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| | | Bearbeitung || Im Status Bearbeitung werden Dokumente von der*dem Besitzenden oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht. |
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| | | Prüfung || Bereits geprüfte Dokumente werden von einem User mit Freigabeberechtigung für eine bestimmte Kategorie (Dokumentart oder Aktenart) noch einmal gesichtet und freigegeben. |
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| | Dieser Status spielt nur in wenigen Prozessen der Universität Bielefeld eine Rolle. |
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| | | Freigabe || Dokumente im Status Freigabe sind für alle User, die auf die jeweilige Dokumentart Zugriff haben, sichtbar und dienen beispielsweise als Produktionsvorlage. |
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| | | Archiv || Dokumente im Status Archiv können weder inhaltlich noch in ihrem Status geändert werden. Es können mehrere Versionen eines Dokumentes in diesem Status existieren. |
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Diese Seite befindet sich im Aufbau. Die Seite wurde zuletzt bearbeitet am 16.08.2022.
Hier Text in die Vorlage "AnleitungAbsatz" schreiben.
Status von Dokumenten im DMS
Ein Dokument kann sich in folgenden Status befinden:
| Status
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Beschreibung
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| Bearbeitung |
Im Status Bearbeitung werden Dokumente von der*dem Besitzenden oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht.
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| Prüfung |
Bereits geprüfte Dokumente werden von einem User mit Freigabeberechtigung für eine bestimmte Kategorie (Dokumentart oder Aktenart) noch einmal gesichtet und freigegeben.
Dieser Status spielt nur in wenigen Prozessen der Universität Bielefeld eine Rolle.
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| Freigabe |
Dokumente im Status Freigabe sind für alle User, die auf die jeweilige Dokumentart Zugriff haben, sichtbar und dienen beispielsweise als Produktionsvorlage.
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| Archiv |
Dokumente im Status Archiv können weder inhaltlich noch in ihrem Status geändert werden. Es können mehrere Versionen eines Dokumentes in diesem Status existieren.
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Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte arbeitet quasi nach einem Schichtprinzip. Wenn ein Dokument aus dem Status Freigabe (grüne Markierung)
in Bearbeitung genommen wird, wird eine Bearbeitungsschicht des Dokumentes erzeugt. Die freigegebene Version des Dokumentes bleibt erhalten (und für die zugriffsberechtigten Personen einsehbar). Darüber legt sich die Bearbeitungsschicht (rote Markierung).
Diese ist nur für die bearbeitende Person einseh- und bearbeitbar. Wenn die bearbeitende Person das Dokument wieder abspeichert, bleibt das Dokument im Status Bearbeitung. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, transferieren Sie das Dokument in den Status Freigabe.
In diesem Moment wird die alte Version im Status Freigabe zu einer Archivversion (hellblaue Markierung) und die gerade fertig bearbeitete Version erhält jetzt den Status Freigabe.
Wenn nun die Version mit Status Freigabe wieder in Bearbeitung genommen wird, erscheint eine dritte Markierung am Dokument. Denn nun existieren gleichzeitig drei Versionen des Dokumentes – je eine im Status Bearbeitung, Freigabe und Archiv.
Versionierung
Eine neue Version eines Dokumentes wird immer dann erzeugt, wenn ein geändertes Dokument in den Status Freigabe transferiert wird. Dann wird ein Byte-to-byte-Vergleich durchgeführt. Wenn der Vergleich einen Unterschied feststellt, wird eine neue Version protokolliert. Die alte Version wird in den Status Archiv überführt. Über einen Klick auf ein Dokument können Sie sich dieses genauer anzeigen lassen.
Unter dem Dokument befinden sich vier Reiter mit Informationen: Anzeige, Eigenschaften, Notizen und Versionen. Interessant ist an dieser Stelle der Reiter Versionen.
Auf der Registerkarte Versionen finden Sie Informationen zur Versionierung eines Dokumentes, die die Änderungen an der jeweiligen Version und den aktuellen Status betreffen. Auch die jeweils erstellende Person einer Dokumentversion ist angegeben.
Dokument als finale Version kennzeichnen
Es ist es möglich, ein Dokument als finale Version zu markieren. Dies bietet sich an, um ein abgeschlossenes Dokument als fertig zu kennzeichnen, z.B. um es einer anderen Stelle zur Verfügung zu stellen.
Ein als finale Version gekennzeichnetes Dokument wird auf unveränderlich gestellt, d.h. es darf inhaltlich nicht mehr bearbeitet werden und auch die dazugehörigen Metadaten dürfen nicht mehr verändert werden.
Vorsicht: Es sind keinerlei Veränderungen an dem Dokument mehr möglich. Insofern muss mit dieser Option achtsam umgegangen werden.
Möchten Sie ein Dokument als finale Version markieren, wählen Sie nach Klick auf das Dokument im Menü den Reiter Eigenschaften aus.
Dort klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts oben, um die Eigenschaften zu bearbeiten. In dem erscheinenden Fenster setzen Sie das Metadatenfeld Finale Version von Nein auf Ja.
Abschließend bestätigen Sie die Änderung der Eigenschaften durch einen Klick auf den Button Speichern. Nun sind die Eigenschaften ausgegraut, da das Dokument als finale Version markiert wurde und keine weiteren Änderungen mehr möglich sind.
Diese Funktion wird genutzt, um bestimmte finale Dokumente zur Verfügung bzw. zur Ansicht bereitzustellen.
Beispiel aus dem Bereich der internen Projekte: Die Dokumente, mittels derer die Projektergebnisse nachvollzogen werden können, können als „Finale Version“ markiert werden, damit diese nicht geändert werden.
