Diese Anleitung beschreibt den Löschworkflow in der ePersonalakte des Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte). Sie erfahren, wie Sie mithilfe der Löschanfrage Dokumente wieder aus dem DMS entfernen können.
Löschberechtigungen werden stark eingeschränkt und kontrolliert vergeben. Bitte berücksichtigen Sie dies beim Upload und der Bearbeitung von Dokumenten.
Löschanfrage stellen
Um ein Dokument aus der Akte zu löschen, müssen Sie als erstes den Betreff des Dokumentes anpassen. Bennen Sie das Dokument in LÖSCHEN um. Wenn Sie sich innerhalb eines Vorgangs befinden, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem ausgewählten Dokument. Navigieren Sie nun im Kontextmenü unter Weitere Aktionen zur Löschanfrage.
Im nächsten Schritt öffnet sich das Fenster und auf der rechten Seite wird Ihnen die Maske für die Löschanfrage bereitgestellt. Sie müssen den Grund für den Löschantrag angeben und die zu genehmigende vorgesetzte Person in direkter Linie auswählen. Klicken Sie anschließend auf Löschung des Dokuments beantragen.
Sobald der*die Genehmiger*in die Anfrage bearbeitet hat, werden Sie per E-Mail sowie auch in Ihrem Aufgabenbereich im DMS darüber informiert, ob die Löschanfrage bestätigt oder abgelehnt wurde.
Öffnen Sie die Aufgabe, um die Begründung für die Entscheidung zu sehen und die Aufgabe über den Button Erledigen abzuschließen.
Löschanfrage bearbeiten
Sämtliche Löschanfragen landen in Aufgaben bei der genehmigenden Person. Zusätzliche wird eine E-Mail zugestellt. Um die Löschanfrage zu bearbeiten, müssen Sie auf diese klicken.
Im nächsten Schritt öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Löschanfrage bearbeiten können. Bevor Sie die Löschung bestätigen oder ablehnen können, müssen Sie das Feld mit der Rückmeldung für die*den Antragsteller*in ausfüllen.
Sobald Sie die Rückmeldung ausgefüllt haben, müssen Sie auf Dokument behalten oder Dokument löschen klicken. Damit ist die Aufgabe abgeschlossen.
Der*Die Antragsteller*in wird im Anschluss über die Entscheidung informiert.
Sowohl Akten wie auch Vorgänge können nicht per Löschanfrage entfernt werden.
