FAQ

Vorgehen bei Anliegen zum DMS

Was kann ich tun, um mein Problem ggf. selbst zu lösen?

Bitte kontrollieren Sie folgenden Punkte:

• Nutzen Sie die korrekten Anmeldedaten? Der Shibboleth-Login ermöglicht den Zugang auch mit einer sekundären E-Mail-Adresse. Näheres dazu können Sie in den FAQs im Abschnitt 'Zugriff und Berechtigungen' nachlesen.
• Sind Sie mit dem VPN der Universität Bielefeld verbunden? Ohne die Verbindung ist ein Zugang zum DMS nicht möglich.
• Pop-Ups für das DMS im genutzten Browser müssen erlaubt sein. Ansonsten können manche Funktionen im DMS nicht genutzt werden.
• Updates des BITs regelmäßig wahrnehmen.
• Hin und wieder sollte der Cache des Browsers geleert werden.

Wie und bei wem platziere ich eine Fehlermeldung?

Wenn Ihnen unsere Anleitungen nicht weiterhelfen konnten und Sie auch in den FAQs keine passende Antwort gefunden haben, wenden Sie sich bei Fragen und Problemen, die das DMS betreffen, bitte via E-Mail an den Support.

Was muss eine Supportanfrage beinhalten?

Je detaillierter Sie uns Ihr Anliegen schildern können, um so schneller und zielsicherer können wir Ihnen helfen.

Bitte nennen bzw. beschreiben Sie uns je nach Fall folgende Punkte:

• Was wollten Sie im DMS machen und wie genau sind Sie dabei vorgegangen?
• Bei welchem Arbeitsschritt ist der Fehler aufgetreten?
• Wurde ein Fehlercode angezeigt? Wenn ja, welcher bzw. was genau stand in der Beschreibung?
• Fügen Sie nach Möglichkeit bitte einen Screenshot an.

Was ist zu tun, wenn der Aktenplan nicht lädt?

Leider hat der Aktenplan manchmal Probleme mit dem Browsercache.

Die einfachste Möglichkeit, das Problem zu beheben, ist den Cache für eakte.uni-bielefeld.de zu leeren. Dies ist je nach Browser leicht unterschiedlich.

• Google Chrome:

Navigieren Sie auf die Seite des Aktenplans. In der Adresszeile finden Sie links neben der URL einen Button mit einem Punkt links und darunter einem Punkt rechts. Wenn Sie diesen Button klicken und dann auf "Cookies und Websitedaten" klicken, kommen Sie in ein weiteres Menü. Dort klicken Sie bitte auf "Websitedaten auf dem Gerät verwalten". Nun werden Ihnen die Websites angezeigt, zu denen Ihr Browser Daten und Cookies speichert. Suchen Sie in der Liste nach dem Eintrag "eakte.uni-bielefeld.de" und löschen Sie diese über das Papierkorb-Symbol. Wenn Sie nun die Seite mit dem Aktenplan einmal neu laden, sollte er vernünftig aufgebaut werden.

• Mozilla Firefox:

Navigieren Sie auf die Seite des Aktenplans. In der Adresszeile finden Sie links neben der URL einen Button mit einem Schloss. Wenn Sie diesen Button klicken und dann auf "Cookies und Website-Daten löschen" klicken, erscheint ein Pop-Up. In diesem wird gewarnt, dass Sie gerade Cookies und Daten für die URL "uni-bielefeld.de" löschen. Drücken Sie auf "Entfernen", wenn Sie die Daten löschen wollen. Wenn Sie nun die Seite mit dem Aktenplan einmal neu laden, sollte er vernünftig aufgebaut werden.

Zugriff und Berechtigungen

Muss ich eine Berechtigung beantragen?

Alle Beschäftigten der Universität Bielefeld können auf DMS/eAkte zugreifen und viele Uni-öffentliche Informationen einsehen. Eine Registrierung ist hierfür nicht nötig.

Für Inhalte, die an einen eingeschränkten Personenkreis gerichtet sind, werden Berechtigungen vergeben. Die jeweils zuständige (prozessverantwortliche) Person richtet Zugriffsrechte für die berechtigten Kolleg*innen ein. Sie finden die zuständigen Ansprechpersonen auf der Seite Stand der Umsetzungen im jeweiligen Themenbereich.

Wie kann ich mich einloggen?

