Quelltext der Seite Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte

{{Anleitung}}[[Kategorie:Basisanleitungen]][[category:Aufgaben und Abläufe]]<!--[[Kategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]-->
In Ihrem Arbeitsalltag arbeiten Sie mit anderen Menschen zusammen, beispielsweise durch "bitte Rücksprache" oder "bitte Antwortschreiben erstellen". In DMS/eAkte erfolgt diese Zusammenarbeit digital mit Hilfe von Aufgaben. 

Aufgaben können anhand von [[Dokumente]]n und [[Akte|Akten]] erteilt werden. Diese Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Im Folgenden wird aus Gründen der Lesbarkeit jedoch nur von Einzelpersonen ausgegangen.

==Aufgaben erstellen==

{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe erstellen neues Icon.JPG|Die Schaltfläche Aufgabe zum Dokument erstellen. Ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte und ein Plus-Zeichen rechts unten.
|Wenn Sie ein Dokument oder eine Akte geöffnet haben und dazu eine Aufgabe erstellen möchten, aktivieren Sie im Menüband am rechten Bildschirmrand die Funktion '''Aufgabe zum Dokument erstellen'''. Das Symbol ist ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte und einem Plus-Zeichen rechts unten.
}}
{{AnleitungAbsatz|
Befinden Sie sich in der Tabellenansicht, finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü '''Weitere Aktionen''' der jeweiligen Akte oder des jeweiligen Dokuments.

Mit Betätigung verschiebt sich das Fenster nach links und öffnet eine neue Anzeige mit den Feldern '''Verfügung''' und '''Empfänger'''. 
Außerdem werden die Funktionen '''Erweiterte Eigenschaften anzeigen''', '''Abbrechen''' und '''Aufgabe erstellen''' angeboten.
}}
{{Definitionsliste|
{{DefPunkt|Betreff
|Der Betreff der Aufgabe ist mit dem Namen der Akte oder des Dokumentes vorbelegt. Sie können diesen Betreff aber auch ergänzen oder ändern. 
}}
{{DefPunkt|Empfänger
|Unter Empfänger wählen Sie die Person aus, die die Aufgabe erledigen soll. Nachdem Sie mindestens drei Buchstaben des Namens eingegeben haben, werden Ihnen mögliche Empfänger*innen angezeigt. Mit Anklicken wählen Sie die entsprechende Person aus.

Sie können an dieser Stelle auch mehrere Personen auswählen. Diese erhalten dann die Aufgabe gleichzeitig.
}}
{{DefPunkt|Erweiterte Eigenschaften
|Wählen Sie '''Erweiterte Eigenschaften anzeigen''', können Sie eine '''Beschreibung''' und einen '''Kontext''' angeben, also der ausgewählten Person weitere Informationen zum Sachverhalt mitgeben. 
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|Aufgabe erstellen Betreff.png|Obere Hälfte des Menüs Aufgabe erstellen. Gezeigt werden die Felder Betreff, Empfänger (ausgewählt ist ein Testuser), die Schaltfläche Erweiterte Eigenschaften verbergen, die Beschreibung und das Feld Kontext.
}}
{{Definitionsliste|
{{DefPunkt|Priorität
|Auch die Priorität lässt sich einstellen. Die Grundeinstellung ist '''Standard''', also mittlere Priorität. Sie können diese auf '''Hoch''' oder '''Niedrig''' setzen.
}}
{{DefPunkt|Fällig
|Sie können weiterhin ein Datum und eine Uhrzeit minutengenau einstellen, wann die Aufgabe fällig ist.  
}}
{{DefPunkt|Erinnerung
|Wenn Sie eine Fälligkeit festgelegt haben, können Sie außerdem bestimmen, dass die Person, die die Aufgabe erledigen soll, eine Erinnerung erhält. Darunter können Sie noch festlegen, ob Benachrichtigungen erfolgen sollen.  
}}
{{DefPunkt|Benachrichtigungen
|Wählen Sie '''Benachrichtigen, wenn die Aufgabe erledigt wurde''', erhalten Sie eine E-Mail in Ihr Outlook-Postfach, wenn die  Aufgabe erledigt wurde. Wenn Sie '''Benachrichtigen, wenn die Fälligkeit überschritten wurde''' wählen, erhalten sowohl Sie als auch die Person, die die Aufgabe bearbeiten soll, eine E-Mail ins Outlook-Postfach, sobald die Frist überschritten wurde.
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|Aufgabe erstellen Erweiterte Eigenschaften.png|Die untere Hälfte des Menüs Aufgabe Erstellen; es werden die erweiterten Eigenschaften angezeigt. Die Priorität wurde auf Standard gesetzt, es wurde keine Uhrzeit für eine Fälligkeit bzw. eine Erinnerung eingestellt. Die Benachrichtigungen wenn Aufgabe erledigt und wenn Fälligkeit überschritten wurden nicht ausgewählt.
|Mit '''Aufgabe erstellen''' wird die Aufgabe gespeichert und der ausgewählten Person übergeben.
}}
{{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgaben.png|Es wird das Widget Aufgaben gezeigt.
|Sie können Aufgaben auch ohne Bezug auf ein Dokument oder eine Akte erstellen, in dem Sie auf das Widget Aufgaben klicken. 
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Neue Aufgabe erstellen.png|Die Schaltfläche Eine neue Aufgabe erstellen. Ein Plus
|Dort finden Sie im linken Menüband die Schaltfläche '''+ Neue Aufgabe'''. Wenn Sie so vorgehen, sollten Sie aber von den '''Erweiterten Eigenschaften''' Gebrauch machen, damit die Personen, die die Aufgabe erledigen sollen, entsprechende Informationen dazu erhalten.
}}

