Detailansicht eines Dokuments in der Prüfungsakte

In dieser Seite werden alle Informationen zu einem Dokument in der Prüfungsakte gezeigt.

Welche Dokumenteneigenschaften werden gezeigt

Eine Beschreibung der einzelnen Angaben findet Sie in der Hilfe zur Dokumentenbearbeitung.

In dieser Seite wird außerdem der automatisch generierte Dateiname gezeigt, der sich aus diesen Bestandteilen zusammensetzt:

Datum in der Schreibweise Jahr, Monat, Tag
Matrikelnummer
Kategorie in einer Kurzform
Interne ID, die den Dateinamen immer eindeutig macht

Der Name, den die Datei beim Hochladen hatte, spielt keine Rolle in der Prüfungsakte.

Zusätzlich werden am Ende der Seite noch diese Eigenschaften gezeigt, die aber für die tägliche Arbeit im Prüfungsamt nicht so relevant sind und eher technische Bedeutung haben:

Gültigkeit

Wenn ein Dokument ungültig gemacht wurde, so wird ein entsprechender Hinweis gezeigt. Mit Stand 02/2024 kann dies aber nur in zwei Fällen vorkommen:
Im Zuge der Dokumentation der Rücknahme von Zeugnissen wird das Dokument, welches im Zuge der Dokumentation der Zeugnisausgabe generiert wurde, als ungültig markiert
Im Fall der kompletten Löschung eines Studienabschlusses werden die ggf. bereits auf dessen Basis erstellten Zeugnisse und Urkunden entsprechend gekennzeichnet
Als ungültig gekennzeichnete Dokumente sind nie für Studierende sichtbar

Dokumenten-ID

Diese Zahl ist der systeminterne Schlüssel des Dokumentendatensatzes. Bei Supportanfragen kann er genutzt werden um eindeutig zu klären um welches Dokument es geht

Prüfsumme der Datei

Diese lange Zeichenkette aus Buchstaben und Zahlen ist eine sogn. Prüfsumme der Datei, die zu dem Dokument gehört. Die Prüfsumme kann verwendet werden um zu validieren, dass die Datei in genau der gleichen Form im System gespeichert ist, in der sie hochgeladen wurden
Die Prüfungsverwaltung verwendet dabei heute eine Prüfsumme im SHA-256 Format. Wenn Sie mit einem entsprechenden Programm auf Ihrem PC diese Prüfsumme auf der Datei berechnen, die Sie hochgeladen haben, muss dabei genau der gleiche Wert herauskommen, der in der Prüfungsverwaltung gezeigt wird

Dateigröße

Die Größe der beim Dokument hochgeladenen Datei

Status der Verschlüsselung

Die Dateien in der Prüfungsakte werden im System verschlüsselt abgelegt. Bei hochgeladenen Dateien geschieht dies innerhalb von wenigen Sekunden nach dem Hochladen, bei generierten Dokumenten sofort

Virenscan

Ebenfalls im Zuge des Hochladens einer Datei wird ein Virusscan ausgeführt. Dies dauert etwas länger als die Verschlüsselung, aber im Regelfall sollte 30-60 Sekunden nach dem Hochladen einer Datei das Ergebnis an dieser Stelle angezeigt werden
Dies sollte im Normalfall der Text 'Virusscan durchgeführt, es wurden keine schädlichen Inhalte gefunden' sein, gefolgt von dem Datum, an dem die letzte Überprüfung erfolgt ist
Andere Hinweise werden gezeigt, wenn der Scanvorgang noch nicht abgeschlossen ist, oder wenn der Scan zu dem Ergebnis geführt hat, dass der Inhalt gefährlich sein könnte. In diesem Fall wird der Download der Datei unterbunden bis eine Überprüfung durch das BITS stattgefunden hat. In so einem Fall wenden Sie sich an den BIS Support. Falls Sie die Datei vorher schon auf Ihrem Rechner geöffnet haben ist nun große Vorsicht notwendig
Bei generierten Dateien ist kein Virenscan notwendig und ein entsprechender Hinweis wird gezeigt

