eKVV: Serienmail generieren aus der Teilnahmeliste der Veranstaltung

Hier finden Sie die Dokumentation der Serienmailfunktion in der Teilnahmelistenseite im eKVV. Über die Serienmailfunktion können Sie an die Studierenden individualisierte E-Mails direkt aus dem eKVV heraus versenden. Aktuell ist dafür die Berechtigung als Prüfungsamt für diese Veranstaltung notwendig. Die so generierten E-Mails können zusätzlich in die Prüfungsakte eingehen. Diese Funktion wurde ursprünglich für die Verwendung in Zulassungsverfahren entwickelt. Der Serienmailversand erfolgt in mehreren Schritten:

Schritt 1: Festlegung der Mailvorlage

Zuerst legen Sie die Mailvorlage fest, hier geben Sie den Betreff und den Mailinhalt ein. In beiden Texten können Sie Platzhalter verwenden, die zum einen die konkreten Daten der Studierenden liefern, zum anderen aber auch Daten der Lehrveranstaltung. Damit soll es ermöglicht werden für unterschiedliche Veranstaltungen - insbesondere bei Klausuranmeldungen - identische Vorlagen zu verwenden.

Die E-Mails bestehen dabei nur aus Text, es ist nicht möglich HTML / Formatierungen zu verwenden oder Anhänge zu verschicken. Das sind die verfügbaren Platzhalter, bitte beachten Sie, dass die '{{}}' Zeichen Teil der Platzhalter sind und diese genauso so in den Mailtext eingetragen werden müssen, wie sie hier zu sehen sind:

Attribute der einzelnen Personen:

{{person_matrikelnummer}}

Die Matrikelnummer der Person

{{person_ansprache}}

Liefert eine komplette Ansprache für die Person, die auch das Geschlecht bzw. das Fehlen einer Geschlechtsangabe berücksichtigt. Es sind diese drei Varianten, je nach Geschlechtsangabe, möglich:
'Sehr geehrte Frau Müller' / 'Sehr geehrter Herr Meier' / 'Hallo Eike Schmidt'

{{person_nachname}}

Der Nachname der Person

Attribute der Veranstaltung:

{{vst_belegnummer}}

Die Belegnummer der Veranstaltung

{{vst_thema}}

Thema / Titel der Veranstaltung

{{vst_art}}

Die Art / Arten der Veranstaltung (z. B. 'Kl')

{{vst_semester}}

Das Semester der Veranstaltung (z. B. 'SoSe 2024')

{{vst_fakultaet}}

Die Einrichtung der Veranstaltung (z. B. 'Fakultät für Rechtswissenschaft')

Attribute des Klausurtermins:

Bei den Terminen werden heute nur Auswertungen von Klausurterminen angeboten, da sich diese zuverlässiger auswerten lassen und die ersten Anwendungen aus diesem Bereich kommen. Es wird dabei davon ausgegangen, dann bei der Veranstaltung nur ein Klausurtermin eingetragen ist und dessen Daten werden geliefert. Falls es mehr als einen Klausurtermin geben sollte, so werden die Daten des am weitesten in der Zukunft liegenden Termins geliefert. Falls kein Klausurtermin vorhanden ist, so bleiben die Platzhalter leer:

{{klausur_tag}}

Der Wochentag des Klausurtermins (z. B. 'Montag')

{{klausur_tag_kurz}}

Der Wochentag des Klausurtermins in Kurzform (z. B. 'Mo')

{{klausur_datum}}

Das Datum des Klausurtermins

{{klausur_beginn}}

Die Uhrzeit, an dem der Klausurtermin beginnt (z. B. '10')

{{klausur_ende}}

Die Uhrzeit, an dem der Klausurtermin endet (z. B. '11:30')

{{klausur_raum}}

Die Raumangabe des Klausurtermins. Falls mehrere Räume eingetragen wurden, so werden hier alle geliefert

{{klausur_gebaeude}}

Das Kürzel des Gebäudes, in dem sich der Raum des Klausurtermins befindet (z. B. 'UHG' oder 'Gebäude Y'). Falls mehrere Räume eingetragen wurden, so werden hier alle geliefert. Hier kann nur dann ein Ergebnis geliefert werden, wenn bei dem Klausurtermin eine zentrale Raumvergabe erfolgt ist

{{klausur_kommentar}}

Der Kommentar bzw. die sonstige Anmerkungen des Klausurtermins

Die konkreten Werte aus der Veranstaltung werden Ihnen im rechten Bereich der Seite angezeigt, dabei sind die Personenattribute nur Demoeinträge. Letztlich können Sie in der Mailvorlage gerade in Bezug auf die Daten der Veranstaltung und des Klausurtermins auch direkt die entsprechenden Angaben eingetragen, sollten die aus dem eKVV kommenden Daten nicht alle benötigen Informationen enthalten. Wenn Sie so vorgehen müssen Sie nur die Angabe für jede Veranstaltung entsprechend in die Vorlage eintragen.

