FAQ

Diese Seite befindet sich im Aufbau. Die Seite wurde zuletzt bearbeitet am 10.04.2025.

Zugriff und Berechtigungen

Muss ich eine Berechtigung beantragen?

Alle Beschäftigten der Universität Bielefeld können auf DMS/eAkte zugreifen und viele Uni-öffentliche Informationen einsehen. Eine Registrierung ist hierfür nicht nötig.

Für Inhalte, die an einen eingeschränkten Personenkreis gerichtet sind, werden Berechtigungen vergeben. Die jeweils zuständige (prozessverantwortliche) Person richtet Zugriffsrechte für die berechtigten Kolleg*innen ein. Sie finden die zuständigen Ansprechpersonen auf der Seite Stand der Umsetzungen im jeweiligen Themenbereich.

Wie kann ich mich einloggen?

Jede*r Beschäftigte der Universität Bielefeld kann sich im DMS anmelden. Der direkte Zugang zum DMS erfolgt über: https://eakte.uni-bielefeld.de.

Das Login erfolgt entweder über Ihren AD-Benutzernamen oder die Web-Authentifizierung der Universität Bielefeld (Shibboleth). Wollen Sie sich über Ihren AD-Benutzernahmen authentifizieren, geben Sie in der Anmeldemaske diesen (mit dem Präfix ad\) ein und verwenden das zugehörige Passwort. Für die Web-Authentifizierung klicken Sie auf "mit Shibboleth anmelden" und verwenden Sie in dem Pop-Up-Fenster Ihren BITS-Loginnamen und Ihr Web-Passwort zur Anmeldung.

Wichtig: Außerhalb der Universität ist DMS/eAkte nur über eine VPN-Verbindung erreichbar.

Info: Ihre Passwörter können Sie im Dienst PRISMA anpassen. Das Shibboleth-Passwort finden Sie im Bereich "weitere angeschlossene Systeme" unter "Web (Shibboleth)" und das an AD-Passwort unter der Gruppe "Anmelden an PCs, E-Mail-Postfächern und weiteren Windows- und Active Directory-Diensten".

Wie kann ich eine erneute Anmeldung via Shibboleth in einem neuen Tab vermeiden?

Als Lesezeichen für das DMS muss der direkte Link hinterlegt werden: https://eakte.uni-bielefeld.de.

Beim Öffnen eines weiteren Tabs ist dann keine weitere Anmeldung nötig. Wenn Ihr Lesezeichen hingegen auf die Login-Seite verweisen sollte, müssen Sie sich bei jedem Aufruf erneut anmelden.

Wenn ich die Website vom DMS aufrufe, bekomme ich eine Fehlermeldung.

Wenn Sie versuchen die URL https://eakte.uni-bielefeld.de ohne eine bestehende VPN-Verbindung aufzurufen bzw. ohne sich im Universitätsnetz zu befinden, bekommen Sie eine Fehlermeldung, dass die Website nicht erreichbar ist.

Schalten Sie zum Aufruf der Website Ihre VPN-Verbindung ein. Dann werden Sie auf die Anmeldeseite geleitet.

Welche technischen Voraussetzungen gibt es?

Das DMS ist browserbasiert - das bedeutet, dass es grundsätzlich unabhängig vom Betriebssystem betrieben werden kann.

Für die Arbeit mit Dokumenten (z.B. ein Word-Dokument .docx) wird eine lokale Anwendung benötigt, die das Dokument verarbeiten kann.

Welche Inhalte kann ich sehen?

Im DMS sind viele Uni-öffentliche Informationen abgelegt, die Sie ohne besondere Berechtigungen einsehen können. Dazu gehören z.B. Dienstvereinbarungen oder Hausrundschreiben.

Darüber hinaus arbeitet das DMS mit verschiedenen Zugriffsrechten, die von Ihrer Rolle in den Prozessen der Universität Bielefeld bzw. von Ihrer organisatorischen Einbindung abhängig sind. Zum Beispiel hat eine Haushaltssachbearbeitung aus der Fakultät für Biologie ganz andere Zugriffsrechte im System als eine Finanzsachbearbeitung aus Dezernat F und kann daher andere Inhalte einsehen.