Jede*r Beschäftigte der Universität Bielefeld kann sich im DMS anmelden. Der direkte Zugang zum DMS erfolgt über: https://eakte.uni-bielefeld.de.

Das Login erfolgt entweder über Ihren AD-Benutzernamen oder die Web-Authentifizierung der Universität Bielefeld (Shibboleth). Wollen Sie sich über Ihren AD-Benutzernahmen authentifizieren, geben Sie in der Anmeldemaske diesen (mit dem Präfix ad\) ein und verwenden das zugehörige Passwort. Für die Web-Authentifizierung klicken Sie auf "mit Shibboleth anmelden" und verwenden Sie in dem Pop-Up-Fenster Ihren BITS-Loginnamen und Ihr Web-Passwort zur Anmeldung.

Wichtig: Außerhalb der Universität ist DMS/eAkte nur über eine VPN-Verbindung erreichbar.

Info: Ihre Passwörter können Sie im Dienst PRISMA anpassen. Das Shibboleth-Passwort finden Sie im Bereich "weitere angeschlossene Systeme" unter "Web (Shibboleth)" und das an AD-Passwort unter der Gruppe "Anmelden an PCs, E-Mail-Postfächern und weiteren Windows- und Active Directory-Diensten".

Was mache ich, wenn das DMS nicht erwartungsgemäß reagiert?

Stellen Sie im ersten Schritt bitte sicher, dass Sie mit den richtigen Daten angemeldet sind.

Wenn die Anmeldung über den Shibboleth-Login erfolgreich ist, Sie allerdings nicht auf die Unterlagen zugreifen können auf die Sie Zugriff haben sollten, dann kann es sein, dass Sie sich mit der falschen E-Mail-Adresse anmelden. Einige Universitätsangehörige verfügen über mehrere E-Mail-Adressen und haben in Ihrem Shibboleth-Login eine bestimmte Adresse hinterlegt, die zwar bei anderen Diensten funktioniert, jedoch nicht die primäre Adresse für das DMS ist. Dies bedeutet, dass Sie dank des Shiboboleth-Logins im DMS authentifiziert werden, allerdings nicht autorisiert. Um nachvollziehen zu können, welche E-Mail-Adresse ihr Shibboleth-Login nutzt, navigieren Sie zu Ihrem Profil-Icon und klicken auf 'Ihr Profil'. Sie werden auf Ihre Profil-Seite weitergeleitet, die Ihnen unter anderem anzeigt, welche E-Mail-Adresse Sie nutzen.

In der Login-Maske können Sie sich neben dem Shibboleth-Login ebenso mit Ihrem AD-Benutzernamen (Präfix ad\ setzen nicht vergessen) und Ihrem dazugehörigen Passwort anmelden. Anstelle des Ad-Benutzernamens können Sie an dieser Stelle auch den Zugang mit Ihrer primären E-Mail-Adresse nutzen. Meist endet die primäre E-Mail-Adresse auf @uni-bielefeld.de.

Wenn Sie mit dem richtigen Login im System sind, allerdings nicht auf die gewünschten Unterlagen zugreifen können, kann es an einem Berechtigungsfehler liegen. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an den Support

Wie kann ich eine erneute Anmeldung via Shibboleth in einem neuen Tab vermeiden?

Als Lesezeichen für das DMS muss der direkte Link hinterlegt werden: https://eakte.uni-bielefeld.de.

Beim Öffnen eines weiteren Tabs ist dann keine weitere Anmeldung nötig. Wenn Ihr Lesezeichen hingegen auf die Login-Seite verweisen sollte, müssen Sie sich bei jedem Aufruf erneut anmelden.

Wenn ich die Website vom DMS aufrufe, bekomme ich eine Fehlermeldung.

Wenn Sie versuchen die URL https://eakte.uni-bielefeld.de ohne eine bestehende VPN-Verbindung aufzurufen bzw. ohne sich im Universitätsnetz zu befinden, bekommen Sie eine Fehlermeldung, dass die Website nicht erreichbar ist.

Schalten Sie zum Aufruf der Website Ihre VPN-Verbindung ein. Dann werden Sie auf die Anmeldeseite geleitet.

Welche technischen Voraussetzungen gibt es?

Das DMS ist browserbasiert - das bedeutet, dass es grundsätzlich unabhängig vom Betriebssystem betrieben werden kann.

