Dokument in der Prüfungsakte anlegen und bearbeiten

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Dokuments in der Prüfungsakte sind eine Reihe von Angaben über das jeweilige Dokument notwendig. Diese Angaben strukturieren die ggf. zahlreichen Dokument in der Akte einer*s Studierenden und ermöglichen es auch Vorgänge zu dokumentieren:

Datei (Pflichtfeld)

Hier wählen Sie die Datei aus, die Sie in der Akte ergänzen wollen. Hier gibt es Beschränkungen beim Format: Die neben PDF erlaubten Formate werden in der Seite direkt angezeigt. Auch bei der maximalen Größe wird der aktuell zugelassene Wert Ihnen direkt in der Seite angezeigt. Falls Sie Dokumenten habe, die noch größer sind, wenden Sie sich bitte an den BIS Support. Ebenso wird der Upload von sehr kleinen Dateien verhindert. Dies soll ein nach dem Start der Prüfungsakte aufgetretenes Problem mit versehentlich hochgeladenen Icondateien in Zukunft verhindern.
Der Name der Datei wird direkt in das Titelfeld gesetzt, sofern dieses noch leer war und Sie die Checkbox, die diese Funktion steuert, nicht abgestellt haben. Dies kann dann eine Arbeitserleichterung sein, wenn der Dateiname schon so aussagekräftig ist, dass er nicht mehr umfangreich überarbeitet werden muss. Falls Sie normalerweise Dateien ohne aussagekräftigen Namen haben wählen Sie die Checkbox einfach ab, dass System merkt sich ihre Auswahl
Der Name, den die Datei auf Ihrem Rechner vor dem Hochladen hat, spielt dabei letztlich keine Rolle! Wenn Sie die Datei später abrufen wird ein einheitlicher Name generiert, siehe die Beschreibung in der Dokumentendetailseite. Sie müssen sich als nicht die Mühe machen der Datei einen sprechenden Namen zu geben
Bitte laden Sie keine PDF-Portfolios hoch und keine passwortgeschützten Dateien. PDF-Portfolios sind Sammlungen von verschiedensten Dateiformaten, die sich nicht mit jedem PDF Betrachter öffnen lassen und ggf. weitere Spezialsoftware brauchen um die enthaltenen Dateien zu betrachten. Das widerspricht dem Ziel der Prüfungsakte nur langfristig betrachtbare Dokumente zu enthalten. Ein Passwortschutz ist innerhalb der Prüfungsakte nutzlos, da die Dokumente durch das Rechtemanagement geschützt werden. Eine passwortgeschützte Datei kann auch nicht auf Viren geprüft werden.
Beim Hochladen einer PDF Datei wird geprüft ob sie lesbar ist und falls eine korrupte Dateien gefunden wird, so erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung. Auch beim Hochladen von PDF-Portfolios wird ein Fehler gemeldet, falls hier Inhalte vorgefunden werden, die nicht das PDF Format haben
Falls Sie Dokumente in Form einer ZIP-Datei oder einem anderen Archivformat erhalten haben, so packen Sie diese zunächst auf Ihrem Rechner aus. Danach können Sie die enthaltenen Dateien einzelnen in die Prüfungsakte hochladen.
Es ist möglich per Drag and Drop Dateien in die Seite zu ziehen, Sie müssen die Datei dabei genau über dem 'Datei auswählen'-Schalter fallen lassen. Das funktioniert grundsätzlich auch direkt aus einem E-Mailprogramm heraus, so dass ein separates Herunterladen entfallen kann
Hinweis zum Firefox Browser: Hier funktioniert das Drag and Drop z. B. aus Outlook heraus nicht, was leider am Webbrowser liegt und nicht von der Prüfungsverwaltung beeinflusst werden kann. In Webbrowsern wie Chrome oder Microsoft Edge funktioniert dies hingegen wie gewünscht
Sie können die Datei an einem Dokument der Prüfungsakte austauschen, z. B. wenn ein erster Scan nicht gut genug war. Die früheren Versionen der Datei bleiben dabei über den Verlauf erreichbar

Titel des Dokuments (Pflichtfeld)

Der Dokumententitel wird in der Übersicht der Dokumente einer Prüfungsakte gezeigt und sollte so weit aussagekräftig sein, dass Sie oder Ihre Kolleg*innen auch ohne das Dokument zu öffnen erkennen können worum es sich handelt
Nicht notwendig ist es in den Titel das Datum einzuarbeiten oder Name und Matrikelnummer, da diese Angaben separat gespeichert und an den entsprechenden Stellen angezeigt werden
Automatisch ausgewählt ist die Checkbox 'Dateiname in Titel setzen', wodurch der Name der hochgeladenen Datei in das Pflichtfeld 'Titel' des Dokuments übernommen wird.

Kategorie (Pflichtfeld)

Über die Kategorie werden die Dokumente innerhalb einer Prüfungsakte untergliedert, sie ist also eine wichtige Eigenschaft um thematisch verwandte Dokumente gemeinsam in der Prüfungsakte einer*s Studierenden zeigen zu können
Zum Start der Prüfungsakte ist eine eher kleine Anzahl von Kategorien eingerichtet worden, aber falls notwendig kann diese Liste über den BIS Support Erweiterungen erfahren
Hier finden sich auch die Kategorien, in denen die aus dem System heraus generierten Dokumente wie Transcripts einsortiert werden. Sie können diese Kategorien genauso verwenden wie alle anderen, wenn dies sinnvoll ist
Eine Erläuterung der einzelnen Kategorien und der Dokumente, die dort normalerweise einsortiert werden sollen finden sie im folgenden Abschnitt
Die Prüfungsakte merkt sich die zuletzt von Ihnen verwendete Kategorie und wählt sie bei neu erstellten Dokumenten automatisch wieder aus. Ausnahmen sind dabei die Verwendung der Serienfunktion und Anlage von Abschlussdokumenten

Zuordnung Studienfach / Einrichtung (Pflichtfeld)

In dieser Liste sehen Sie die Studiengänge der*s Studierenden, für die Sie Berechtigungen besitzen, sowie die Fakultät(en) in Ihrem Zuständigkeitsbereich
Es muss entweder ein Studiengang oder eine Fakultät / Einrichtung gewählt werden, auf diese Weise wird bei dem Dokument dokumentiert in welchen Zuständigkeitbereich es gehört und in weiteren Ausbaustufen der Prüfungsakte kann diese Angabe für die Strukturierung der Dokumentenliste verwendet werden
Generell sollte - sofern verfügbar - das Dokument einen Studiengang zugeordnet werden und nicht nur der Fakultät, auf diese Weise können z. B. bei Studierenden, die sowohl ein Bachelor- wie auch ein Masterstudium absolvieren entsprechende Dokumente getrennt dargestellt werden
Die Studiengänge werden so sortiert, dass die aktuellen Einschreibungen in den meisten Fällen am Anfang der Liste stehen (Promotion vor Master, Master vor Bachelor) und damit bei neu angelegten Dokumenten gleich die richtige Vorauswahl getroffen sein sollte

Interne Beschreibung: Hier können Sie in großem Umfang Anmerkungen zu dem Dokument vornehmen, dabei kann die Wiki Formatierung verwendet werden, die einfache Strukturierungen und Hervorhebungen ermöglicht; Über die Beschreibung lassen sich auch laufende Vorgangsinformationen bei dem Dokument ergänzen, die Entwicklung dieser Dokumentation ist dabei über den Verlauf ggf. nachvollziehbar; Der Inhalt dieses Feldes wird Studierenden auch dann nicht gezeigt, wenn das Dokument der*dem Studierenden freigegeben wurde. Bitte bedenken Sie aber, dass solche Angaben etwa über Anfragen auf Informationsauskunft nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchaus den Betroffenen bekannt werden können

Datum (Pflichtfeld): Das Datum wird bei der Anlage eines Dokuments auf den aktuellen Tag eingestellt. Das Datumsfeld entspricht dem Eingangsstempel. Es soll das Datum gewählt werden, an dem das Dokument angefallen ist, z. B. bei der Abgabe des Zeugnisantrags der nächste Werktag, beim Anerkennungsbescheid das Datum der Entscheidung. Das Feld ist vorbelegt mit dem aktuellen Datum, das Sie nach Bedarf anpassen. Das Datum wird in der Übersicht der Dokumente für die Sortierung verwendet und prominent dargestellt, bei einem Abruf der Datei auch in dem automatisch generierten Dateinamen verwendet

Sichtbarkeit für Studierende*n: Hier können Sie einstellen, ob das Dokument direkt für die*den Studierende*n sichtbar sein soll. Per Vorstellung wird das Dokument nicht veröffentlicht. Diese Einstellung können Sie aber auch auf der Prüfungsaktenseite mit einem Klick ändern

Nach dem Speichern des Dokuments gelangen Sie auf die Dokumentendetailseite, in der Sie alle gerade getätigten Angaben sehen.

Erläuterung der Kategorien

Aktuell gibt es diese Kategorien in der Prüfungsakte und wie zuvor erläutert ist es wichtig diese Zuordnungen möglichst einheitlich zu verwenden, damit ähnliche Dokumente bei den verschiedenen Studierenden möglichst unterhalb der gleichen Kategorie abgelegt werden. Hier werden jeweils Beispiele für Dokumente genannt, die zu den Kategorien passen:

Schriftverkehr: Schriftverkehr aus verschiedenen Anlässe wie Beratung, Anerkennungsprozess; Widerspruch; Widerspruchsbescheid; Antrag auf Verlängerung der Promotionsdauer; Gebührenrechnung Zweitschrift

Abschlussarbeit - Die besondere Kartegorie: Die Abschlussarbeit selbst; Gutachten; Anmeldung der Abschlussarbeit; Antrag auf Fristverlängerung; Weiterleitung der Abschlussarbeit; Anschreiben für Weiterleitung der Abschlussarbeit; Empfangsbestätigung bei Ausgabe der Abschlussarbeit; WICHTIG: Diese Kategorie hat in der Prüfungsverwaltung eine spezielle Funktion im Zusammenspiel mit der Verwaltung der Abschlussarbeiten. Bei Dokumenten in dieser Kategorie werden direkte Links in die Übersicht der Abschlussarbeiten angeboten, gleichzeitig können nur Dokumente in dieser Kategorie direkt bei den Abschlussarbeiten gezeigt werden

Anerkennung: Antrag auf Anerkennung; Transcript anderer Hochschulen; Anerkennungstabelle; Einstufungsbescheid; Anerkennungsbescheid; Brief zu nachzuweisenden Angleichungsstudien; Learning Agreement

Bescheinigung: Bescheinigung Ausländerbehörde (Visa Verlängerung); Abschlussbescheinigung über BA Abschluss für Hochschulwechsler (extern); Abschlussbescheinigung über BA Abschluss für Wechsel in den MA (intern); Bescheinigung für Semesterapparat; Verlängerung Wohnheim; Zulassung Zweithörerschaft (Bescheinigung)

BAföG Leistungsbescheinigung: Hier werden Leistungsbescheinigungen - das sogn. "Formblatt 5" - einsortiert

Diploma Supplements: Hier werden die im System generierten Diploma Supplements zusammengefasst

Eröffnung Promotionsverfahren: Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens mit Anlagen (Dissertation, Summarium, CV, Publikationsliste, Erklärung, Liste der Ko-Autoren...; Einreichung Dissertation; Bestellung Prüfungskommission für Promotionsverfahren; Bestätigung der Eröffnung

Leistungsmeldung: Mitteilung z. B. Notenkorrektur; Leistungen im Rahmen von Studierenden ab 16; Falls Sie - was nicht generell notwendig ist - auch Klausuren oder Hausarbeiten in die Prüfungsakte bringen wollen, so können Sie diese Kategorie ebenfalls verwenden

Nachteilsausgleich: Antrag Nachteilsausgleich; Entscheidung zum Nachteilsausgleich

Protokolle: Protokolle mündlicher Prüfungen; ..

Transcripts nach Modulen und nach Semestern: In diesen beiden Rubriken werden die im System generierten Transcripts zugeordnet. Weitere Dokumente könnten diese sein:; Antrag Zwischentranscript; Zwischentranscript

Zeugnisse & Urkunden & sonstige Abschlussdokumente: Hier werden zum einen die im System generierten Zeugnisse und Urkunden und Vorlagen für Rechtsbehelfsbelehrungen zugeordnet. Weitere Dokumente könnten diese sein:; Zeugnisantrag; früher: ausgefüllte Empfangsbestätigung

Annahme als Doktorand*in: Antrag auf Annahme als Doktorand*in mit Anlagen (CV, Exposé, Motivationsschreiben, Betreuungszusage, Hochschulzeugnisse, Erklärung...); Zulassung als Doktorand*in; Annahme als Doktorand*in; Betreuungsvereinbarung

Progresstest Medizin: Wird nur innerhalb der Medizinischen Fakultät verwendet für Unterlagen des Progresstests

Wie erreiche ich diese Seite

Neue Dokumente werden ausgehend von der Prüfungsaktenseite angelegt. Ebenfalls kann von dort aus die Bearbeitung eines vorhandenen Dokuments erfolgen. Auch aus der Dokumentendetailsicht heraus kann die Bearbeitung ausgerufen werden.