Kann ich alle über eine Suche gefundenen Dokumente einsehen?

Alle Dokumente, die Sie über eine Suche finden, dürfen Sie auch einsehen.

Beim Ausführen der Suche wird automatisch eine Berechtigungsprüfung ausgeführt, sodass Sie nur die Dokumente als Suchergebnisse gezeigt bekommen, auf die Sie mindestens Leserechte haben.

Funktionalitäten

Wie finde ich meine Dokumente wieder?

Sie können Ihre Dokumente beispielsweise über eine Suche im DMS finden. Dort haben Sie mehrere Möglichkeiten zur Bestimmung der Suchparameter:

• Sie können über ein Dropdown-Menü die "Kategorie" des Dokuments benennen, wenn Sie diese kennen (z.B. Projektdokument oder Verkündungsblatt) oder auch "alle Dokumente" auswählen.
• Sie können über den Suchschlitz eine Volltextsuche über alle Meta- und Inhaltsdaten des Dokuments ausführen. Bitte achten Sie bei der Eingabe von Suchbegriffen auf die korrekte Rechtschreibung.
• Sie können das Suchergebnis durch Präzisierung der Metadaten einschränken (z.B. Änderungsdatum, Vorgangstitel, Dokumenttyp).

Detaillierte Infos finden Sie in der Anleitung Suche in DMS/eAkte.

Haben Sie das Dokument als Favorit markiert (über das Stern-Symbol), finden Sie das Dokument auch in Ihrem persönlichen Bereich. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung Persönlicher Bereich in DMS/eAkte.

Wie lege ich ein Dokument im DMS ab?

Wenn Sie ein Dokument im DMS hochladen möchten, müssen Sie zuerst wissen, in welchem Vorgang Sie das Dokument ablegen wollen. Navigieren Sie an die richtige Stelle, sodass Sie ggf. bereits abgelegte Dokumente in dem entsprechenden Vorgang sehen können.

Nehmen Sie die Datei, die hochgeladen werden soll, aus Ihrem File-Verzeichnis und schieben Sie diese bei gedrückter Maustaste (Drag & Drop) auf den Namen des Vorgangs. Dort lassen Sie die Maustaste los, wodurch sich ein Importdialog öffnet. Geben Sie dort die benötigten/gewünschten Metadaten ein und drücken Sie auf den Button "Speichern". Nach einer Bestätigung ist das Dokument abgelegt.

Weiterhin können Sie Dokumente auch direkt über den Aktenplan ablegen. Hierfür navigieren Sie in den Vorgang, in dem das Dokument abgelegt werden soll. Dann müssen Sie links oben im Menüband auf das Icon + Dokumente hinzufügen klicken. Es erscheint erneut der Importdialog. Geben Sie dort die benötigten/gewünschten Metadaten ein und drücken Sie auf den Button "Speichern". Nach einer Bestätigung ist das Dokument abgelegt.

Detaillierte Infos finden Sie in der Anleitung Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.

Wie kann ich ein Dokument bearbeiten?

Wenn Sie sich im Dokument befinden, das Sie in Bearbeitung nehmen wollen (und an dem Sie Schreibrechte besitzen), klicken Sie auf den Button Bearbeitung beginnen in der Menüleiste über der Dokumentenansicht. Im rechten Menüband erscheint nun das d.velop local edit-Symbol. Sobald sie darauf klicken, startet das Programm für die Bearbeitung. Sie müssen local edit den Zugriff erlauben, sich erneut authentifizieren und ein Datei-Format auswählen. Danach öffnet sich das zu bearbeitende Dokument in einer lokalen Anwendung.

Speichern Sie nach Abschluss der Bearbeitung Ihre Änderungen ab und schließen Sie das Dokument. Zurück im DMS wird die Dokumentenvorschau aktualisiert. Danach können Sie das Dokument über den Button Bearbeitung abschliessen wieder freigeben.

Detaillierte Infos finden Sie in der Anleitung Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte.