BIS E-Mailverteiler: Der Freigabeschritt

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Bei allen E-Mailverteilern im BIS müssen verschickte E-Mails jeweils freigeschaltet werden. Auf dieser Seite wird dieses Verfahren, welches immer gleich ist, grundsätzlich beschrieben und auf bekannte Probleme eingegangen.

Wie funktioniert die Freigabe

Grundsätzlich funktioniert der Freigabeprozess einer E-Mail so:

1. Nachdem Sie Ihre E-Mail an einen der BIS Verteiler geschickt haben erzeugt das System eine Freigabe-E-Mail. Diese E-Mail geht entweder an Sie als Absender oder an Moderatoren.

1. In der Freigabe-E-Mail befinden sich zwei Internetadressen. Eine der Adressen muss aufgerufen werden um die Freigabe durchzuführen und die Verteilung zu starten.

1. Der Unterschied zwischen den beiden Internetadressen zu Freigabe besteht darin, ob eine Archivierung der verschickten E-Mail im BIS durchgeführt werden soll oder nicht.

1. Wenn die E-Mail dann verteilt wird erhält immer auch der Absender die E-Mail noch einmal.

Im folgenden werden diese Schritte noch einmal im Detail beschrieben.

Wer erhält die Freigabe-E-Mail

Wer die Freigabe-E-Mail erhält hängt ganz von jeweiligen Verteiler ab: So wird bei den Verteilern für Lehrveranstaltungen die Freigabe-E-Mail immer an den Absender zurück geschickt während bei großen Verteilern wie dem zur Adressierung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine zentrale Moderation erfolgt und die Freigabe-E-Mails immer bei bestimmten Personen auflaufen.

Nachdem Sie eine E-Mail an einen der BIS E-Mailverteiler geschickt haben schickt das System nach kurzer Zeit eine sogn. Freigabe-E-Mail. Wie eine solche E-Mail aussieht wird weiter unten gezeigt. Nicht bei allen Verteilern wird die Freigabe-E-Mail an den Absender der zu verschickenden E-Mail geschickt! So

In der E-Mail finden Sie zwei Internetlinks. Sie müssen einen der Links aufrufen um die endgültige Freigabe auszuführen und damit die eigentliche Versendung der Ihrer E-Mail an die Adressaten.

Eine solche E-Mail sieht beispielsweise so aus:

Eine Email wartet auf Freigabe für den eKVV-Emailverteiler

WS2004_350001@ekvv.uni-bielefeld.de
= Alle TeilnehmerInnen und Lehrenden der Veranstaltung 350001 Emailtest (nur für Tests) (S) im Semester WS 2004/2005. Dieser Verteiler berücksichtigt das eKVV Teilnehmermanagement NICHT !

Wenn Sie die angehängte Email freigeben wollen, rufen Sie bitte den
folgenden Link auf. Achten Sie bitte unbedingt darauf, den vollständigen
Link aufzurufen:

http://www.zfl.uni-bielefeld.de/ekvv/mail/approve/23141/1b429901/WS2004_350001

** Bitte beachten Sie:** Der Inhalt der angehängten Email wird mit
der Freigabe in das entsprechende Veranstaltungsforum im eKVV kopiert
und ist damit öffentlich zugänglich. Bitte geben Sie deshalb keine Emails
mit vertraulichen Daten (Klausurergebnisse, Passwörter, ...) frei.

Wenn Sie eine Email an alle TeilnehmerInnen der Veranstaltung versenden
möchten, ohne dass der Inhalt der Email in das eKVV-Forum kopiert wird,
benutzen Sie bitte folgenden Link:

http://www.zfl.uni-bielefeld.de/ekvv/mail/approve/23141/1b429901/WS2004_350001?forum=false

Wenn Sie die angehängte Email nicht innerhalb von 48 Stunden über
den oben genannten Link freigeben, wird die Email automatisch aus
der Warteschlange gelöscht und NICHT (!!!) an die Empfänger
verschickt.

Bei weiteren Fragen zu diesem Service wenden Sie sich bitte per Email an:
support@ekvv.uni-bielefeld.de


---------- Forwarded message ----------
From: Henning Brune <henning.brune@uni-bielefeld.de>
To: WS2004_350001@ekvv.uni-bielefeld.de
Date: Fri, 13 Apr 2007 16:01:05 +0200
Subject: DokTest
Hier steht der Inhalt meiner auf Freigabe wartenden E-Mail....

Wer erhält die Freigabe-E-Mail

Bei den meisten Verteilern ist es so, dass die Person, die die E-Mail an den Verteiler geschickt hat, auch die Freigabeaufforderung erhält. Es gibt aber auch Verteiler, bei denen die Freigabe von bestimmten Personen (den Moderatoren) durchgeführt wird.

Wie es sich bei einem bestimmten Verteiler verhält können Sie der jeweilige Beschreibung entnehmen.

Warum gibt es den Freigabeschritt

• Spamschutz
• Moderation

Was bedeutet die Archivierungsoption

Bei einigen E-Mailverteilern gibt es die Möglichkeit die E-Mailinhalte auch im BIS System abzulegen und so für die Adressaten noch auf einem zusätzlichen Wege erreichbar zu machen.

Prominentestes Beispiel sind vermutlich die E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen. Hier wird bei einer Freigabe mit Archivierung die E-Mail zusätzlich in das Forum der Veranstaltung gestellt. Falls die E-Mail einen Dateianhang hatte so wird dieser auch in der Dokumentenablage abgelegt.

Bei den meisten Verteilern spielt die Archivierungsoption allerdings keine Rolle und es ist bei der Freigabe irrelevant, ob mit oder ohne Archivierung freigegeben wird. Ob die Archivierungsoption bei einem bestimmten Verteiler relevant ist können Sie der jeweilige Beschreibung entnehmen.

Welche Probleme können bei der Freigabe auftreten

Ich erhalte keine Freigabe-E-Mail

• Wartezeit
• Spamfilter

In meiner Freigabe-E-Mail sind keine Links

• Spamfilter/Phisingfilter

Kann ich eine einmal freigegebene E-Mail wieder zurück holen

Nein.