Für die Arbeit mit Dokumenten (z.B. ein Word-Dokument .docx) wird eine lokale Anwendung benötigt, die das Dokument verarbeiten kann.

Welche Inhalte kann ich sehen?

Im DMS sind viele Uni-öffentliche Informationen abgelegt, die Sie ohne besondere Berechtigungen einsehen können. Dazu gehören z.B. Dienstvereinbarungen oder Hausrundschreiben.

Darüber hinaus arbeitet das DMS mit verschiedenen Zugriffsrechten, die von Ihrer Rolle in den Prozessen der Universität Bielefeld bzw. von Ihrer organisatorischen Einbindung abhängig sind. Zum Beispiel hat eine Haushaltssachbearbeitung aus der Fakultät für Biologie ganz andere Zugriffsrechte im System als eine Finanzsachbearbeitung aus Dezernat F und kann daher andere Inhalte einsehen.

Kann ich alle über eine Suche gefundenen Dokumente einsehen?

Alle Dokumente, die Sie über eine Suche finden, dürfen Sie auch einsehen.

Beim Ausführen der Suche wird automatisch eine Berechtigungsprüfung ausgeführt, sodass Sie nur die Dokumente als Suchergebnisse gezeigt bekommen, auf die Sie mindestens Leserechte haben.

Funktionalitäten

Wie finde ich meine Dokumente wieder?

Sie können Ihre Dokumente beispielsweise über eine Suche im DMS finden. Dort haben Sie mehrere Möglichkeiten zur Bestimmung der Suchparameter:

• Sie können über ein Dropdown-Menü die "Kategorie" des Dokuments benennen, wenn Sie diese kennen (z.B. Projektdokument oder Verkündungsblatt) oder auch "alle Dokumente" auswählen.
• Sie können über den Suchschlitz eine Volltextsuche über alle Meta- und Inhaltsdaten des Dokuments ausführen. Bitte achten Sie bei der Eingabe von Suchbegriffen auf die korrekte Rechtschreibung.
• Sie können das Suchergebnis durch Präzisierung der Metadaten einschränken (z.B. Änderungsdatum, Vorgangstitel, Dokumenttyp).

Detaillierte Infos finden Sie in der Anleitung Suche in DMS/eAkte.

Haben Sie das Dokument als Favorit markiert (über das Stern-Symbol), finden Sie das Dokument auch in Ihrem persönlichen Bereich. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung Persönlicher Bereich in DMS/eAkte.

Wie lege ich ein Dokument im DMS ab?

Wenn Sie ein Dokument im DMS hochladen möchten, müssen Sie zuerst wissen, in welchem Vorgang Sie das Dokument ablegen wollen. Navigieren Sie an die richtige Stelle, sodass Sie ggf. bereits abgelegte Dokumente in dem entsprechenden Vorgang sehen können.

Nehmen Sie die Datei, die hochgeladen werden soll, aus Ihrem File-Verzeichnis und schieben Sie diese bei gedrückter Maustaste (Drag & Drop) auf den Namen des Vorgangs. Dort lassen Sie die Maustaste los, wodurch sich ein Importdialog öffnet. Geben Sie dort die benötigten/gewünschten Metadaten ein und drücken Sie auf den Button "Speichern". Nach einer Bestätigung ist das Dokument abgelegt.

Weiterhin können Sie Dokumente auch direkt über den Aktenplan ablegen. Hierfür navigieren Sie in den Vorgang, in dem das Dokument abgelegt werden soll. Dann müssen Sie links oben im Menüband auf das Icon + Dokumente hinzufügen klicken. Es erscheint erneut der Importdialog. Geben Sie dort die benötigten/gewünschten Metadaten ein und drücken Sie auf den Button "Speichern". Nach einer Bestätigung ist das Dokument abgelegt.

Detaillierte Infos finden Sie in der Anleitung Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.

Wie kann ich ein Dokument bearbeiten?

Wenn Sie sich im Dokument befinden, das Sie in Bearbeitung nehmen wollen (und an dem Sie Schreibrechte besitzen), klicken Sie auf den Button Bearbeitung beginnen in der Menüleiste über der Dokumentenansicht. Im rechten Menüband erscheint nun das d.velop local edit-Symbol. Sobald sie darauf klicken, startet das Programm für die Bearbeitung. Sie müssen local edit den Zugriff erlauben, sich erneut authentifizieren und ein Datei-Format auswählen. Danach öffnet sich das zu bearbeitende Dokument in einer lokalen Anwendung.

