BIS E-Mailverteiler: Der Freigabeschritt

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Version vom 4. März 2008, 17:42 Uhr von bisinfo>ihbrune


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Bei allen E-Mailverteilern im BIS müssen verschickte E-Mails jeweils freigeschaltet werden. Auf dieser Seite wird dieses Verfahren, welches immer gleich ist, grundsätzlich beschrieben und auf bekannte Probleme eingegangen.

Wie funktioniert die Freigabe

Grundsätzlich funktioniert der Freigabeprozess einer E-Mail so:

  1. Nachdem Sie Ihre E-Mail an einen der BIS Verteiler geschickt haben erzeugt das System eine Freigabe-E-Mail. Diese E-Mail geht entweder an Sie als Absender oder an Moderatoren.
  1. In der Freigabe-E-Mail befinden sich zwei Internetadressen. Eine der Adressen muss aufgerufen werden um die Freigabe durchzuführen und die Verteilung zu starten.
  1. Der Unterschied zwischen den beiden Internetadressen zu Freigabe besteht darin, ob eine Archivierung der verschickten E-Mail im BIS durchgeführt werden soll oder nicht.
  1. Wenn Sie eine der Freigabeadressen aufgerufen haben gelangen Sie in eine Seite, die Ihnen nach kurzer Wartezeit den erfolgreichen Versand der E-Mail bestätigt.
  1. Wenn die E-Mail dann verteilt wird erhält immer auch der Absender die E-Mail noch einmal.

Im folgenden werden diese Schritte noch einmal im Detail beschrieben.

Wer erhält die Freigabe-E-Mail

Wer die Freigabe-E-Mail erhält hängt ganz von jeweiligen Verteiler ab: So wird bei den Verteilern für Lehrveranstaltungen die Freigabe-E-Mail immer an den Absender zurück geschickt während bei großen Verteilern wie dem zur Adressierung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine zentrale Moderation erfolgt und die Freigabe-E-Mails immer bei bestimmten Personen auflaufen. Das Verhalten der einzelnen Verteiler wird in der jeweiligen Beschreibung erläutert.

Wie sieht eine Freigabe-E-Mail aus

In jeder Freigabe-E-Mail finden Sie eine Reihe von wichtigen Informationen. Grundsätzlich sollten Sie sich immer einen Moment Zeit nehmen und einen Blick in den Inhalt werfen, damit Sie nicht versehentlich E-Mails freigeben, die nicht freigegeben werden sollen.

Beispiel für eine Freigabe-E-Mail: 

Eine Email wartet auf die Freigabe für den Verteiler

studierende@ekvv.uni-bielefeld.de
= Alle Studierenden der Hochschule im eKVV

** WICHTIG **

Bitte kontrollieren Sie, ob die angehängte Email tatsächlich
freigegeben werden soll und es sich nicht um Spam oder nicht für
den Adressatenkreis bestimmte Informationen handelt.

Wenn Sie die angehängte Email nicht innerhalb von 72 Stunden über
einen der unten genannten Links freigeben, wird die Email automatisch
gelöscht und NICHT (!!!) an die Empfänger verschickt.

Wenn Sie die angehängte Email wirklich versenden wollen,
rufen Sie bitte den folgenden Link auf:

http://www.xy.uni-bielefeld.de/a/b/c/d/e/studierende

** Bitte beachten Sie:**

Der Inhalt der angehängten Email wird mit der Freigabe im eKVV archiviert.

Wenn Sie eine Email versenden möchten, ohne dass der Inhalt der Email im eKVV archiviert wird, benutzen Sie bitte folgenden Link:

http://www.xy.uni-bielefeld.de/a/b/c/d/e/studierende?archivieren=nein

Bei weiteren Fragen zu diesem Service wenden Sie sich bitte per Email an: support@ekvv.uni-bielefeld.de

---------- Forwarded message ----------
From: Henning Brune <henning.brune@uni-bielefeld.de>
To: WS2004_350001@ekvv.uni-bielefeld.de
Date: Fri, 13 Apr 2007 16:01:05 +0200
Subject: DokTest
Hier steht der Inhalt meiner auf Freigabe wartenden E-Mail....