== Erstellte Aufgaben anzeigen ==

{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe zum Dokument erstellen.png|Es wird die Schaltfläche Aufgaben zum Dokument anzeigen gezeigt.
|Haben Sie die Akte oder das Dokument geöffnet, können Sie sich die '''Aufgaben zum Dokument anzeigen''' lassen. Die entsprechende Schaltfläche wird im rechten Menüband angeboten. In der Tabellenansicht finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü '''Weitere Funktionen'''.
}}
{{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgaben.png|Es wird das Widget Aufgaben gezeigt.
|Sie können sich alle Aufgaben, die Sie erteilt haben, anzeigen lassen, wenn Sie auf dem Dashboard das Widget '''Aufgaben''' auswählen.
}}
{{AnleitungScreenshot|Aufgabenuebersicht.png|Es wird das Aufklappmenü Meine erstellten Aufgaben gezeigt.
|Die Liste Ihrer Aufgaben ist in mehrere Gruppen aufgeteilt, die sich durch das Aufklappmenü rechts oben aufrufen lassen:
# Meine Aufgaben
# An mich gesendet
# An mich und andere gesendet
# Meine erstellten Aufgaben
# Meine weitergeleiteten Aufgaben
# Meine erledigten Aufgaben
Rufen Sie über das Aufklappmenü '''Meine erstellten Aufgaben''' auf. 
}}
{{AnleitungAbsatz
|Ihnen wird dann eine Übersicht aller Aufgaben angezeigt, die Sie erteilt haben. Hier erhalten Sie unter anderem Informationen zum Status und zur Fälligkeit. Wenn Sie eine Aufgabe anklicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie weitere Details finden.
}}

==Aufgaben erledigen==

{{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgabe_erhalten.png.png|Es wird die Schaltfläche Widget Aufgabe erhalten gezeigt.
|Wurde Ihnen eine Aufgabe übertragen, wird am Widget '''Aufgaben''' auf der Startseite zusätzlich eine Zahl in einem blauen Kreis angezeigt. Die Zahl entspricht der Anzahl Ihrer unerledigten Aufgaben und wird angezeigt, solange Sie noch Aufgaben haben.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie durch Betätigen des Widgets in den Aufgabenbereich wechseln, erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Aufgaben. Neue Aufgaben werden in fett dargestellt.

Mit dem Aufklappmenü auf der linken Seite können Sie die Ansicht einschränken:
# Meine Aufgaben
# An mich gesendet
# An mich und andere gesendet
# Meine erstellten Aufgaben
# Meine weitergeleiteten Aufgaben
# Meine erledigten Aufgaben
Klicken Sie auf eine Aufgabe, öffnet sich ein neues Fenster mit Details zu dieser Aufgabe.