Speichern Sie nach Abschluss der Bearbeitung Ihre Änderungen ab und schließen Sie das Dokument. Zurück im DMS wird die Dokumentenvorschau aktualisiert. Danach können Sie das Dokument über den Button Bearbeitung abschliessen wieder freigeben.

Detaillierte Infos finden Sie in der Anleitung Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte.

Warum startet d.velop local edit nicht?

Wenn Sie das Dokument in Bearbeitung genommen und auf das local edit-Symbol geklickt haben, daraufhin allerdings nichts weiter geschieht, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass auf Ihrem Rechner die d.velop local edit-Software noch nicht installiert wurde. Sie können dies auch in der Liste Ihrer installierten Apps auf dem Rechner nachvollziehen.

• Wenn Ihnen die Software fehlt und Sie einen vom BITs gemanagten Rechner haben, sollten Sie diese über den Portal Manager herunterladen können. Wen Ihnen die Software dort nicht angeboten wird und Sie diese auch nicht auf dem Rechner finden können, könnte bei der initialen Installation ein unbemerkter Fehler aufgetreten sein. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den ServiceDesk der Universität.
• Wenn Ihr Rechner nicht vom BITs gemanagt wird, wenden Sie sich bitte an Ihre EDV-Betreuer*innen.

Warum muss ich einen Änderungstext eingeben?

Wenn Sie ein Dokument freigeben (also die Bearbeitung abschließen), werden Sie aufgefordert einen Änderungstext einzugeben (mindestens drei Zeichen).

Der von Ihnen eingegebene Änderungstext ist in dem Reiter "Versionen" an der von Ihnen neu erzeugten Version des Dokumentes zu sehen. Er kann Kolleg*innen einen ersten Hinweis geben, welche Änderungen Sie an dem jeweiligen Dokument vorgenommen haben (z.B. "Kapitel 3 zugefügt").

Wie kann ich ein Dokument herunterladen?

Sie können Dokumente herunterladen, indem Sie auf das Download-Symbol (Pfeil nach unten) in der Menüleiste über der Dokumentenansicht klicken. Sie werden gefragt, in welchem Format Sie das Dokument herunterladen wollen (im Originalformat oder als Adobe PDF). Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, fragt Ihr Browser Sie ggf., wo das Dokument gespeichert werden soll. Damit haben Sie das gewünschte Dokument lokal gespeichert.

Wichtig: Durch den Download erzeugen Sie eine lokale Kopie des Dokuments, die keiner Versionierung mehr unterliegt. Änderungen an diesem Dokument werden nicht in DMS/eAkte übertragen. Laden Sie also möglichst nur selten und in begründeten Fällen Dokumente herunter.

Welche Dateiformate kann ich im DMS ablegen?

Im DMS sollen nicht alle Dateiformate abgelegt werden. Nur bestimmte Dateitypen sind zur Ablage erlaubt. Wenn Sie einen Dateityp ablegen wollen, der nicht erlaubt ist, bekommen Sie eine Fehlermeldung mit der Bezeichnung "10400: Der Dateityp ist nicht erlaubt!".

Folgende Dateitypen sind erlaubt: AVG / CFG / DOC / DOCX / EML / INDD / INI / JPG / MMAP / MSG / ODS / ODT / PDF / PNG / PPSX / PPT / PPTM / PPTX / PSD / RTF / TIFF / TXT / VS / XLS / XLSM / XLSX / XLT / XLTX / XML

Wichtig: Nicht alle erlaubten Formate können nachher in PDFs zur Vorschau im Browser umgewandelt werden (Beispiele: MMAP, INDD und VS). Dies hat technische Hintergründe. In diesen Fällen erscheint anstelle der Vorschau eine Meldung des Systems, dass das Format nicht zur Vorschau unterstützt wird.

Warum wird mein MS Excel-Dokument in der PDF-Vorschau mit Umbrüchen angezeigt?

Beim Hochladen oder beim Freigeben von Dokumenten wird automatisch eine PDF-Vorschau erzeugt. Dabei wird das Dokument mit einem PDF-Printer gedruckt. Bei MS Excel muss man für diesen Druckvorgang den Druckbereich festlegen, da der Standarddruckbereich von Excel häufig zu unpassenden Ergebnissen führt.

