die E-Mail, die die Daten des Veranstaltungstermins und den nun zugeteilten Raum enthält. Die E-Mail wird nach der Bestätigung durch Sie direkt verschickt, Sie erhalten sie nach dem Versand ebenfalls in Kopie an die Adresse der zentralen Raumvergabe.

Beim Versand wird die Archivierungsoption verwendet, die E-Mail bleibt also im E-Mailarchiv der jeweiligen Veranstaltung erhalten.

Räume

Unterhalb der Schalter werden schließlich noch der oder die Räume aufgelistet, die in dem Termin eingetragen sind. Hier kann ein schneller Überblick über die Eigenschaften gewonnen werden.

Wie erreiche ich diese Seite

Zum Beispiel über die Veranstaltungsdetailseite. Für den Zugriff benötigen Sie die Rechte in der zentralen Raumvergabe.