Bereinigung von Mehrfacheintragungen der gleichen Person

Im PEVZ soll für eine Person immer nur genau ein Eintrag vorhanden sein, der ggf. mit vielen verschiedenen Kontaktdatensätzen versehen wird. Wenn eine Person mehrmals im PEVZ eingetragen wird hat dies meist unmittelbare, negative Auswirkungen:

Mit der Person verknüpfte Daten wie Lehrveranstaltungen im eKVV sind bei einem PEVZ Eintrag gebündelt, sondern verteilen sich auf mehrere Einträge
Die Personen haben keinen Zugriff auf alle zu ihrer Person gehörenden Daten
NutzerInnen des PEVZs werden verwirrt, weil sie nicht unterscheiden können ob es sich um dieselbe Person handelt, oder nicht

Doppler sollten daher am besten erst garnicht entstehen - siehe dazu die Hinweise in der Seite zum Neuanlegen einer Person - oder nach dem Bekanntwerden so rasch wie möglich beseitigt werden. Es gibt dabei zwei Zugänge zu dieser Seite, die in einer etwas unterschiedlichen Darstellung münden:

Nach dem Neuanlegen einer Person: Wenn eine neue Person zum ersten Mal gespeichert wird prüft das System ob identische bzw. sehr ähnliche Einträge im PEVZ existieren. Ist dies der Fall wird direkt nach dem Speichern in diese Seite gewechselt
Durch expliziten Aufruf: Bei einem später erkannten Doppeleintrag kann über die Personendetailseite eines der Einträge diese Seite aufgerufen werden um die Verschmelzung durchzuführen

Die entscheidende Frage: Verschmelzen oder nicht?

Beim Aufruf der Seite werden mögliche doppelte Personeneinträge gesucht und zur Auswahl für die Verschmelzung angezeigt. Als potentiell doppelte Einträge gelten dabei solche, die sich in Vor- und Nachname gleichen und die ein identisches Geburtsdatum haben.

ACHTUNG! Vergewissern Sie sich, dass es sich bei denen von Ihnen dann für die Verschmelzung gewählten Personeneinträgen wirklich um ein und dieselbe Person handelt. Ist die Verschmelzung erst einmal erfolgt kann dieser Vorgang von Ihnen nicht mehr rückgängig gemacht werden. Sie können in der Seite auf die Personennamen klicken und gelanden Sie in der Personendetailseite, in der Sie alle im PEVZ bekannten Informationen zur Person einsehen können.

Im Zweifelsfall sollten Sie die betreffende Person ansprechen um mit ihr zu klären, ob die beiden Einträge wirklich zu ihr gehören.

Durchführung der Verschmelzung

Bei der Verschmelzung werden alle Kontaktdatensätze beider Einträge in einem einzigen Eintrag zusammengeführt. Sämtliche Einträge als Lehrende bei Veranstaltungen im eKVV werden automatisch aktualisiert. Weiterhin werden die Einträge in folgenden Punkten miteinander verglichen:

Lehrend tätig / Forschend tätig
Persönlicher Titel
Anrede
Login
Foto
Curriculum Vitae
Aktuelle Forschungsthemen

Kann einer der beiden Personeneinträge im eKVV bzw. in Forschungskontexten angezeigt werden, so wird die entsprechende Einstellung auch für den neuen Eintrag übernommen. Sollten Angaben zur Anrede und dem Login bei dem Zielpersoneneintrag fehlen, werden die Werte des anderen Personeneintrags übernommen. Bei dem persönlichen Titel wird der längere Eintrag gewählt.

Sollten beide Einträge über ein Foto verfügen, wird das später eingestellte (also vermutlich jüngere) ausgewählt. Sollten beide Personeneinträge über Angaben zum Curriculum Vitae bzw. den aktuellen Forschungsthemen verfügen, werden diese Angaben aneinander gehängt. Sie sollten diese Daten gegebenenfalls korrigieren!

Automatische Dopplerbereinigung

Seit 2016 wird im System zusätzlich eine eigenständige Dopplerbereinigung durchgeführt, die über die UniID erfolgt. Das System durchsucht dazu regelmäßig das PEVZ auf Einträge, denen die gleiche UniID zugeordnet wurde. Solche Einträge werden dann automatisch zusammengeführt. Trotzdem sollte die Entstehung von Dopplern weiterhin von vorne herein vermieden werden.

Verschmelzung mit bereits gelöschten Einträgen

Bei der Verschmelzung von Personen werden gelöschte Einträge nicht angeboten. Allerdings gibt es in seltenen Fällen den Bedarf auch mit solchen Einträgen eine Verschmelzung durchführen zu können. Ein typischer Fall sind hier Lehrenden, die mit Unterbrechungen Lehraufträge erhalten haben und deren Veranstaltungen im eKVV nun zum Teil noch dem alten, bereits gelöschten Personendatensatz zugeordnet sind. In solchen Fällen müssen Sie sich an uns wenden, damit die Verschmelzung durchgeführt wird.