Welche Aktionsmöglichkeiten habe ich auf der Seite

Die zum Dokument gehörende Datei kann abgerufen werden
Hochgeladene Dokumente können in allen Eigenschaften bearbeitet werden, bei generierten Dokumenten gibt es diese Option nicht. Diese können nur erneut generiert werden und der Inhalt des Dokuments aktualisiert sich dadurch, siehe die Beschreibung hier
Das Dokument kann in den Papierkorb gelegt werden
Wenn das Dokument der Abschlussarbeitenkategorie zugeordnet ist, wird ein direkter Link in die Seite aller Abschlussarbeiten neben dem Kategoriennamen angeboten
Wenn das Dokument im Kontext einer eKVV Veranstaltung entstanden ist, dann wird ein Link in die Prüfungsaktenseite der Veranstaltung unter der Veranstaltungsbezeichnung angeboten

Neues Dokument anlegen / Serienfunktion

Sie finden zwei Möglichkeiten, um direkt hier das nächste Dokument in die Prüfungsakte zu laden:

'Neues Dokument hinzufügen'

Dieser Schalter öffnet das Formular für die Anlage eines neuen Dokuments genauso, als wenn Sie von der Startseite der Prüfungsakte ausgehend ein neues Dokument erstellen
Hier werden also die Formularfelder nur in geringem Umfang voreinstellt, siehe die Beschreibung der Bearbeitungsseite
Diese Option ist bei hochgeladenen und generierten Dokumenten verfügbar

Serienfunktion - 'Gleiches Dokument für Matrikelnummer anlegen'

Diese Option ist nur bei hochgeladenen Dokumenten verfügbar:
Legt eine Kopie des aktuellen Dokuments für die eingetragene Matrikelnummer an. Dabei werden alle Angaben übernommen außer der angehängten Datei. Falls das Dokument für die gleiche Matrikelnummer angelegt wird, dann wird auch der Titel nicht übernommen
Diese Option ist vor allem dann hilfreich, wenn eine ganze Reihe von identischen Dokumenten für unterschiedliche Matrikelnummern hochgeladen werden sollen, die sich im wesentlichen in der eingescannten Datei unterscheiden
Per Voreinstellung ist hier die Matrikelnummer der Person eingetragen, zu der das gerade gezeigte Dokument gehört. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie eine Reihe von Dokumenten zu einer Person hochladen und dabei chronologisch und innerhalb der gleichen Kategorie vorgehen. Dann wird der Überarbeitungsaufwand durch die voreingestellten Formularinhalte reduziert

Verlauf der Bearbeitung

Am Ende der Seite finden Sie den Verlauf der Bearbeitung des Dokuments. Hier wird gezeigt welche Veränderungen es gab, dabei werden manuelle Bearbeitungen durch Sie und andere Prüfungsamtmitarbeiter*innen gemeinsam gezeigt mit vom System erzeugten Einträgen zum Beispiel aus der Dateiverschlüsselung oder der Virusprüfung.

Bei jedem Eintrag wird in zusammengefasster Form beschrieben welche Änderungen oder Aktivitäten hier stattgefunden haben und wann und von wem sie ausgelöst wurden. Auch wenn bei der Zeitangabe nur der Tag angezeigt wird entspricht die Reihenfolge der Verlaufseinträge der Bearbeitungschronologie, die letzten Bearbeitungen werden dabei als erstes gezeigt und die ältesten am Ende.

Über den 'Details'-Link wird die Anzeige des jeweiligen Verlaufseintrags geöffnet. Über diese Detailseite können z. B. frühere Versionen der zum Dokument gehörenden Datei wieder aufgerufen werden. Das kann gerade bei generierten Dokumenten relevant sein, falls eine früher einmal für Studierende verfügbar gemachte Version noch einmal benötigt wird.

Wie erreiche ich diese Seite

Die Detailseite eines Dokuments wird von der Prüfungsaktenseite aus erreicht.