Diese Anleitung beschreibt das Schließen von Personalakten. Es wird erklärt, wie man Personalakten schließt, wie man sie zurückholt (falls überraschend noch Dokumente eingehen oder die Person wieder eingestellt wird) und welche Aufbewahrungsfristen hinter der ePersonalakte liegen.
Wann eine ePersonalakte geschlossen werden darf, hängt stark vom Beschäftigtenstatus ab. In der Regel kann der Aktenschluss sofort nach Ausscheiden der Person erfolgen. Bei Beamt*innen gibt es hier allerdings Sonderfristen zu beachten.
ePersonalakte schließen (z.d.A.-verfügen)
Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei offenen Akten auf Nein.
Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Ja und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente - mit Ausnahme der leeren Personalvorgänge). Man kann am Feld Aussonderungsdatum sehen, wie lange diese ePersonalakte noch in der eAkte vorgehalten wird.
mehrere ePersonalakten auf einmal schließen (z.d.A.-verfügen)
Navigieren Sie in die allgemeine Suchmaske.
Stellen Sie dort das Repository auf "Personalakte" und auch die Kategorie auf "Personalakte".
Jetzt können Sie z.B. über die Personalnummern die entsprechenden Akten heraussuchen, die geschlossen werden sollen.
Schicken Sie die Suche über einen Klick auf den Button "Suchen" ab (dieser enthält in Klammern die Anzahl der Suchtreffer).
In der Tabellenübersicht sehen Sie nun alle gesuchten ePersonalakten. Wählen Sie die gewünschten Akten aus, indem Sie diese links anhaken.
Über der Tabellenübersicht erscheinen nun neue Buttons (für Mehrfachaktionen). Wählen Sie hier den Button "Eigenschaften bearbeiten" aus. Unter Umständen ist dieser Button über das Drei-Punkt-Menü zu erreichen (hängt von der Bildschirmgröße ab).
Sie landen in der Übersicht für Mehrfachbearbeitungen.
Hier müssen Sie etwas nach unten gehen, bis Sie den Punkt "zdA-verfügt" finden. Dort können Sie nur die Werte Ja oder Nein eintragen. Wählen Sie Ja aus.
Navigieren Sie in der Mehrfachbearbeitung ganz nach unten und drücken Sie auf den Button "Speichern".
Sie bekommen eine Meldung, dass die Mehrfachbearbeitung erfolgreich gestartet wurde.
Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte geschlossen und alle Sachbearbeitungen haben nur noch Zugriff auf die ePersonalakte selbst (nicht mehr auf die darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente - mit Ausnahme der leeren Personalvorgänge). Man kann am Feld Aussonderungsdatum sehen, wie lange diese ePersonalakte noch in der eAkte vorgehalten wird.
Wenn Sie eine gewisse Anzahl an ePersonalakten geschlossen haben, kann es u.U. etwas dauern, bis wirklich alle Akten geschlossen sind und sich die Information auch an alle darunter liegenden Personalvorgänge und -dokumente vererbt hat.
geschlossene ePersonalakte wieder öffnen
Navigieren Sie in die entsprechende Personalakte. Im Aktendeckel gibt es die Eigenschaft "zdA-verfügt". Diese steht bei geschlossenen Akten auf Ja. Man kann am Feld Aussonderungsdatum sehen, wie lange diese ePersonalakte noch in der eAkte vorgehalten wird.
Setzen Sie die Eigenschaft "zdA-verfügt" auf Nein und klicken Sie auf den Button "Änderungen an den Eigenschaften speichern".
Durch das Setzen der Eigenschaft wird die Akte erneut geöffnet und alle Sachbearbeitungen haben wieder Zugriff auf die gesamte ePersonalakte (inklusive der darunter liegenden Personalvorgängen und -dokumente).
Aufbewahrungsfristen von ePersonalakten
Bei geschlossenen ePersonalakten (z.d.A.-verfügt auf Ja) erkennt man am Feld Aussonderungsdatum, wie lange diese ePersonalakte noch in der eAkte vorgehalten wird. Wenn eine ePersonalakte wieder geöffnet wird (z.d.A.-verfügt auf Nein) wird das Aussonderungsdatum wieder entfernt.
Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten (egal ob analog oder elektronisch) leiten sich aus § 90 Abs. 1 LBG NRW (Landesbeamt*innengesetz) ab. Dieser Paragraph sieht eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren nach Aktenschluss vor. Die Gesetzesgrundlage wird analog auch auf die tariflich beschäftigten Personen angewandt.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird die entsprechende ePersonalakte dem Universitätsarchiv angeboten. Im Falle der Archivierung wird die ePersonalakte in das elektronische Langzeitarchiv der Universität überführt. Falls die ePersonalakte nicht archiviert werden soll, wird sie technisch sauber gelöscht.