Wenn Sie die Seite zum allerersten Mal aufrufen werden in den Eingabefeldern für 'Betreff' und 'Inhalt' beispielhafte Einträge angezeigt, die Ihnen die möglichen Platzhalter direkt zur Verwendung anzeigen. Wenn Sie sich einmal eine Vorlage für ihren Zweck daraus erstellt haben, so sollten Sie diese auf ihrem PC z. B. in eine Word Datei kopieren, um sie in Zukunft wieder verwenden und mit Kolleg*innen in der gleichen Rolle teilen zu können.

Sie sollten die Vorlage unbedingt testen, bevor Sie die nächsten Schritte machen, dazu können Sie den Schalter zum Aktualisieren der Vorschau verwenden und erhalten dann im rechten Bereich eine Vorschau auf die generierten Mails. Achten Sie insbesondere auf Tippfehler in den Platzhaltern, in solchen Fällen würde der entsprechende Platzhaltereintrag in der Vorschau nicht durch einen konkreten Inhalt ersetzt werden.

Absenderdaten

Zusätzlich müssen Sie hier eintragen, unter welcher Absenderadresse und mit welchem Absendernamen die Mails verschickt werden sollen. Hier werden Ihre Daten aus dem PEVZ vorausgefüllt. Aber Sie können hier auch eine Funktionsmailadresse eingetragen. Um Fehleingaben zu verhindern wird hier geprüft, ob die Adresse grundsätzlich im PEVZ eingetragen ist. Zur Prüfung wird das gesamte PEVZ herangezogen, nicht nur Ihr Eintrag. Die verschickten E-Mails erhalten dann diese Adresse als Absenderadresse, so dass Antworten auch an dieser Adresse ankommen.

Schließlich gibt es noch die Option Kopie aller E-Mails an Absenderadresse schicken. Wenn Sie diese anwählen, dann erhalten Sie jede verschickte E-Mail in Kopie.

Schritt 2: Empfänger*innen wählen

Hier sehen Sie alle Personen, die in der Teilnahmeliste stehen. Auch wenn das Teilnahmemanagement aktiviert ist werden hier zunächst alle Personen gezeigt. Gefiltert werden nur eventuelle Gastlogins. Bei jeder Person ist eine Checkbox zu finden, über die Sie die Auswahl der Personen steuern können, die die Mail erhalten sollen.

Wenn das Teilnahmemanagement aktiviert ist, dann werden nur die als teilnehmend gesetzten Personen vorausgewählt. Diese Personen sind auch über ein Häkchen erkennbar. Wenn kein Teilnahmemanagement verwendet wird, so werden alle Personen vorausgewählt.

Zusätzlich legen Sie in diesem Schritt fest, ob und wenn ja in welcher Weise die Serienmails in der Prüfungsakte dokumentiert werden. Dazu werden Ihnen 3 Optionen angeboten:

'In der Prüfungsakte archivieren und für Studierende freigeben'

Dies ist die vorausgewählte Einstellung. Hier werden die E-Mails in die Prüfungsakte gelegt und auch gleich für die Studierenden sichtbar gemacht
Auf diese Weise kommt die Information auch bei Studierenden an, die nicht per E-Mail erreicht werden konnten
Hinweis: Die Studierenden erhalten hier nicht noch eine separate Information darüber, dass sie ein neues Dokument in der Prüfungsakten finden, wie es bei einer manuellen Freigabe der Fall wäre

'Nicht in der Prüfungsakte archivieren, nur Mailversand durchführen'

Hier findet ein reiner Serienmailversand statt, Studierenden ohne E-Mailadresse werden nicht erreicht

'In der Prüfungsakte archivieren, aber NICHT für Studierende freigeben'

In dieser Option wird wieder eine Dokumentation der E-Mails in der Prüfungsakte vorgenommen, aber die Studierenden können nicht auf das Dokument zugreifen. Bei dieser Option sollte bedacht werden, dass eine nachträgliche Freigabe nur einzeln für jedes Dokument vorgenommen werden kann, also ggf. aufwändig sein kann

Die Archivierung in der Prüfungsakte kann aber nur bei Studierenden erfolgen. Falls in der Teilnahmeliste Mitarbeitende oder Externe enthalten sind, so wird an diese nur der Serienmailversand erfolgen, aber niemals ein Eintrag in der Prüfungsakte angelegt, die diese immer Bezug auf Studierendendaten hat.

