Diese Anleitung beschreibt die Möglichkeiten, wie eine Aktensicht für Beschäftigte in die eigene Personalakte gewährt werden kann. Hierfür werden der beschäftigten Person temporär Berechtigungen auf die eigene Personalakte gewährt und die Erteilung auch dokumentiert.
Um die Akteneinsicht vorzubereiten, navigieren Sie zu der ePersonalakte, in die Einsicht gewährt werden soll. Klicken Sie hier auf die drei Punkte rechts oben, um zum Kontextmenü der Akte zu gelangen.
So öffnet sich das Kontextmenü zu der Akte. Der unterste Menüpunkt ist "Akteneinsicht gewähren". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt.
Sie landen in der Übersicht, in der Sie temporäre Berechtigungen auf die Personalakte vergeben können.
Zuerst wählen Sie aus welche*n Benutzer*in Sie berechtigen wollen. Das ist in diesem Fall die Person, die Einsicht in Ihre Personalakte bekommen soll. In unserem Beispiel ist es ein Testuser.
Unter Typ stellen Sie ein, ob Sie lesende oder schreibende Rechte vererben wollen. Für die Einsichtnahme in Personalakten wählen Sie immer Lesen aus.
Unter dem Menüpunkt "Vererbung" stellen Sie ein, ob die Berechtigungen nur für die Personalakte (auf der Sie das Formular geöffnet haben) oder auch für alle Vorgänge und Dokumente. Im Fall einer Einsichtnahme ist zwingend "Berechtigungen auf Dokumente vererben" auszuwählen.
Wenn Sie "Berechtigungen auf Dokumente vererben" ausgewählt haben, können Sie einen Haken bei "Vererbung auch auf neue Elemente umsetzen" hinterlegen. Dann gelten die Einsichtsrechte auch für alle Dokumente, die in der Personalakte bis zum Tag der Einsichtsnahme entstehen. Es ist zu empfehlen, diese Einstellung anzuhaken.
Als letztes gibt man den Zeitraum an, in dem die Rechte für die Einsichtnahme vergeben werden sollen.
Wenn man das Feld mit dem Startdatum ausgefüllt hat, wird das Enddatum automatisch gesetzt (25 Tage in die Zukunft.
Wenn man alle Angaben vorgenommen hat, schickt man das Formular über Klick auf den Button "Berechtigung erstellen" ab.
Nun erscheint ein Fortschrittsbalken, der anzeigt, wie nach und nach die Berechtigungen gesetzt werden. Dies kann bei einer größeren Anzahl von zu berechtigenden Dokumenten durchaus länger dauern. Es wird empfohlen in der Zwischenzeit in einem weiteren Browsertab weiterzuarbeiten.
Wenn alle Berechtigungen gesetzt wurden, bekommt man eine Erfolgsmeldung, die man mit auf dem Button "Ok" wegklicken kann.
Im unteren Bereich des Formulars stehen nun Details zu den vergebenen temporären Berechtigungen für diese Personalakte.
