Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen
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|Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte arbeitet quasi nach einem Schichtprinzip. Wenn ein Dokument aus dem Status Freigabe (grüne Markierung) | |Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte arbeitet quasi nach einem Schichtprinzip. Wenn ein Dokument aus dem Status Freigabe (grüne Markierung) | ||
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|in Bearbeitung genommen wird, wird eine Bearbeitungsschicht des Dokumentes erzeugt. Die freigegebene Version des Dokumentes bleibt erhalten (und für die zugriffsberechtigten Personen einsehbar). Darüber legt sich die Bearbeitungsschicht (rote Markierung). | |in Bearbeitung genommen wird, wird eine Bearbeitungsschicht des Dokumentes erzeugt. Die freigegebene Version des Dokumentes bleibt erhalten (und für die zugriffsberechtigten Personen einsehbar). Darüber legt sich die Bearbeitungsschicht (rote Markierung). | ||
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|Diese ist nur für die bearbeitende Person einseh- und bearbeitbar. Wenn die bearbeitende Person das Dokument wieder abspeichert, bleibt das Dokument im Status Bearbeitung. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, transferieren Sie das Dokument in den Status Freigabe. | |Diese ist nur für die bearbeitende Person einseh- und bearbeitbar. Wenn die bearbeitende Person das Dokument wieder abspeichert, bleibt das Dokument im Status Bearbeitung. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, transferieren Sie das Dokument in den Status Freigabe. | ||
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{{AnleitungScreenshot| | {{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Archiv.png| | ||
|In diesem Moment wird die alte Version im Status Freigabe zu einer Archivversion (hellblaue Markierung) und die gerade fertig bearbeitete Version erhält jetzt den Status Freigabe. | |In diesem Moment wird die alte Version im Status Freigabe zu einer Archivversion (hellblaue Markierung) und die gerade fertig bearbeitete Version erhält jetzt den Status Freigabe. | ||
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Version vom 16. August 2022, 10:49 Uhr
Status von Dokumenten im DMS
| Status | Beschreibung |
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| Bearbeitung | Im Status Bearbeitung werden Dokumente von der*dem Besitzenden oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht. |
| Prüfung | Bereits geprüfte Dokumente werden von eine(m*r) User*in mit Freigabeberechtigung für eine bestimmte Kategorie (Dokumentart oder Aktenart) noch einmal gesichtet und freigegeben.
Dieser Status spielt nur in wenigen Prozessen der Universität Bielefeld eine Rolle. |
| Freigabe | Dokumente im Status Freigabe sind für alle User*innen, die auf die jeweilige Dokumentart Zugriff haben, sichtbar und dienen beispielsweise als Produktionsvorlage. |
| Archiv | Dokumente im Status Archiv können weder inhaltlich noch in ihrem Status geändert werden. Es können mehrere Versionen eines Dokumentes in diesem Status existieren. |
Versionierung
Dokument als finale Version kennzeichnen
Ein als finale Version gekennzeichnetes Dokument wird auf unveränderlich gestellt, d.h. es darf inhaltlich nicht mehr bearbeitet werden und auch die dazugehörigen Metadaten dürfen nicht mehr verändert werden.
Vorsicht: Es sind keinerlei Veränderungen an dem Dokument mehr möglich. Insofern muss mit dieser Option achtsam umgegangen werden.
Diese Funktion wird genutzt, um bestimmte finale Dokumente zur Verfügung bzw. zur Ansicht bereitzustellen.
Beispiel aus dem Bereich der internen Projekte: Die Dokumente, mittels derer die Projektergebnisse nachvollzogen werden können, können als „Finale Version“ markiert werden, damit diese nicht geändert werden.