Berechtigungen über PRISMA verwalten

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In dieser Anleitung erfahren Sie, wie sie als (stellvertretende*r) Prozessverantwortliche*r über PRISMA Berechtigungen verwalten können. Diese Berechtigungen wirken sich direkt auf das Dokumentenmanagementsystem aus und ermächtigen bzw. entziehen den ernannten bzw. entfernten Personen die Rechte, Akten/Dokumente zu sehen oder zu bearbeiten.

Berechtigungen können nur von Personen mit Administrationrechten verwaltet werden. Dies sind in der Regel Prozessverantwortliche, in Ausnahmefällen auch Verzeichnisverantwortliche.

Übersicht über die Funktionalitäten

Melden Sie sich im PRISMA-Portal an.

Bitte beachten Sie, dass sie diesen Link verwenden um sich im PRISMA-Portal anzumelden: https://prisma.uni-bielefeld.de/IDM-DE/page.axd
Ansonsten können Sie die Schaltfläche „Meine Geschäftsrollen“ nicht sehen.
Bitte beachten Sie, dass Sie die oben genannte Seite innerhalb der Uni über Eduroam aufrufen können; außerhalb nur per VPN-Verbindung.

Klicken Sie im linken Menü unter Meine Verantwortlichkeiten auf die Schaltfläche Geschäftsrollen.

Sie sehen im rechten Bereich Ihre Geschäftsrollen.

In einer tabellarischen Ansicht werden die Geschäftsrollen gezeigt, für die die eingeloggte Person verantwortlich ist. Die linke Spalte beinhaltet den Namen der Geschäftsrolle (hier: DMS:Projektbüro) - und die rechte den Objekttyp (Geschäftsrolle). Unten rechts ist die Schaltfläche "Neue Geschäftsrolle" zu sehen.

Es werden Ihnen alle Geschäftsrollen, bei denen Sie Prozessverantwortliche*r oder stellvertretende*r Prozessverantwortliche*r sind, angezeigt.

Klicken Sie auf die Geschäftsrolle, die Sie sich ansehen wollen. Dort gelangen Sie auf eine Übersichtsseite, wo Sie auf einen Blick erkennen können, wer als Prozessverantwortliche*r (Manager) oder stellvertretende*r Prozessverantwortliche*r (2. Verantwortlicher) festgelegt bzw. wem die jeweilige Geschäftsrolle zugewiesen wurde.

Mitgliedschaften

Klicken Sie auf den Reiter Mitgliedschaften. Hier können Sie über die Schaltflächen Mitgliedschaften bestellen bzw. über Mitgliedschaften löschen die zugewiesenen Personen verändern.

Es ist eine tabellarische Auflistung der Mitarbeitenden sowie deren Arten der Zuweisungen zu sehen. In diesem Fall haben alle drei aufgelisteten Personen eine sekundäre Zuweisung.

Stammdaten

Klicken Sie auf den Reiter Stammdaten. Hier können Sie die Prozessverantwortlichkeit verändern oder bei Bedarf eine Beschreibung der Geschäftsrolle zufügen bzw. verändern.

Historie

Klicken Sie auf den Reiter Historie. Hier können Sie die Veränderungen an den Zuweisungen zur jeweiligen Geschäftsrolle sehen. Das Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern zur Geschäftsrolle wird hier gespeichert.

Mitgliedschaften bestellen

Klicken Sie auf den Reiter Mitgliedschaften und dort auf die Schaltfläche Mitgliedschaften bestellen. In dem Pop-Up-Fenster drücken Sie auf Suchen. In dem folgenden Pop-Up-Fenster tippen Sie einen Namen ein und drücken Sie auf Suchen.

Sie bekommen nun das Ergebnis der Suche in einer Tabelle angezeigt. Klicken Sie auf die Person, die Sie der Geschäftsrolle zufügen wollen.

Unter dem Eingabefeld Suche, in dem ein Name eingetippt wurde, ist das Suchergebnis mit der gesuchten Person in Tabellenform aufgeführt. Der Name ist aus Datenschutzgründen zensiert.

Sie kommen nun in das erste Pop-Up-Fenster zurück. Dort ist die ausgewählte Person eingefügt worden. Sie können über Suchen weitere Personen hinzufügen oder die Bestellung über die Schaltfläche In den Einkaufswagen abschließen.

Es ist die Maske des Pop-up-Fensters "Mitgliedschaften bestellen" zu sehen. Dort ist ein Empfänger aufgeführt. Unten rechts sind die Schaltflächen "in den Einkaufswagen" und "Schließen".

Nach einem Klick auf In den Einkaufswagen wird Ihnen der Einkaufswagen angezeigt. Die Bestellung können Sie über einen Klick auf die Schaltfläche Einkaufswagen prüfen und abschließen abschließen. Alternativ können Sie den Einkaufswagen löschen oder bearbeiten.

Es ist der Einkaufswagen zu sehen. Der Einkaufswagen kann durch die Auswahlpunkte unter "Anzeige gruppieren" gruppiert werden: Keine Gruppierung, Nach Empfänger gruppieren, Nach Produkt gruppieren. Drunter sind in tabellarischer Auflistung Bestellungen im Einkaufswagen aufgeführt. Die Spalten sind wie folgt betitelt: Geprüft, Bestellung, Empfänger und Aktionen. Rechts drunter sind die Schaltflächen Einkaufswagen prüfen und absende sowie Nur Prüfen. Im Kasten "Aufgaben" unten rechts befinden sich die Schaltflächen Einkaufswagen löschen und Einkaufswagen bearbeiten.

Mitgliedschaften löschen

Klicken Sie auf den Reiter Mitgliedschaften. Wählen Sie über die Auswahlkästchen links die Personen aus, deren Mitgliedschaften zu der Geschäftsrolle Sie beenden wollen. Drücken Sie auf die Schaltfläche Mitgliedschaften löschen. Das System meldet Ihnen, wie viele Mitgliedschaften gelöscht wurden.