Bearbeitung einer Einrichtung

Auf dieser Seite bearbeiten Sie die Daten einer Einrichtung. Einrichtungen bzw. Funktionsträger*innen können im PEVZ wie Personen Kontaktdaten erhalten. Sie eigenen sich damit z. B. gut für die Darstellung von dauerhaft vorhandenen Zuständigkeiten. Gleichzeitig sind Einrichtungen die Gliederungsstruktur des PEVZs, die die Personen mit ihren Einrichtungszugehörigkeiten und Aufgaben versieht.

Die Bearbeitungsseite kann z. B. über die Detailseite einer Einrichtung erreicht werden oder über die Anlage einer neuen Einrichtung. Diese Angaben sind bei einer Einrichtung möglich:

Bezeichnung - englische Bezeichnung - Kurzbezeichnung - Beschreibung: Diese vier Felder sind von besonderer Bedeutung für die Darstellung und Auffindbarkeit einer Einrichtung. Die Inhalte aller vier Felder werden von der Schnellsuche erfasst.

Bezeichnung*: Die Bezeichnung wird in fast allen Darstellungen verwendet, um der Einrichtung/Funktion einen Namen zu geben. In dieses Feld sollte die vollständige Bezeichnung einer Einrichtung / Funktion eingetragen werden.

Bezeichnung (englisch): Die englische Bezeichnung ist für die englischsprachige Anzeige von Bedeutung und wird auch von der Schnellsuche genutzt.

Kurzbezeichnung*: Die Kurzbezeichnung wird nur an wenigen Stellen angezeigt, da sie aber ebenfalls von der Schnellsuche genutzt wird können hier üblicherweise verwendete Abkürzungen (Beispiele wären ZiF, BiSEd) untergebracht werden, damit NutzerInnen der öffentlichen Suche die Einrichtung / Funktion auch über die Abkürzung finden können.; Falls es keine geläufige Kurzbezeichnung gibt können Sie hier den gleichen Text wie in der Bezeichnung eintragen, ggf. sinnvoll gekürzt.

Beschreibung: Dieses Attribut kann für eine Kurzbeschreibung genutzt werden. Hier sollten relevante Stichworte untergebracht werden, die die Einrichtung / Funktion gut charakterisieren.

Übergeordnete Einrichtung / Funktion: Jeder Einrichtung gehört zu einer übergeordneten Einrichtung. Diese wählen Sie hier aus. Es ist nicht möglich eine Einrichtung mehreren übergeordneten Einrichtungen zuzuordnen. Falls eine Einrichtung ausgewählt wurde, die eine untergeordnete Einrichtung der aktuell bearbeiteten Einrichtung ist, so wird beim Speichern eine Fehlermeldung angezeigt.

Art der Einrichtung / Funktionsträgerauswahl: Die Art der Einrichtung hat insbesondere bei der Darstellung der Funktionsträger eine große Bedeutung: Wenn Sie z. B. eine neue Studienberatung anlegen wollen, so wird diese erst dann in die hochschulweite Liste der Studienberatungen aufgenommen, wenn Sie die entsprechende Einrichtungsart gewählt haben. Die Liste der Funktionsträger wird im Personen- und Einrichtungsverzeichnis prominent dargestellt, um den Nutzerinnen und Nutzern das Finden der richtigen Ansprechpersonen zu erleichtern. Sie enthält eine Reihe von Funktionen, die in allen Einrichtungen zu finden sind, wie eben "Studienberatungen"; Welche Einrichtungsarten Funktionsträger bezeichnen, sehen Sie in der kleinen Liste am Ende des Eingabeformulars.

Telefon: Nur die interne 4- bzw. 5-stellige Durchwahl. Die Vorwahl wird beim Speichern automatisch aus dem Standort (siehe Büro) ergänzt.

Fax: Die Faxnummer kann bis zu 7 Stellen lang sein. Auch hier muss nur die interne Durchwahl eingetragen werden

Erreichbarkeit: Die Erreichbarkeit - also Öffnungszeiten, Sprechzeiten, Anwesenheiten im Büro oder besondere Hinweise zur Kontaktaufnahme - der Einrichtung

postalische Anschrift: Die Adresse für Postsendungen

Büro: Die Angaben zu einem Büro besteht aus bis zu vier Teilangaben. Wichtig ist die Auswahl des passenden Standorts, da auf diesem Wege weitere Informationen wie die Telefonvorwahl oder Links zu Lageplänen vom System zur Verfügung gestellt werden.; Die Angaben zu Bauteil, Ebene und Raumnummer sollten so eingetragen werden, wie es für das jeweilige Gebäude üblich ist.

E-Mailadresse: Die eMailadresse wird nicht nur zur Information der PEVZ NutzerInnen verwendet, sie spielt auch in den BIS Mailverteilern eine Rolle: Diese Verteiler lassen grundsätzlich nur eMails von Adressen zu, die über das PEVZ bekannt sind, und durch die Eintragung von eMailadressen bei Einrichtungen können Funktionsadressen dauerhaft sendeberechtigt gemacht werden.

Homepage: Der Link zur Homepage der Einrichtung

Briefkasten: Angaben zu einem Briefkasten