Neuanlage einer Person

Die Funktion zum Anlegen einer neuen Person kann auf verschiedenen Wegen erreicht werden:

Die Startseite der PEVZ Eingabe
Die Detailseite einer vorhandenen Person
Die Suchergebnisseite

Die Eingabe erfolgt dann in der Bearbeitungsseite.

Allgemein

Ein Personeneintrag besteht immer aus den Grunddaten und den Kontaktdaten einer Person. Eine Person kann mehrere Kontaktdaten haben, die Grunddaten bleiben dabei aber immer die selben. Um neue Personen anlegen zu können müssen Sie PEVZ Beauftragte*r sein.

Vermeidung von Dopplern

Wichtig ist dabei die Vermeidung von Doppeleinträgen der gleichen Person bzw. die rasche Beseitigung von Doppeleinträgen, da solche Einträge dafür sorgen können, dass den entsprechenden MitarbeiterInnen in mit dem PEVZ verbundenen Diensten wie dem eKVV nicht alle notwendigen Zugriffsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Gehen Sie bei der Neuanlage daher in diesen Schritten vor:

Suchen Sie nach der Person über die Schnellsuche
Wird Ihnen im Suchergebnis die gesuchte Person bereits angezeigt? Wenn Sie unsicher sind, ob eine gefundene Person mit der Person identisch ist, die Sie gerade eintragen wollen, so können Sie die weiteren Angaben im PEVZ prüfen, insbesondere die eMailadresse. Wenn danach immer noch nicht klar ist ob es sich um dieselbe Person handelt sollten Sie einmal bei der Person nachfragen, die Sie eintragen wollen
Wenn die Person noch nicht vorhanden ist können Sie den unter dem Suchergebnis angezeigten Schalter zur Neuanlage einer Person anklicken und sie von Grund auf neu eintragen
Wenn die Person aber bereits eingetragen ist - z. B. von einer anderen Einrichtung - so klicken Sie statt dessen den Namen im Suchergebnis an und gelangen dadurch auf die Detailseite der Person
In der Detailseite können Sie prüfen ob die Eintragungen schon komplett und Sie damit bereits fertig sind
Sollten noch Eintragungen fehlen - zum Beispiel die Zuordnung der Person zu Ihrer Einrichtung - so klicken Sie nun auf die Punkt Weiterer Kontakt / Funktion im Menü. Dadurch öffnet sich die Bearbeitungsseite, Sie können den zusätzliche Kontakt eintragen und die Person so in Ihre Einrichtung holen

Falls Sie trotzdem eine Person neu eingetragen haben, die schon existiert oder für die ein sehr ähnlicher Personeneintrag besteht, werden Sie nach dem Speichern auf die Seite weitergeleitet, die Ihnen die potentiellen Doppler anzeigt und eine Verschmelzung der Einträge ermöglicht.

Keine Eintragungen von 'unechten' Personen

Auch sollten keine Eintragungen vorgenommen werden, die sich nicht auf konkrete Personen beziehen. Dies betrifft nicht nur 'N.N.' Einträge, sondern auch Einträge die eigentlich Funktionsträger wie Studienberatungen etc. bezeichnen. Für solche Einträge kann besser eine entsprechende Einrichtung angelegt werden.