Zusätzlich finden Sie hier die Auswahlliste mit den Kategorien der Prüfungsakte. Dort wählen Sie aus, in welcher Kategorie die generierten Dokumente landen werden. Falls Sie die Option ohne Archivierung gewählt haben spielt diese Auswahl keine Rolle.

Schritt 3: Versandauftrag prüfen und bestätigen

In diesem Schritt liegen alle für den Serienmailversand notwendigen Informationen vor: Es wird noch einmal die Mailvorlage mit den eingefügten Daten angezeigt, die Absenderadresse und der Absendername, die Liste der Studierenden, die Sie ausgewählt haben und die Einstellungen in Bezug auf die Archivierung in der Prüfungsakte.

Bei den Studierenden wird in den Fällen ein Hinweis gezeigt, bei denen aktuell keine E-Mailadresse im eKVV bekannt ist. Sollte es solche Fälle geben, dann wird auch noch einmal ein separater Hinweis am Ende der Seite gegeben: Diese Fälle sind insbesondere dann wichtig, wenn die Mail nicht in der Prüfungsakte archiviert und veröffentlicht wird, denn dann gibt es für diese Studierenden keinen Weg an die Information zu gelangen, die in der Mail enthalten war.

Bitte prüfen Sie noch einmal sorgfältig, ob hier alles richtig ist!

Beim Anklicken des Schalters Serienmail an Teilnehmer*innen verschicken! erhalten Sie noch eine letzte Rückfrage, danach beginnt der Versand und es gibt danach keine Option mehr diesen Vorgang abzubrechen.

Abschluss: Versand wurde begonnen

Zum Abschluss erhalten Sie die Bestätigung, dass die Generierung der E-Mails angestoßen wurde. Das System wird diese in den nächsten Minuten versenden, im Anschluss erhalten Sie an die eingetragen Absenderadresse eine Bestätigung, die diese Punkte dokumentiert:

Wie viele Teilnehmer*innen sollten anschrieben werden (hier werden auch die mitgezählt, die keine E-Mailadresse hinterlegt haben)
Wie sah der Inhalt der E-Mails aus, die verschickt wurden
Ist eine Archivierung in der Prüfungsakte vorgenommen worden

Die Benachrichtigungsmail sollte im Normalfall ca. 5 Minuten später ankommen, wenn sie ausbleibt muss eine Rückfrage an den BIS Support gestellt werden.

Im Fall einer Archivierung in der Prüfungsakte können Sie die archivierten E-Mails dann in der Prüfungsakte der einzelnen Studierenden einsehen, oder als Gesamtliste in der Prüfungsaktenseite der eKVV Veranstaltung.

Inhalte der generierten Prüfungsaktendokumente

Die aus den E-Mails generierten PDF Dokumente enthalten diese Angaben:

Betreff und Inhalt der Mail
Die Empfänger*in der Mail mit Name und Matrikelnummer
Die Information darüber, falls keine E-Mailadresse für die Zustellung bekannt war
Die Absenderinformationen
Der Zeitpunkt

Die Dokumente werden der Fakultät zugeordnet, zu der die Veranstaltung gehört. Nicht sichtbar ist hier die E-Mailadresse, an die der Versand erfolgte. Allerdings ist es ggf. dem BIS Support möglich diese Information in den Protokollierungen zu ermitteln.

Speicherung der Angaben in Ihren Einstellungen

Die Seite speichert die meisten Angaben, die Sie hier getätigt haben, in Ihren persönlichen Benutzereinstellungen und lädt sie bei späteren Aufrufen erneut. Konkret geht es dabei um diese Eingaben:

Absenderadresse und -name
Vorlage für den Betreff der Serienmail
Vorlage für den Inhalt der Serienmail (bis maximal 4.000 Zeichen)
Die gewählte Kategorie der Prüfungsakte

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