Prüfungsakte - Überführung der generierten Transcripts, etc. in die neue Prüfungsaktenstruktur

In dieser Seite wird dokumentiert, wie bei der Überführung der generierten Transcripts, Diploma Supplements, Zeugnisse und Urkunden in die neue Struktur der Prüfungsakte im April 2023 vorgegangen wurde.

Hintergrund

Die Prüfungsverwaltung verfügte bereits seit ca. 10 Jahren über die Option, die im System erzeugten Zeugnisdokumente auch in der Prüfungsverwaltung abzuspeichern und so zu archivieren und den Studierenden freizugeben. Mit dem Ausbau der digitalen Prüfungsakte, der Ende 2022 erfolgt und Anfang 2023 in den Regelbetrieb ging, stand dann im System eine leistungsfähigere Struktur bei der Dokumentenablage zur Verfügung.

Die generierten Dokumente wurden Anfang April 2023 in diese Struktur überführt und gewannen dadurch deren Eigenschaften, zum Beispiel die damit erstmals verfügbare Dokumentendetailseite und den dort sichtbaren Bearbeitungsverlauf. Auch die neuen Sicherheitsaspekte der Prüfungsakte wurden damit für die generierten Dokumente wirksam.

Es wurde damit auch möglich bereits einmal den Studierenden sichtbar gemachte Dokumente wieder zu löschen bzw. in den Papierkorb zu legen, während diese Dokumente zuvor dauerhaft in der Seite der Prüfungsakte verblieben. Zugleich sind damit die generierten Dokumente auch nicht mehr vollständig löschbar und bleiben generell erhalten, womit die Prüfungsakte erst zur der Grundlage für eine jederzeit nachvollziehbare Dokumentation der ausgegebenen Zeugnisdokument werden konnte.

Umgang mit mehreren Versionen des gleichen Dokuments

Vor der Umstellung auf die neuen Prüfungsaktenstruktur erzeugten neue Versionen von Transcripts etc. jeweils separate Dokumente in der Prüfungsakte. Diese Dokumente konnten teilweise gelöscht werden und wurden dies auch, um die Übersichtlichkeit zu erhalten. Gleichzeitig war es aber auch bereits in dieser Version der Prüfungsakte ein Ziel einmal an Studierenden ausgegebene - also veröffentlichte - Dokumente nicht wieder komplett zu verlieren. Daher wurde die Löschung teilweise unterbunden. Auch sollte immer nur eine Version eines Dokuments zugleich veröffentlicht werden, daher hatte die Veröffentlichung einer neuen Version eines Dokuments die Folge, dass eine andere veröffentlichte Version zurückgezogen wurden.

In der neuen Struktur gibt es aber die Option bei einem Dokument die angehängte Datei auszutauschen und diese Option wird nun generell verwendet, siehe dazu auch den Abschnitt 'Zusammenfassung aller Versionen eines generierten Dokuments' in der Prüfungsakte. Durch die Nutzung dieser Option ist automatisch gewährleistet, dass nur eine Dokumentversion sichtbar sein kann für Studierende, für die Prüfungsämter spart es die Arbeit des Löschens von alten Dokumentenversionen.

Bei der Migration der existierenden, mehr als 200.000 generierten Dokumente wurde genauso so vorgegangen, es wurden also ggf. mehrere Versionen des gleichen Dokuments zu einem einzigen Dokument zusammengeführt, welches dann die ganzen, bisher getrennten Dateiversionen in seinem Dokumentenverlauf hatte.

Bei der Zusammenführung musste festgelegt werden, in welcher Reihenfolge die gleichartigen Dokumente zusammengefügt werden. Hier wurde zum einen chronologisch vorgegangen, die ältesten Dokumenten wurden also zuerst umgestellt und die neueren dann hinzugefügt. Dies sorgte dafür, dass ggf. die neueste Version eines Dokuments auch die wurde, die nach der Umstellung und Zusammenführung als aktuelle Version direkt geöffnet wird.

Die älteren Versionen befinden sich nun im Verlauf des Dokuments, der sich in der Detailansicht eines Dokuments abrufen lässt.

Sonderfall der veröffentlichten Dokumente

Eine speziellen Fall stellten bei der Umstellung die für die Studierenden veröffentlichten Dokumente dar: Diese sollten nicht einfach aus der Sichtbarkeit für die Studierenden verschwinden, daher wurden sie bei der Umstellung als allerletzte und damit aktuelle Version hinzugefügt. Auch in dem Fall, dass noch eine neuere, aber eben unveröffentlichte, Version des gleichen Dokuments existierte.

Dies kann u. U. für eine Darstellung in der Prüfungsakte sorgen, die ungewohnt ist, da die neuere Dokumentenversion nun nicht mehr direkt angezeigt wird, sondern sich nur über den Verlauf wiederfinden lässt. Insbesondere in Fällen, bei denen die deutsch- und die englischsprachige Version in unterschiedlichen Ständen veröffentlich worden waren. Diese Vorgehensweise lässt sich allerdings nicht mehr revidieren und hat in den allermeisten Fällen für die Ergebnisse gesorgt, die am sinnvollsten bei der Zusammenführung waren.