Die E-Mail besteht aus mehreren Teilen. Ganz am Anfang steht noch einmal die Verteileradresse zusammen mit einer kurzen Beschreibung: 

studierende@ekvv.uni-bielefeld.de
= Alle Studierenden der Hochschule im eKVV

Diese Angabe soll sicherstellen, dass E-Mails immer an den richtigen Verteiler gehen. Als nächstes folgenden die Freigabeadressen: 

Wenn Sie die angehängte Email wirklich versenden wollen,
rufen Sie bitte den folgenden Link auf:

http://www.xy.uni-bielefeld.de/a/b/c/d/e/studierende

** Bitte beachten Sie:**

Der Inhalt der angehängten Email wird mit der Freigabe im eKVV archiviert.

Wenn Sie eine Email versenden möchten, ohne dass der Inhalt der Email im eKVV archiviert wird, benutzen Sie bitte folgenden Link:

http://www.xy.uni-bielefeld.de/a/b/c/d/e/studierende?archivieren=nein

Bei den Verteilern, bei denen die Archivierung eine Rolle spielt (siehe den folgenden Abschnitt) können Sie entscheiden, ob Sie diese Option nutzen wollen.

In den meisten E-Mailprogrammen können Sie die Links einfach anklicken. Falls dies nicht funktioniert müssen Sie den entsprechende Link kopieren und manuell in einem Webbrowser aufrufen.

Wenn Sie einen der Links aufrufen gelangen Sie in die Internetseite, die Ihre Freigabe verarbeitet. Je nachdem, wie groß und komplex der Verteiler ist kann dies einige Sekunden dauern. Sie erhalten dann eine Bestätigungsmeldung, dass ihre Freigabe erfolgt ist.

Bitte beachten Sie, dass die Freigabeadressen nach einmaligem Aufruf verbraucht sind. Bei einem weiteren Aufruf erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Am Ende der Freigabe-E-Mail finden Sie schließlich die komplette E-Mail, die freigegeben werden soll: 

---------- Forwarded message ----------
....

Gerade wenn Sie als Moderator eingesetzt sind müssen Sie hier genau prüfen, welche E-Mail Sie freigeben würden.

Was ist die Archivierung und wo spielt sie eine Rolle

Die Archivierungsmöglichkeit einiger E-Mailverteiler ist eine ganz besondere Zusatzfunktion des Systems. Allgemein gesagt stellt sie die Möglichkeit dar per E-Mail verschickte Nachrichten zusätzlich in den Internetseiten der BIS Anwendungen zu zeigen und so die Sichtbarkeit noch einmal zu erhöhen. Beispiele für Verteiler, bei den die Archivierung eine Rolle spielt, sind diese:

Warum gibt es den Freigabeschritt

  • Spamschutz
  • Moderation

Was bedeutet die Archivierungsoption

Bei einigen E-Mailverteilern gibt es die Möglichkeit die E-Mailinhalte auch im BIS System abzulegen und so für die Adressaten noch auf einem zusätzlichen Wege erreichbar zu machen.

Prominentestes Beispiel sind vermutlich die E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen. Hier wird bei einer Freigabe mit Archivierung die E-Mail zusätzlich in das Forum der Veranstaltung gestellt. Falls die E-Mail einen Dateianhang hatte so wird dieser auch in der Dokumentenablage abgelegt.

Bei den meisten Verteilern spielt die Archivierungsoption allerdings keine Rolle und es ist bei der Freigabe irrelevant, ob mit oder ohne Archivierung freigegeben wird. Ob die Archivierungsoption bei einem bestimmten Verteiler relevant ist können Sie der jeweilige Beschreibung entnehmen.

Welche Probleme können bei der Freigabe auftreten

Ich erhalte keine Freigabe-E-Mail

  • Wartezeit
  • Spamfilter

In meiner Freigabe-E-Mail sind keine Links

  • Spamfilter/Phisingfilter

Kann ich eine einmal freigegebene E-Mail wieder zurück holen

Nein.

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