'''Weiterleiten'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|AufgabeWeiterleiten.png|Es wird die Schaltfläche Weiterleiten gezeigt.
|Sie können die Aufgabe an andere Personen '''Weiterleiten'''. Im folgenden Menü können Sie eine oder mehrere Personen auswählen, die die Aufgabe erledigen sollen. Mit Bestätigung wird das Fenster geschlossen, die Aufgabe aus Ihrer Übersicht entfernt und der zuständigen Person übergeben.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Erledigen'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe erledigen.png|Es wird die Schaltfläche Erledigen gezeigt.
|Durch Betätigen von '''Erledigen''' endet die Aufgabe für Sie, die Ansicht wird geschlossen und die Aufgabe aus der Übersicht entfernt.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Anhang'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Anhang.png|Es wird die Schaltfläche Anhang gezeigt.
|Mit '''Anhang''' öffnet sich ein weiteres Fenster und Ihnen wird die Akte oder das Dokument angezeigt, worauf sich die Aufgabe bezieht.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Aufgabe als ungelesen markieren'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Als_ungelesen_markieren.png|Es wird die Schaltfläche Aufgabe als ungelesen markieren gezeigt.
|Mit '''Aufgabe als ungelesen markieren''' wird die Aufgabe in der Übersicht wieder fett dargestellt.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Aufgabe als gelesen markieren'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe gelesen.png|Es wird die Schaltfläche Aufgabe als gelesen markieren gezeigt.
|Mit '''Aufgabe als gelesen markieren''' wird die Aufgabe in der Übersicht nicht mehr fett dargestellt.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Übernehmen'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe uebernehmen.png|Es wird die Schaltfläche Übernehmen gezeigt.
|Ist dieselbe Aufgabe nicht nur Ihnen, sondern auch weiteren Personen zugewiesen, können Sie die Bearbeitung durch '''Übernehmen''' an sich ziehen. Für die anderen Personen ist die Bearbeitung gesperrt, die Aufgabe wird bei Ihnen nicht am Widget angezeigt. Die anderen Personen können Ihnen die Bearbeitung aber auch wieder entziehen.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Zurückgeben'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe zurueckgeben.png|Es wird die Schaltfläche Zurückgeben gezeigt.
|Durch '''Zurückgeben''' können Sie diese Übernahme wieder rückgängig machen.
}}

==Menüband==

{{AnleitungScreenshot|Aufgaben Menueleiste.png|Es wird das Menüband auf der rechten Seite gezeigt.
|In dem Menüband rechts oberhalb Ihrer Aufgaben können Sie noch einige weitere Aktionen ausführen. Von links nach rechts finden Sie dort die Möglichkeit Ihre Aufgaben zu durchsuchen, zwischen Tabellen- und Listenansicht zu wechseln und auf die Aufgabenvorschau umzuschalten. Zudem können Sie sich über das '''Zahnrad-Symbol''' Aufgaben anzeigen lassen, die von anderen Empängern bearbeitet werden; Sie können die Dokumenteigenschaften aufrufen und die aktuelle Ansicht zurücksetzen.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Spalten gruppieren'''
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Aufgaben Gruppierung.png|Es wird die Spalte für Gruppierungen angezeigt.
|Sie können Ihre Aufgaben gruppieren, indem Sie den gewünschten Punkt in die graue Spalte zwischen den Aufgaben und dem Menüband ziehen. 
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Gruppierung von Spalten finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}

{{AnleitungAbsatz|
'''Weiteres Menüband'''
}}
{{AnleitungScreenshot|Aufgaben klicken.png|Es werden die geklickten Aufgaben angezeigt. Obberhalb wird ein weiteres Menüband links angezeigt.
|Wenn Sie mindestens eine Ihrer Aufgaben auswählen, erscheint ein weiteres Menüband links oberhalb Ihrer Aufgaben. Dort könnnen Sie eine Aufgabe übernehmen, zurückgeben, weiterleiten, erledigen, als gelesen oder ungelesen markieren, ohne, dass Sie in die jeweilige Aufgabe springen müssen. Beachten Sie bitte, dass Sie auf diesem Wege allerdings keine Details der Aufgabe angezeigt bekommen.
}}

==Ausstehende Aufgaben==

{{AnleitungScreenshot|Aufgaben neues Widget.png|Es wird die Schaltfläche Widget Aufgaben ausstehend gezeigt.
|Mit dem Widget '''Aufgaben - Erledigen von ausstehenden Aufgaben''' können Sie sich auf Ihrer Startseite in einer Listenform anzeigen lassen, welche Aufgaben neu sind bzw. noch nicht von Ihnen bearbeitet wurden. Damit können Sie direkt in eine Aufgabe springen. Zudem können Sie mit einem Klick auf das Symbol '''Aufgaben Erstellen''' am Ende der Liste auch von diesem Widget aus eine Aufgabe erzeugen.
}}