Dafür gehen Sie in Excel in den Reiter "Seitenlayout" und wählen dort unter "An Format anpassen" die passenden Einstellungen aus. Wenn Sie sich unsicher sind, was Sie auswählen sollen, wählen Sie als Breite einfach "1 Seite" aus.

Wichtig: Der PDF-Druck unterscheidet nicht zwischen mehreren Tabellenblättern. Diese werden einfach (ohne den Namen des jeweiligen Tabellenblattes) auf einer neuen Seite gedruckt. Dies kann dazu führen, dass die Vorschau bei großen Tabellen mit vielen Tabellenblättern nicht hilfreich ist.

Besteht die Möglichkeit mit Kolleg*innen im DMS kollaborativ zu arbeiten?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten im System kollaborativ mit Kolleg*innen zusammenzuarbeiten. Sie können ...

• ... per E-Mail oder Messenger Direktlinks auf konkrete Dokumente, aber auch ganze Vorgänge oder Akten versenden.

Wichtig: Es ist möglich, dass der*die Empfänger*in des Links keine Rechte auf diese Elemente besitzt. In diesem Fall erscheint ein relativ leeres Fenster mit der Aussage "Das Element ist nicht verfügbar. Das Element konnte nicht gefunden werden oder die Berechtigungen zur Anzeige des Elements sind nicht ausreichend."

• ... Kolleg*innen über das System Aufgaben schicken. Diese können entweder mit oder ohne Dokumentenbezug sein. In der Anleitung Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte finden Sie weitere Hinweise, wie es funktioniert.

Wichtig: Auch hier kann es sein, dass der*die Empfänger*in der Aufgabe (mit Dokumentenbezug) keine Rechte auf diese Elemente besitzt. In diesem Fall erscheint ebenfalls das Fenster mit der Aussage "Das Element ist nicht verfügbar. Das Element konnte nicht gefunden werden oder die Berechtigungen zur Anzeige des Elements sind nicht ausreichend."

• ... über das System Workflows wie die eLaufmappe starten. Hierbei handelt es sich um ein Instrument zur Realisierung von digitalen Abstimmungen und Mitzeichnungen, sodass am Ende zur Ergebnissicherung auch ein Protokoll des Workflows erzeugt wird. Mit der Teilnahme am Workflow können auch temporäre Berechtigungen auf die im Workflow befindlichen Dokumente vergeben werden. Sie finden weitere Informationen zu dem Thema in der Anleitung eLaufmappe in DMS/eAkte.

Kann ich mein Dashboard individualisieren?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich sein persönliches Dashboard zusammenzustellen. Sie können die Widget-Gruppen nach Belieben anordnen und die Größe der einzelnen Widgets einstellen sowie deren konkrete Position innerhalb der jeweiligen Widget-Gruppe wählen. Zu einzelnen Widgets (z.B. Suche) gibt es weitere Widgets, die besondere Funktionalitäten mitliefern (z.B. Suchschlitz der Volltextsuche direkt auf dem Dashboard).

Das Dashboard reagiert dynamisch auf Größenänderungen und bewahrt dank der Gruppierung eine stabile Anordnung. Die Widget-Gruppen werden der Reihe nach angezeigt und brechen je nach verfügbarem Platz zeilenweise um. Weitere Informationen zum Dashboard finden Sie in der Anleitung Dashboard verwalten.

Was kann ich tun, wenn ein Widget auf dem Dashboard nicht geladen wird?

In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass bei einer Anmeldung am System nicht alle Widgets auf der Startseite geladen werden. In diesem Fall empfiehlt sich eine Aktualisierung der Seite.

Ein Widget zeigt den Text "Widget wurde deinstalliert". Was kann ich tun?

Unter Umständen werden Widgets nicht mehr verwendet und/oder durch neue Widgets ersetzt. Wenn ein Widget nicht mehr benötigt wird, ist es in der aktuellen Version von d.velop documents administrativ nicht möglich dieses automatisch vom Dashboard (Startseite) der einzelnen Nutzer*innen zu entfernen. Stattdessen erscheint auf dem Widget der Schriftzug "Widget wurde deinstalliert. Sie können das Widget jetzt aus dem Dashboard entfernen."

Wie Sie ein Widget entfernen können, finden Sie in der Anleitung Dashboard verwalten.

Gibt es im DMS Vorlagen für Standarddokumente?

Für einige Bereiche im DMS gibt es als Prozessunterstützung Dokumentenvorlagen. Diese sind mit der Software Xential umgesetzt und direkt aus dem DMS aufrufbar (und speichern das fertige Dokument auch dorthin wieder zurück).

Sie können im Kontextmenü eines Vorgangs das Icon "Dokument aus Vorlage erzeugen" anklicken und bekommen die passenden Vorlagen für diesen Bereich angeboten (wenn es dort welche gibt). Außerdem gibt es im Widget "Prozesse" ein Icon namens "Neuen Vorgang starten". Dort sind Vorlagen für Dokumente vorhanden, die einen Prozess in Gang setzen (z.B. Projektvorschlag für die Erzeugung einer Projektakte).

Es öffnet sich kein neuer Tab bei Dokumenterzeugung aus einer Vorlage.

Wenn Sie ein Dokument aus einer Vorlage erzeugen wollen, müssen Sie zuerst auswählen, welche Dokumentenvorlage Sie verwenden wollen. Außerdem müssen Sie noch eine "Kategorie zur Ablage" auswählen (in der Regel ist dort nur eine vorhanden). Nun klicken Sie auf Erstellen.

Nun erscheint ein Text mit dem Betreff "Dokument wird erstellt" und nach einiger Zeit öffnet sich ein neuer Tab im Browser mit der Eingabemaske des Vorlagentools Xential.

Wenn das nicht passiert, könnte es sein, dass Sie ihrem Browser erlauben müssen, dass die Zielwebseite ein Pop-up-Fenster öffnet. Wenn der Browser das Pop-Up verhindert, erscheint diese Meldung je nach Browser individuell.

• In Mozilla Firefox erscheint unter der Adresszeile eine Meldung, die "Firefox hat diese Webseite gehindert, ein Pop-up-Fenster zu öffnen." Wenn Sie rechts daneben auf "Einstellungen" klicken, können Sie Pop-ups für die eAkte erlauben.
• In Google Chrome erscheint rechts in der Adresszeile ein Icon namens "Pop-up blockiert". Dort können Sie Pop-ups für die eAkte erlauben.

Wer hilft mir bei Fragen?

Wenden Sie sich bei Fragen und Unklarheiten bitte per E-Mail an das Team der eAkte: eakte@uni-bielefeld.de.

Bei generellen Problemen im Umgang mit dem System empfehlen wir Ihnen den Besuch einer Schulung oder ein Studium unserer Anleitungen.

Fehler und Fehlermeldungen

Änderungen noch nicht gespeichert. Das Element wird aktuell von Ihnen oder ggf. weiteren Benutzern in einer anderen Anwendung bearbeitet.

Es handelt sich um keine Fehler-, sondern lediglich um eine Warnmeldung.

Vermutlich haben Sie das zurückgespeicherte Dokument noch in der entsprechenden Anwendung (z.B. Microsoft Word) geöffnet. Das System möchte Sie nur darauf hinweisen, um Datenverlust zu verhindern (da mit der Freigabe des Dokumentes die Verbindung der Anwendung zum DMS-Server erlischt).

Sie können die Freigabe entweder abbrechen oder diese Warnung ignorieren und das Dokument freigeben.

Das Dokument wurde mit d.velop local edit bearbeitet, allerdings ist die Änderung nicht angekommen.

Die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, sind noch nicht verloren, sondern können für eine gewisse Zeit über ihr lokales temporäres Verzeichnis nachvollzogen und als neue Version über das bearbeitete Dokument hochgeladen werden. Sie finden das Temp-Verzeichnis unter: C:\Users\USERNAME\AppData\Local\Temp\d.velop\local edit\editing.

Eine Xentialvorlage öffnet sich nicht.

Wenn eine Xentialvorlage sich nicht öffnet, dann liegt eine hohe Wahrscheinlichkeit vor, dass Ihr Browser Pop-Ups für das DMS nicht zulässt. Sobald Sie diese erlaubt haben, sollte sich die Xentialvorlage normal öffnen.

24: Die Datei ist 0 Byte groß.

Sie können keine leeren Dateien im DMS ablegen. Das System überprüft die Dateigröße und lehnt den Upload von Dateien ab, die kein Byte an Daten enthalten.

52: Ungültige Datei-Erweiterung! Das Dokument hat in der letzten Version eine andere Dateierweiterung.

Beim Ersetzen einer Datei durch eine andere (im Regelfall eine neuere Version) überprüft das DMS die Dateierweiterung und lehnt eine Veränderung ab. Sie können also kein Word-Dokument durch ein Excel-Dokument ersetzen.

Wichtig: Es ist ebenfalls nicht möglich, ein Word-Dokument mit der Dateiendung ".doc" durch ein Word-Dokument mit der Dateiendung ".docx" zu ersetzen.

4675: Der Vorgang enthält noch Dokumente und kann deshalb nicht gelöscht werden. - 4676: Die Akte enthält noch Dokumente und kann deshalb nicht gelöscht werden.

In manchen Bereichen des DMS (u.a. in der Projektakte) ist das Löschen erlaubt. Allerdings ist dies nur "von unten nach oben" möglich.

Das bedeutet, um einen Vorgang löschen zu können, müssen zuvor alle darunter liegenden Dokumente gelöscht werden. Ebenso müssen vor der Löschung einer Akte alle darunter liegenden Vorgänge (inklusive der darunter liegenden Dokumente) gelöscht werden.

9850: zdA-Verfügung nicht möglich. Es existieren noch Dokumente im Status 'Bearbeitung'.

Um Vorgänge abzuschließen, werden sie zdA-verfügt ("zu den Akten"). Dies ist nur möglich, wenn sich keine darunter liegenden Dokumente noch in Bearbeitung befinden.

Um die zdA-Verfügung vorzunehmen, müssen alle Dokumente in den Status "Freigabe" transferiert werden.

9867: zdA-Verfügung nicht möglich. Es läuft mindestens noch ein Workflow.

Um Akten abzuschließen, werden sie zdA-verfügt ("zu den Akten"). Dies ist nur möglich, wenn sich kein darunter liegendes Element (Vorgang oder Dokument) in einem Workflow befindet.

Um die zdA-Verfügung vorzunehmen, müssen alle offenen Workflows abgeschlossen werden.

9872: Die Dokumentart passt nicht zum Aktenzeichen. - 10371: Die Vorgangsart passt nicht zum Aktenzeichen. - 10373: Die Aktenart passt nicht zum Aktenplanzeichen.

Das DMS arbeitet mit Akten-, Vorgangs- und Dokumentarten (in der Suche Kategorien genannt).

Systemseitig sind bestimmte Kategorien (z.B. Projektdokument oder Wissensdokument) nur in bestimmten Bereichen des Aktenplans erlaubt.

Bei den obigen Fehlermeldungen erkennt das System, dass Sie eine für den Aktenplanbereich unpassende Kategorie ausgewählt haben. Am besten überprüfen Sie bei anderen Dokumenten in dem Aktenplanbereich die dort vergebene Kategorie und übernehmen diese für das Dokument, das Sie ablegen wollen.

10000: Benutzer hat keine Berechtigung bestimmte Eigenschaften zu ändern.

Diese Meldung deutet auf eine Fehlkonfiguration der Berechtigungen hin. Bitte wenden Sie sich an den Support.

10019: Für eine Pflicht-Eigenschaft wurde kein Wert vergeben.

Sie haben bei der Ablage von Dokumenten eine Pflicht-Eigenschaft nicht gefüllt. Die Fehlermeldung schreibt am Ende (in den Klammern) auch, welches Feld nicht gefüllt ist. Zusätzlich wird das nicht gefüllte Pflichtfeld im Ablagedialog rot umrandet. Wenn Sie dieses Feld füllen, wird die Ablage erfolgreich gelingen.

Tipp: Pflichtfelder erkennen Sie an dem roten Stern, der hinter dem Namen des Feldes zu sehen ist.

10364: Ein Vorgang mit diesem Namen existiert bereits.

Es gibt Bereiche im DMS, in denen neue Akten nicht den gleichen Namen wie eine bereits existierende Akte erhalten dürfen. In diesem Fall müssen Sie einen anderen Aktentitel auswählen.

10400: Der Dateityp ist nicht erlaubt!

Im DMS sollen nicht alle Dateiformate abgelegt werden. Nur bestimmte Dateitypen sind zur Ablage erlaubt. Wenn Sie einen Dateityp ablegen wollen, der nicht erlaubt ist, bekommen Sie diese Fehlermeldung.

Die im DMS erlaubten Dateitypen finden Sie im Bereich Funktionalitäten dieser FAQs.