Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen
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# Dokument mit Versionen in Freigabe und im Archiv | |||
# Dokument mit Versionen in Freigabe, im Archiv und in Bearbeitung | |||
# Dokument mit Version(en) im Archiv | |||
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Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte arbeitet nach einem Schichtprinzip. Wenn ein Dokument aus dem Status Freigabe, gekennzeichnet durch eine grüne Markierung in der Dokumentenanzeige | |||
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{{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Bearbeitung.png| | {{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Bearbeitung.png| | ||
|in Bearbeitung genommen wird, wird eine Bearbeitungsschicht des Dokumentes erzeugt. Die freigegebene Version des Dokumentes bleibt erhalten (und für die zugriffsberechtigten Personen einsehbar). | |in Bearbeitung genommen wird, wird eine Bearbeitungsschicht des Dokumentes erzeugt. Die freigegebene Version des Dokumentes bleibt erhalten (und für die zugriffsberechtigten Personen einsehbar). Das die Version des Dokuments in Bearbeitung genommen wurde, wird über eine rote Markierung in der Dokumentenanzeige kenntlich gemacht. | ||
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{{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Freigabe.png| | {{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Freigabe.png| | ||
|Diese ist nur für die bearbeitende Person einseh- und bearbeitbar. Wenn die bearbeitende Person das Dokument | |Diese ist nur für die bearbeitende Person einseh- und bearbeitbar. Wenn die bearbeitende Person das Dokument abspeichert, bleibt es im Status Bearbeitung. Erst nach Beendigung der Bearbeitung und Freigabe, wird die bearbeitete Version in den Status Freigabe transferiert. | ||
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{{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Archiv.png| | {{AnleitungScreenshot|Versionierung Dokument in Archiv.png| | ||
|In diesem Moment wird die | |In diesem Moment wird die bisherige Version im Status Freigabe in den Status Archiv gesetzt und die gerade fertig bearbeitete Version erhält jetzt den Status Freigabe. | ||
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| | |Eine Version mit dem Status Archiv kann weiter betrachtet werden. Die blaue Markierung in der Dokumentenanzeige signalisiert, dass es sich bei dem betrachteten Dokument um eine Archivversion handelt. | ||
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Version vom 16. August 2022, 12:27 Uhr
Status von Dokumenten im DMS
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeitung | Im Status Bearbeitung werden Dokumente von der*dem Besitzenden oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht. |
| Prüfung | Bereits geprüfte Dokumente werden von eine(m*r) User*in mit Freigabeberechtigung für eine bestimmte Kategorie (Dokumentart oder Aktenart) noch einmal gesichtet und freigegeben.
Dieser Status spielt nur in wenigen Prozessen der Universität Bielefeld eine Rolle. |
| Freigabe | Dokumente im Status Freigabe sind für alle User*innen, die auf die jeweilige Dokumentart Zugriff haben, sichtbar und dienen beispielsweise als Produktionsvorlage. |
| Archiv | Dokumente im Status Archiv können weder inhaltlich noch in ihrem Status geändert werden. Es können mehrere Versionen eines Dokumentes in diesem Status existieren. |
Versionierung
Dokument als finale Version kennzeichnen
Ein als finale Version gekennzeichnetes Dokument wird auf unveränderlich gestellt, d.h. es darf inhaltlich nicht mehr bearbeitet werden und auch die dazugehörigen Metadaten dürfen nicht mehr verändert werden.
Vorsicht: Es sind keinerlei Veränderungen an dem Dokument mehr möglich. Insofern muss mit dieser Option achtsam umgegangen werden.
Diese Funktion wird genutzt, um bestimmte finale Dokumente zur Verfügung bzw. zur Ansicht bereitzustellen.
Beispiel aus dem Bereich der internen Projekte: Die Dokumente, mittels derer die Projektergebnisse nachvollzogen werden können, können als „Finale Version“ markiert werden, damit diese nicht geändert werden.